Zeiterfassung (Administrator)

In folgender Dokumentation erfahren Sie, wie Sie die Zeiterfassungsarten verwalten sowie die Pausen- und Überstundenregelungen definieren.

Einführung

Betreuen Sie als Administrator die gesamte Arbeitszeitenverwaltung Ihrer Mitarbeiter. Erstellen und verwalten Sie die Zeiterfassungsarten und definieren Sie dabei die Pausen- sowie die Überstundenregelungen. Die Arbeitszeiten können Sie außerdem auch importieren, die bereits erfassten korrigieren und über die im System verfügbaren Berichte auswerten.

Administrator-Rolle zuweisen

Weisen Sie zunächst der für die Zeiterfassung zuständige Person die entsprechenden Admin-Rollen zu. Öffnen Sie dazu als Master-Administrator unter “Admin/Personen/ Personen” mit Doppelklick auf den entsprechenden Namen das Menü dieser Person. Setzen Sie anschließend in den “Stammdaten/Rollen und Berechtigungen” unter “Zeitwirtschaft” den Haken “Zeiterfassungs-Administrator” und “Zeiterfassungsberichts-Administrator”. Wählen Sie im unteren Bereich der Maske, für welche Organisationseinheiten die zugewiesene Rolle gelten soll. Setzen Sie die Haken in den gewünschten Feldern und bestätigen Sie die Auswahl mit Klick auf “Speichern”. Den gesamten Vorgang schließen Sie ebenfalls mit dem oberen Button “Speichern” ab.

 

Bild Zeitwirtschaft Einstellungen

Einstellungen vornehmen

Im Menü “Admin/Zeitwirtschaft/Zeiterfassung/Einstellungen” können Sie in der Registerkarte “Exportparameter und allgemeine Einstellungen” Parameter für den Export von Arbeitszeiten festlegen. Das Exportkennzeichen unterscheidet Arbeitszeiten, die bereits exportiert wurden. Wird eine Arbeitszeit nach dem Export geändert, wird auch das Exportkennzeichen wieder entfernt, da die Arbeitszeit somit nicht mehr mit den exportierten Werten übereinstimmt.

Sie können einstellen, dass nur Arbeitszeiten ohne Exportkennzeichen exportiert werden. So verhindern Sie, Arbeitszeiten doppelt zu exportieren. 

Wenn bereits exportierte Arbeitszeiten geändert werden, können Sie einstellen, dass ein Storno angelegt wird. Dadurch wird im nächsten Export die Arbeitszeit mit den alten Werten storniert und mit den geänderten Werten nochmals exportiert.

Tragen Sie für die Arbeitszeittypen entsprechende Exportschlüssel ein, damit diese im Export-Bericht ausgegeben werden.

 

Entscheiden Sie, ob Mitarbeiter beim Überstundenabbau ihre erfassten Stunden nur von dem Monat abziehen dürfen, in dem der Antrag gestellt wurde, oder ob auch andere Monate belastet werden können.

Wichtiger Hinweis: Stellen Sie als Administrator ein, dass das Zeitkonto des Mitarbeiters nicht überzogen werden darf, können dennoch aufgrund des Überstunden-Übertrags in den Folgemonat Minusstunden entstehen. Der Mitarbeiter kann nämlich zum Zeitpunkt des Überstundenabbaus genügend Überstunden aufweisen und somit seinen Antrag erfassen, aber durch fehlende Arbeitszeit nach dem Antrag weniger Überstunden in den nächsten Monat übertragen und dadurch ins Minus rutschen.

In der Registerkarte “Storno” erhalten Sie eine Übersicht über alle Arbeitszeit-Stornierungen und können diese bei Bedarf löschen.

Zeiterfassungsarten anlegen

Legen Sie im Menü “Admin/Zeitwirtschaft/Zeiterfassung/Zeiterfassungsarten” fest, in welcher Weise die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter erfasst werden sollen. Online oder über ein Kiosk-Gerät kann die Berechnung der Zeiten mit nur einem Klick ein- und ausgeschaltet werden.

Grundlagen

Wählen Sie unter “Zeiterfassungsarten” den Button “Neu” und tragen Sie in der Registerkarte “Grundlagen” alle relevanten Angaben (wie Name, Schlüssel, zugelassene Geräte und zugelassene Kiosks) ein. 

