Zeiterfassung per Kiosksystem (Administrator)

In folgender Dokumentation erfahren Sie, wie Sie die Zeiterfassung per Kiosksystem einrichten.

Einführung

Neben der mobilen Zeiterfassung per Smartphone oder Desktop können Sie Arbeitszeiten auch an einem oder mehreren Standorten über ein Kiosk-System mit HRworks erfassen. Zur Kioskverwaltung können beliebige Desktop-Computer, Laptops oder Tablets verwendet werden. Dazu benötigen Sie keine zusätzliche Hardware. Die Mitarbeiter identifizieren sich via PIN und die gesamte Verwaltung läuft über den HRworks-Webzugang ab. Um eine vollständige Ansicht zu gewährleisten, beachten Sie, dass Tablets nicht kleiner als 9 Zoll sind.

Kioskverwaltung einrichten

Das Einschalten der Funktion “Kioskverwaltung” erfolgt in nur wenigen Schritten. Als Administrator öffnen Sie in der Hauptnavigation links das Menü “Zeitwirtschaft/Zeiterfassung/Kioskverwaltung” und legen einen neuen “Kiosk” an. Klicken Sie im unteren Bereich der Maske auf den Button “Neu” und bestimmen Sie den Namen des Kiosks.

Legen Sie fest, ob sich die Mitarbeiter an diesem Kiosk mit PIN oder QR Code identifizieren sollen. Selektieren Sie dementsprechend eine der angebotenen Nutzungsmöglichkeiten. Mit “Direkte Identifikation und Anmeldung” ermöglichen Sie den Mitarbeitern, sich mit Vorlage eines QR Codes anzumelden. Entscheiden Sie sich für “Automatische Personenauswahl, Bestätigung mit Pin”, wird außer des QR Codes auch die PIN des Mitarbeiters verlangt. Möchten Sie keine QR Codes, sondern nur PIN nutzen, wählen Sie die Möglichkeit “Nicht verwenden”.

Setzen Sie den Haken “Personen ausblenden und nur Identifizierung über QR Code zulassen”, wenn Sie nicht möchten, dass diese am Kiosk zur Auswahl angezeigt werden.

Setzen Sie den Haken “Kamera-Dauerbetrieb”, wenn Sie nicht möchten, dass sich die Kamera auf Ihrem Kiosk-Gerät nach einer gewissen Zeit ausschaltet. So muss sie beim späteren Stempelvorgang nicht erneut aktiviert werden.

Setzen Sie den Haken „Nur Benutzererkennung der Personen anzeigen“, wenn Sie nicht möchten, dass der vollständige Name am Kiosk angezeigt wird.

QR Codes erstellen und den Personen zuweisen

Ausweise mit QR Codes erstellen

Erstellen Sie für Ihre Mitarbeiter Ausweise zum Ein- und Ausstempeln an unterschiedlichen Kiosk-Geräten Ihrer Firma. Öffnen Sie dazu das Menü “Admin/Zeitwirtschaft/Zeiterfassung/Ausweiserstellung” und markieren Sie mit gedrückter Steuerungstaste (Strg) die gewünschten Mitarbeiter.

Bestätigen Sie die Auswahl mit Klick auf den Button “Weiter”, um das Layout der Ausweise im nächsten Schritt definieren zu können.

Entscheiden Sie anschließend, welche Daten auf den Ausweisen angezeigt werden sollen.

Jeder Ausweis enthält grundsätzlich einen QR Code, der für jeden Mitarbeiter automatisch generiert wird. Die Mitarbeiter können sich somit an den entsprechend konfigurierten Kiosk-Geräten ein- und ausstempeln. Haben Sie die Angaben definiert, bestätigen Sie den Vorgang mit “Ausweise erstellen”.

Die Ausweise werden im PDF-Format erstellt und können anschließend auf Papier gedruckt sowie einlaminiert werden.

QR Codes extern generieren und zuweisen

QR Codes für die Zeiterfassung Ihrer Mitarbeiter können Sie auch außerhalb der HRworks Software bestellen oder selbst generieren. Verwenden Sie dazu beispielsweise einen beliebigen QRcode-Generator, der die eingetragenen Ziffern-Codes in QR Codes umwandelt. So kann ein online QRcode-Generator aussehen:

Diese können Sie anschließend im Menü “Admin/Personen/Personen” per Rechtsklick der ausgewählten Person zuweisen. Dazu benötigen Sie ein Endgerät mit Kamerazugriff.

Möchten Sie die erstellten Codes allen Personen gleichzeitig zuweisen, nutzen Sie dazu den Personenimport. Wie Sie einen Import durchführen, erfahren Sie im nächsten Schritt.

