In folgendem Artikel erfahren Sie als Administrator, welche Schritte zur Einrichtung der Schnittstelle notwendig sind, um Lohndokumente automatisiert mit ADDISON auszutauschen und Ihren Mitarbeitern zuordnen zu können.
Inhaltsverzeichnis
1. Einleitung
Durch den Austausch von Lohndokumenten (monatliche Entgeltabrechnung, Lohnsteuerbescheinigung, SV-Nachweis etc.) unterstützt und optimiert die ADDISON Integration Ihre nachgelagerten Payroll-Prozesse. Die Dokumente werden automatisiert zu einem definierten Stichtag per Schnittstelle an HRworks übermittelt und Ihren Mitarbeitern im Self-Service-Portal bereitgestellt. Im Folgenden erhalten Sie Hinweise zur Einrichtung und Nutzung der Integration.
Hinweis: Die Integration ist sowohl mit ADDISON Lohn- und Gehaltsabrechnung als auch mit ADDISON SBS Lohn kompatibel.
2. API-Schlüsselpaar generieren
Zur Nutzung der Schnittstelle muss in HRworks zunächst ein API-Schlüsselpaar generiert werden. Hierfür benötigen Sie die Rolle “API-Administrator”. Das API-Schlüsselpaar definiert den Datenzugriff und autorisiert die Nutzer der Schnittstelle zur Datenübertragung an HRworks.
Zur Erstellung des Schlüsselpaars navigieren Sie in das Admin-Menü
"Grundlagen/Integrationen/HRworks-API/Reiter Schlüsselpaare". Wählen Sie in dem Reiter “Schlüsselpaare” im Dropdown die Vorlage “ADDISON Integration" aus. Klicken Sie anschließend auf den Button “Neues Schlüsselpaar”.
Anschließend öffnet sich ein Modal, welches den benötigten Access Key und Secret Access Key zum Download zur Verfügung stellt. Stellen Sie die Download-Datei anschließend Ihrem ADDISON-Lohnabrechner zur Verfügung, um das API-Schlüsselpaar in ADDISON Personal und Zeiten hinterlegen zu können.
3. Zuweisung der Abrechnungsdokumente in HRworks
Zur Übertragung der Dokumente wird in ADDISON ein Datum definiert, zu dem die
Dokumente in HRworks bereitgestellt werden sollen. Mit Erreichen dieses Stichtags
werden die verfügbaren Dokumente automatisiert an HRworks übermittelt.
Die Dokumente stehen anschließend Ihren Administratoren als auch Ihren Mitarbeitern über den Self-Service zur Einsicht in HRworks zur Verfügung. Eine manuelle Zuordnung der Dokumente entfällt bei Nutzung der Schnittstelle. Die Zuordnung zu den Mitarbeitern und Abrechnungsperioden erfolgt über ein Datenmapping innerhalb von ADDISON Personal und Zeiten. Weitere Informationen zur Konfiguration der Schnittstelle entnehmen Sie bitte der von ADDISON bereitgestellten Dokumentationen je nach eingesetzter Payroll-Lösung:
- ADDISON SBS Lohn
- ADDISON Lohn- und Gehaltsabrechnung - Lohnabrechner/-innen und Steuerkanzleien
- ADDISON Lohn- und Gehaltsabrechnung - Selbstbucher
Hinweis:
Bitte beachten Sie, dass bei der Zuweisung der Lohndokumente das "Gültig ab"-Datum aus Addison als Indikator zur Zuordnung des HRworks Lohnmonat verwendet wird. Dieses Datum sollte unbedingt dem des gewünschten Lohnmonats entsprechen, damit die Zuordnung zum korrekten Lohnmonat in HRworks erfolgen kann.