Sind Ihre Mitarbeiter während der Arbeitszeit unterwegs, beispielsweise dienstlich oder bei einem Arztbesuch, können Sie diese Büro-Abwesenheiten als zusätzlich erlaubte Arbeitszeittypen innerhalb der Zeiterfassungsarten aktivieren. 

Hinweis: Möchten Sie in Ihrem Unternehmen Kiosk-Geräte zum Ein- und Ausstempeln verwenden, informieren Sie sich über die gesamte Kiosk-Verwaltung in der Dokumentation “Zeiterfassung per Kiosksystem”. 

Erlaubte Zeiterfassungsarten

In der Registerkarte “Erlaubte Zeiterfassungszeiten” haben Sie die Möglichkeit, außer einer maximalen Stundenanzahl pro Tag auch einen definierten Arbeitszeitraum festzulegen. Arbeitet ein Mitarbeiter über diesen Zeitraum hinaus, wird dies nicht als Arbeitszeit angerechnet. 

Unter “Allgemein” legen Sie fest, über welchen Zeitraum es Ihren Mitarbeitern möglich ist, Arbeitszeiten manuell einzutragen und zu bearbeiten. Wählen Sie hierfür zunächst eine Zeiteinheit (Tage, Wochen oder Monate). Definieren Sie anschließend eine Zeitangabe. Tragen Sie eine 0 ein, damit Ihre Mitarbeiter nur ein- bzw. ausstempeln können. Eine Bearbeitung von bestehenden Arbeitszeiten ist in diesem Fall nicht möglich. Bei der Verwendung von Tagen gilt der Zeitraum ab heute in die Vergangenheit. Bei Wochen und Monaten wird die Erfassung in die Zukunft bis zum Ende der aktuellen Woche bzw. des aktuellen Monats ermöglicht. Ein Wert von 1 bedeutet beispielsweise, dass die aktuelle Woche bearbeitet werden kann. Bei einem Wert von 2 kann die aktuelle und vorangegangene Woche bearbeitet werden.

Erlaubte Zeirerfassungsarten

Benachrichtigungen

In dem Reiter “Benachrichtigungen” können Sie einstellen, wer für die Arbeitszeiten verantwortlich ist. Sie können zwischen “Niemand”, “Vorgesetzter”, “Admin” und “Admin und Vorgesetzter” wählen.

Der Reiter Benachrichtigungen

Tragen Sie “Niemand” hier ein, so können auch keine weiteren Einstellungen zu Benachrichtigungen vorgenommen werden. Tragen Sie hier “Admin”, “Vorgesetzter oder “Admin und Vorgesetzter” ein, können Sie zwischen mehreren Einstellungen wählen. 

Mit der Einstellung “Informieren bei Änderungen” können Sie angeben, ob Sie informiert werden wollen, wenn der Mitarbeiter Arbeitszeiten ändert, die älter als die eingegebene Anzahl Tage sind. Ihre Mitarbeiter erhalten daraufhin wenn Sie Änderungen an Arbeitszeiten vornehmen eine Meldung, dass die verantwortliche Person  über die Änderung informiert wird.

Mit der Einstellung “Informieren, wenn Sollarbeitszeit überschritten” oder mit “Informieren, wenn Sollarbeitszeit unterschritten”, lassen Sie sich benachrichtigen, wenn ein Mitarbeiter seine Sollarbeitszeit über- bzw. unterschreitet. Im nächsten Schritt geben Sie an, ab welcher Abweichung in Prozent Sie benachrichtigt werden wollen.

Sie können sich ebenfalls benachrichtigen lassen, wenn bei einem Mitarbeiter ein Unter-/Überstunden-Schwellenwert erreicht ist. Hier können Sie den Schwellenwert manuell einstellen, ab welchem Sie eine Benachrichtigung wünschen. 

Sie erhalten die Benachrichtigungen einmal wöchentlich.

Zeitkonto-Stunden

Legen Sie in der Registerkarte “Zeitkonto-Stunden” fest, um wie viele Stunden Ihre Mitarbeiter das Zeitkonto überziehen dürfen oder wie viele Stunden maximal in den nächsten Monat übertragen werden können.