Eigene Codes per Import zuweisen

Erstellen Sie zunächst eine .csv/.txt-Datei mit allen Personen, die für ihre Zeiterfassung QR Codes verwenden sollen.

Die Datei soll folgendermaßen aufgebaut werden:
Benutzerkennung; QR Code für Arbeitszeiterfassung
Beispiel: born; 45456fsdfsd

Speichern Sie anschließend die Datei im .csv/.txt-Format und laden Sie diese im Menü “Admin/Personen/Personen” mit Klick auf den Button “Import” hoch. Klicken Sie auf “Datei auswählen” → “Upload” und setzen Sie den Haken auf “Bestehende Personen ändern”, um die vorhandenen Personendaten nicht umzuschreiben.

Zugewiesene Codes in QR Codes transformieren

Die importierten Ziffern-Codes können im Menü “Admin/Grundlagen/Ausgaben Format/Brieflayouts” in QR Codes transformiert werden. Lassen Sie sich dazu von HRworks Support-Team unterstützen.

Zeiterfassungsarten anlegen

Wurden die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter bis jetzt in HRworks nicht erfasst bzw. nur in manchen Abteilungen genutzt, legen Sie zunächst neue Zeiterfassungsarten an oder bearbeiten Sie die vorhandenen. Klicken Sie im Menü “Admin/Zeitwirtschaft/Zeiterfassungsarten” auf den Button “Neu” und tragen Sie unter “Grundlagen” alle relevanten Angaben (wie Name, Schlüssel, zugelassene Geräte, zugelassene Kiosks und maximale Arbeitsstunden pro Tag) ein.

Grundlagen

Wählen Sie unter “Zeiterfassungsarten” den Button “Neu” und tragen Sie in der Registerkarte “Grundlagen” alle relevanten Angaben (wie Name, Schlüssel, zugelassene Geräte und zugelassene Kiosks) ein.

Sind Ihre Mitarbeiter während der Arbeitszeit unterwegs, beispielsweise dienstlich oder bei einem Arztbesuch, können Sie diese Büro-Abwesenheiten als zusätzlich erlaubte Arbeitszeittypen innerhalb der Zeiterfassungsarten aktivieren.

Erlaubte Zeiterfassungsarten

In der Registerkarte “Erlaubte Zeiterfassungszeiten” haben Sie die Möglichkeit, außer einer maximalen Stundenanzahl pro Tag auch einen definierten Arbeitszeitraum festzulegen. Arbeitet ein Mitarbeiter über diesen Zeitraum hinaus, wird dies nicht als Arbeitszeit angerechnet.

Im Bereich “Allgemein” können Sie beim “Bearbeitungszeitraum” entscheiden, ob die Mitarbeiter ihre erfassten Arbeitszeiten nachträglich selbst bearbeiten dürfen. Bei einer “0” ist keine nachträgliche Bearbeitung möglich. Bei Tagesangaben ist der Zeitraum ab dem aktuellen Tag in die Vergangenheit gültig.
Bei Wochen und Monaten wird auch die Erfassung in die Zukunft, bis zum Ende der aktuellen Woche bzw. des aktuellen Monats, ermöglicht. Haben Sie den Bearbeitungszeitraum definiert, legen Sie fest, wer ggf. über die vorgenommenen Änderungen per E-Mail informiert werden soll.

Zeitkonto-Stunden

Legen Sie in der Registerkarte “Zeitkonto-Stunden” fest, um wie viele Stunden Ihre Mitarbeiter das Zeitkonto überziehen dürfen oder wie viele Stunden maximal in den nächsten Monat übertragen werden können.

Überziehen des Zeitkontos

Sie können den Mitarbeitern erlauben, Abwesenheitsarten, die das Zeitkonto belasten, auch dann zu beantragen, wenn das Konto dadurch ins Minus läuft. Hierfür können Sie definieren, um wie viele Stunden das Zeitkonto überzogen werden darf.

Beispiel: Als Administrator haben Sie eine maximale Minusstundenanzahl von 12 Stunden festgelegt. Ein Mitarbeiter mit einem Zeitsaldo von +2 Stunden beantragt einen Urlaubstag mit der Abwesenheitsart “Überstundenabbau”. Nach der Genehmigung beträgt der Zeitsaldo – 6 Stunden. Möchte der Mitarbeiter erneut einen ganzen Urlaubstag beantragen, würde er die definierte Grenze von -12 Stunden um 2 Stunden überschreiten (6 + 8 = 14). Dem Mitarbeiter wird in diesem Fall nicht ermöglicht, den Antrag zu stellen.

