Hinterlegen Sie Vorlagen für Ihre Arbeitsverträge. Die von Ihnen erstellten Vorlagen können Sie dann innerhalb der jeweiligen Stellen auswählen. Mehr dazu in diesem Artikel.
Inhaltsverzeichnis
1. Vorlage hinterlegen
Hinterlegen Sie im Admin-Menü “Personalverwaltung/Bewerbermanagement/ Arbeitsvertragsvorlagen” Vorlagen für Ihre Arbeitsverträge.
Die von Ihnen erstellten Vorlagen können Sie dann innerhalb der jeweiligen Stellen auswählen. Wichtig dabei ist, dass Sie die Vorlage im .odt-Format speichern. Mit Klick auf „Textbefehle anzeigen“ können Sie sehen, welche Platzhalter Ihnen zur Konfiguration Ihrer Vorlage zur Verfügung stehen. Diese können Sie in Ihrer ursprünglichen .odt-Datei einbinden.
Die Platzhalter werden anschließend mit aktuellen Daten des Bewerbers ersetzt. Haben Sie die .odt-Datei entsprechend aufgebaut und gespeichert, laden Sie diese mit Klick auf “Neu” hoch.
Hinweis: Hinterlegen Sie eine Arbeitsvertragsvorlage als Standard, um Arbeitsverträge im Onboarding Prozess zur Verfügung zu stellen (Rechtsklick auf Vorlage "Standard").
2. Eigene Textbausteine verwalten
Neben den verfügbaren Textbefehlen von HRworks und standardisierten Textabschnitten innerhalb Ihrer odt.-Vorlage, können Sie eigene Textbausteine anlegen und pro Vorlage hinterlegen. Im Admin-Menü unter "Personalverwaltung/Bewerbermanagement/Arbeitsvertrags-Textbausteine" können Sie mit Klick auf "Neu" eigene Kategorien mit eigenen Textbausteinen anlegen.
Klicken Sie nach Erstellung und Benennung einer Kategorie erneut auf den Button "Neu" und legen Sie einen neuen Textbaustein an. Geben Sie diesem einen Anzeigetitel, der später im Arbeitsvertrag als Überschrift angezeigt werden soll. Der Anzeigetitel wird im Arbeitsvertrag dann je nach Anordnung der Textbausteine von oben nach unten nummeriert und mit einem führenden § versehen. Im Feld “Text” tragen Sie den gewünschten Text ein. Innerhalb des Textes können Sie per Doppelklick auf der rechten Seite Befehle hinzufügen, durch die HRworks bestimmte Daten automatisch ausliest und im Arbeitsvertrag abbildet.
Die hier angelegten Kategorien mit zugehörigen Textbausteinen können Sie im Menü "Arbeitsvertragsvorlagen" pro Vorlage zuordnen. Die gewünschten Textbausteine können Sie aus der Übersicht der verfügbaren Textbausteine per Drag and Drop in die Spalte "In Vertrag verwenden" ziehen.
Diese werden dann innerhalb der Vorlage an der Stelle ausgelesen, an welcher Sie den Textbefehl %text% eingefügt haben (dies geschieht innerhalb der odt.-Datei).
3. Arbeitsvertrag erstellen
Wird ein Bewerber eingestellt (Statuswechsel auf "Eingestellt"), haben Sie die Möglichkeit, einen individuellen Vertrag aus der Vorlage zu generieren.
Es öffnet sich die Bewerbung im Menüunterpunkt "Arbeitsvertrag". Hier können Sie den Arbeitsvertrag anlegen, bearbeiten und abschließend an den eingestellten Mitarbeiter versenden.
Hinweis: Sofern Sie finale Formatierungen in Textprogrammen, wie z.B. Word, durchführen möchten, können Sie den Vertrag als .odt-Datei herunterladen und final überarbeiten.
Im Reiter "Vergleichen" können Sie den unterzeichneten Arbeitsvertrag des Mitarbeiters hochladen und mit dem Original vergleichen.
Alle Bewerbungen mit einem hinterlegten Vertrag befinden sich im Admin-Menü unter “Personalverwaltung/Bewerbermanagement/Arbeitsverträge” und können von dort aus weiter bearbeitet werden.