Überziehen des Zeitkontos

Sie können den Mitarbeitern erlauben,  Abwesenheitsarten, die das Zeitkonto belasten, auch dann zu beantragen, wenn das Konto dadurch ins Minus läuft. Hierfür können Sie definieren, um wie viele Stunden das Zeitkonto überzogen werden darf.

Beispiel: Als Administrator haben Sie eine maximale Minusstundenanzahl von 12 Stunden festgelegt. Ein Mitarbeiter mit einem Zeitsaldo von +2 Stunden beantragt einen Urlaubstag mit der Abwesenheitsart “Überstundenabbau”. Nach der Genehmigung beträgt der Zeitsaldo – 6 Stunden. Möchte der Mitarbeiter erneut einen ganzen Urlaubstag beantragen, würde er die definierte Grenze von -12 Stunden um 2 Stunden überschreiten (6 + 8 = 14). Dem Mitarbeiter wird in diesem Fall nicht ermöglicht, den Antrag zu stellen.

Übertrag in den Folgemonat

Keine Überstunden

Hier können Sie ebenfalls festlegen, ob Überstunden an einem Krankheitstag erfasst werden können. Setzen Sie den Haken, wenn Sie nicht möchten, dass den Mitarbeitern trotz einer Krankmeldung Überstunden gutgeschrieben werden. Erfasst ein Mitarbeiter beispielsweise zwei Stunden seiner Arbeitszeit und meldet sich danach für den ganzen Tag krank, werden Ihm diese zwei Stunden auf seinem Zeitkonto nicht angerechnet.

Hinweis: Sobald Sie diese Einstellung vornehmen, muss die Zeiterfassungsart für den aktuellen Monat den Mitarbeitern neu zugewiesen werden. Ab dem folgenden Monat wird die Einstellung automatisch übernommen.

Eingegebene Anzahl von Überstunden

Hier können Sie ebenfalls festlegen, ob Überstunden an einem Krankheitstag erfasst werden können. Setzen Sie den Haken, wenn Sie nicht möchten, dass den Mitarbeitern trotz einer Krankmeldung Überstunden gutgeschrieben werden. Erfasst ein Mitarbeiter beispielsweise zwei Stunden seiner Arbeitszeit und meldet sich danach für den ganzen Tag krank, werden Ihm diese zwei Stunden auf seinem Zeitkonto nicht angerechnet.

Hinweis: Sobald Sie diese Einstellung vornehmen, muss die Zeiterfassungsart für den aktuellen Monat den Mitarbeitern neu zugewiesen werden. Ab dem folgenden Monat wird die Einstellung automatisch übernommen.

Setzen Sie den Haken “Max. Überstunden-Übertrag nur auf aktuellen Monat beziehen”, wird der eingetragene Wert nur auf gesammelte Überstunden aus dem aktuellen Monat bezogen. Eventuelle positive Überstunden aus Vormonaten werden unabhängig vom Schwellwert in den nächsten Monat übertragen.

Beispiel: Der maximale Überstunden-Schwellwert wurde auf 20 Stunden gesetzt. Im Januar hat ein Mitarbeiter 15 Überstunden erfasst und somit den Schwellwert nicht überschritten. Im Februar hat der Mitarbeiter 30 Überstunden erfasst. HRworks reduziert diese Überstundenanzahl auf 20 Stunden und berücksichtigt gleichzeitig die Überstunden von Januar. In den März wird somit die Gesamtsumme der beiden Monate, also 35 Stunden, übertragen. 

Setzen Sie den Haken “Überstunden-Schwellwert nur auf aktuellen Monat beziehen”, wird der eingetragene Wert nur auf gesammelte Überstunden aus dem aktuellen Monat bezogen. Eventuelle positive Überstunden aus Vormonaten werden unabhängig vom Schwellwert in den nächsten Monat übertragen.

Gut zu wissen: Der Überstunden-Schwellwert kann auch als Kommazahl erfasst werden. Wichtig dabei ist, dass diese Zahl mit Industriestunden angegeben wird (bsp: 8,25 Std. = 8 Std. 15 Minuten). HRworks rechnet diese automatisch in Stunden und Minuten um.

Alle Überstunden

 

Alle Überstunden

Hier können Sie ebenfalls festlegen, ob Überstunden an einem Krankheitstag erfasst werden können. Setzen Sie den Haken, wenn Sie nicht möchten, dass den Mitarbeitern trotz einer Krankmeldung Überstunden gutgeschrieben werden. Erfasst ein Mitarbeiter beispielsweise zwei Stunden seiner Arbeitszeit und meldet sich danach für den ganzen Tag krank, werden Ihm diese zwei Stunden auf seinem Zeitkonto nicht angerechnet.

Hinweis: Sobald Sie diese Einstellung vornehmen, muss die Zeiterfassungsart für den aktuellen Monat den Mitarbeitern neu zugewiesen werden. Ab dem folgenden Monat wird die Einstellung automatisch übernommen.

Setzen Sie den Haken “Überstunden-Schwellwert nur auf aktuellen Monat ziehen”, wird der eingetragene Wert nur auf gesammelte Überstunden aus dem aktuellen Monat bezogen. Eventuelle positive Überstunden aus Vormonaten werden unabhängig vom Schwellwert in den nächsten Monat übertragen.

Gut zu wissen: Der Überstunden-Schwellwert kann auch als Kommazahl erfasst werden. Wichtig dabei ist, dass diese Zahl mit Industriestunden angegeben wird (bsp: 8,25 Std. = 8 Std. 15 Minuten). HRworks rechnet diese automatisch in Stunden und Minuten um.

Tipp: Wie Sie den Mitarbeitern ermöglichen, ihre Überstunden abzubauen, erfahren Sie in der Dokumentation “Abwesenheitsverwaltung” im Punkt “Überstundenabbau ermöglichen”.

Pausenregelung

Möchten Sie der Zeiterfassungsart eine Pausenregelung zuordnen, wählen Sie in der Registerkarte “Pausenregelung” den Button “Hinzufügen”. Eine feste, variable oder zeitabhängige Pause kann hier von Ihnen exakt definiert werden.

Feste Pause

 

 

Variable Pause

 

 

Zeitabhängige Pause

 

 

Weitere zeitabhängige Pausenregelungen

 


Klicken Sie auf das Info-Icon, um detailierte Beschreibung mit praxisbezogenen Beispielen zu den jeweiligen zeitabhängigen Pausenregelungen zu erhalten.

Zeiterfassungsarten zuordnen

Ordnen Sie anschließend die angelegten Zeiterfassungsarten den Mitarbeitern zu. Markieren Sie als Administrator im Menü “Admin/Personen/Personen” mit gedrückter Steuerungstaste (Strg) die gewünschten Mitarbeiter und führen Sie mit einem Rechtsklick eine “Mehrfachänderung” durch. Setzen Sie im nachfolgenden Dialogfenster den Haken “Ändern der Zeiterfassungsart aktivieren”. Wählen Sie die entsprechende Zeiterfassungsart aus und bestätigen den Vorgang mit Klick auf “Ändern”.

 

 

Hinweis: Bei einer geöffneten Person können Sie die Zeiterfassungsart auch direkt unter “Zeitwirtschaft/Einstellungen” im Tab „Allgemeine Einstellungen“ zuweisen.

 

 

 

Bei größerer Personenanzahl können Sie die Zuordnung der Zeiterfassungsarten auch über einen Import durchführen. Dies erfolgt im gleichen Menü “Admin/Personen /Personen” mit Klick auf den Button “Import”. Erstellen Sie dazu eine CSV-Datei mit Personalnummer und Zeiterfassungsart-Schlüssel. Bei Fragen unterstützt Sie gerne das Support-Team.

Plausibilitätskontrolle durchführen

Im Menü “Admin/Zeitwirtschaft/Zeiterfassung/Plausibilitätskontrolle” sehen Sie die offenen Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter. Mit einem Doppelklick können Sie die Arbeitszeiten der Mitarbeiter bearbeiten und abschließen. Per Rechtsklick können Sie zudem direkt in die Arbeitszeiten des Mitarbeiters weitergeleitet werden. Der Filter dient auch dazu, um bestimmte Arbeitszeiten einzusehen. So können Sie sich beispielsweise alle Mitarbeiter anzeigen lassen, die sich nach 22 Uhr ausgestempelt haben.

Plausibilitätskontrolle

Zeitkonto bearbeiten und Korrekturen importieren

Sind die Arbeitszeiten der Mitarbeiter falsch oder beispielsweise aufgrund der angefallenen Überstunden abweichend eingetragen, können Sie diese direkt in den persönlichen Zeitwirtschaft-Menüs der jeweiligen Personen manuell bearbeiten. Doppelklicken Sie zunächst unter “Admin/Personen/Personen” auf die Namen der zu bearbeitenden Mitarbeiter und öffnen Sie in der neuen Registerkarte das Menü “Zeitwirtschaft/Arbeitszeiten”. Wählen Sie hier den gewünschten Kalendertag aus und tragen Sie die richtigen Uhrzeiten mit Doppelklick in die Felder ein. Schließen Sie den Vorgang mit dem Button “Speichern” ab. 

 

 

Möchten Sie die Arbeitszeiten mehrerer Mitarbeiter korrigieren, öffnen Sie das Menü “Admin/Zeitwirtschaft/Zeiterfassung/Import”. Die Korrekturen können Sie hier entweder manuell eintragen oder per Import einer vorbereiteten CSV-Datei hochladen. Für eine manuelle Korrektur wählen Sie “Upload → Zeitkorrekturen” sowie den Button “Neu” und legen Sie die Korrektur-Zeilen an. Tragen Sie in die leeren Felder die erforderlichen Angaben zu den ausgewählten Personen ein. Achten Sie in der Spalte “Korrektur-Betrag” darauf, dass die Zeitangaben im richtigen Format eingetragen werden. Diese müssen aus einem Vorzeichen (+/-) sowie der Stunden- und Minutenanzahl, getrennt durch einen Doppelpunkt (:) bestehen. Falls notwendig, tragen Sie zu den erfassten Änderungen Bemerkungen ein. 

 

 

Nachdem Sie alle Korrekturen zusammengefasst haben, wählen Sie den Button “Alle importieren” und übertragen damit die erfassten Änderungen in die Zeiterfassungs- Menüs der jeweiligen Mitarbeiter. Bestätigen Sie den Import im nachfolgenden Fenster mit Klick auf “Ja”. 

 

 

Optional erstellen Sie dafür eine Import-Datei. Klicken Sie zuerst auf den Button “CSV-Vorlage”, um zu erfahren, wie die Datei aufgebaut werden soll (Personalnummer; Monat; Jahr; Korrekturbetrag; Bemerkung). Haben Sie das Dokument soweit bearbeitet, speichern Sie dieses im CSV-Format. Wählen Sie anschließend den Button “Datei auswählen”, um dieses hochzuladen. Auch diesen Vorgang schließen Sie mit Klick auf “Alle importieren” sowie mit der Antwort “Ja” ab.

 

Hinweis: Bei der Erfassung der Arbeitszeiten werden alle vorgenommenen Änderungen protokolliert. Dazu zählt nicht das kontinuierliche Ein- und Ausstempeln, sondern diverse Zeiterfassungskorrekturen, Änderungen der Beginn- und Ende-Zeiten sowie das Löschen der erfassten Eingaben. 

Arbeitszeiten auswerten und Berichte erstellen

Im Menü “Admin/Zeitwirtschaft/Zeiterfassung/Berichte” haben Sie die Möglichkeit, die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter auszuwerten. 

Zur Verfügung stehen Ihnen folgende Berichte, die Sie über HRworks erstellen können: Arbeitszeiten Kurzübersicht; Arbeitszeiten pro Person; Arbeitszeiten-Summenbericht; Arbeitszeiten aktueller Überstundenwert, Exporte von Arbeitszeiten.

Wählen Sie hier den gewünschten Bericht sowie das Dateiformat aus den vorhandenen Dropdown-Menüs aus. Bestimmen Sie gleichzeitig in den nächsten Registerkarten, welche Organisationseinheiten, Personen und welcher Zeitraum bei der Auswertung berücksichtigt werden sollen und klicken Sie auf “Bericht erstellen”. Steht der Status im unteren Bereich auf “Erfolgreich erstellt”, laden Sie den Bericht mit Klick auf “Download” bzw. mit einem Doppelklick herunter.

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Letztes Update am 07. Dezember 2020

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