Übertrag in den Folgemonat

(Lesen Sie bitte die Anweisungen in den Bildern)

Keine Überstunden

Hier können Sie ebenfalls festlegen, ob Überstunden an einem Krankheitstag erfasst werden können. Setzen Sie den Haken, wenn Sie nicht möchten, dass den Mitarbeitern trotz einer Krankmeldung Überstunden gutgeschrieben werden.

Erfasst ein Mitarbeiter beispielsweise zwei Stunden seiner Arbeitszeit und meldet sich danach für den ganzen Tag krank, werden Ihm diese zwei Stunden auf seinem Zeitkonto nicht angerechnet.

Hinweis: Sobald Sie diese Einstellung vornehmen, muss die Zeiterfassungsart für den aktuellen Monat den Mitarbeitern neu zugewiesen werden. Ab dem folgenden Monat wird die Einstellung automatisch übernommen.

Eingegebene Anzahl von Überstunden

Hier können Sie ebenfalls festlegen, ob Überstunden an einem Krankheitstag erfasst werden können. Setzen Sie den Haken, wenn Sie nicht möchten, dass den Mitarbeitern trotz einer Krankmeldung Überstunden gutgeschrieben werden. Erfasst ein Mitarbeiter beispielsweise zwei Stunden seiner Arbeitszeit und meldet sich danach für den ganzen Tag krank, werden Ihm diese zwei Stunden auf seinem Zeitkonto nicht angerechnet.

Hinweis: Sobald Sie diese Einstellung vornehmen, muss die Zeiterfassungsart für den aktuellen Monat den Mitarbeitern neu zugewiesen werden. Ab dem folgenden Monat wird die Einstellung automatisch übernommen.

Setzen Sie den Haken “Max. Überstunden-Übertrag nur auf aktuellen Monat beziehen”, wird der eingetragene Wert nur auf gesammelte Überstunden aus dem aktuellen Monat bezogen. Eventuelle positive Überstunden aus Vormonaten werden unabhängig vom Schwellwert in den nächsten Monat übertragen.

Beispiel: Der maximale Überstunden-Schwellwert wurde auf 20 Stunden gesetzt. Im Januar hat ein Mitarbeiter 15 Überstunden erfasst und somit den Schwellwert nicht überschritten. Im Februar hat der Mitarbeiter 30 Überstunden erfasst. HRworks reduziert diese Überstundenanzahl auf 20 Stunden und berücksichtigt gleichzeitig die Überstunden von Januar. In den März wird somit die Gesamtsumme der beiden Monate, also 35 Stunden, übertragen.

Gut zu wissen: Der Überstunden-Schwellwert kann auch als Kommazahl erfasst werden. Wichtig dabei ist, dass diese Zahl mit Industriestunden angegeben wird (bsp: 8,25 Std. = 8 Std. 15 Minuten). HRworks rechnet diese automatisch in Stunden und Minuten um.

Alle Überstunden

Hier können Sie ebenfalls festlegen, ob Überstunden an einem Krankheitstag erfasst werden können. Setzen Sie den Haken, wenn Sie nicht möchten, dass den Mitarbeitern trotz einer Krankmeldung Überstunden gutgeschrieben werden. Erfasst ein Mitarbeiter beispielsweise zwei Stunden seiner Arbeitszeit und meldet sich danach für den ganzen Tag krank, werden Ihm diese zwei Stunden auf seinem Zeitkonto nicht angerechnet.

Hinweis: Sobald Sie diese Einstellung vornehmen, muss die Zeiterfassungsart für den aktuellen Monat den Mitarbeitern neu zugewiesen werden. Ab dem folgenden Monat wird die Einstellung automatisch übernommen.

Setzen Sie den Haken “Überstunden-Schwellwert nur auf aktuellen Monat ziehen”, wird der eingetragene Wert nur auf gesammelte Überstunden aus dem aktuellen Monat bezogen. Eventuelle positive Überstunden aus Vormonaten werden unabhängig vom Schwellwert in den nächsten Monat übertragen.

Gut zu wissen: Der Überstunden-Schwellwert kann auch als Kommazahl erfasst werden. Wichtig dabei ist, dass diese Zahl mit Industriestunden angegeben wird (bsp: 8,25 Std. = 8 Std. 15 Minuten). HRworks rechnet diese automatisch in Stunden und Minuten um.

Pausenregelung

Möchten Sie der Zeiterfassungsart eine Pausenregelung zuordnen, wählen Sie in der Registerkarte “Pausenregelung” den Button “Hinzufügen”. Eine feste, variable oder zeitabhängige Pause kann hier von Ihnen exakt definiert werden.

Feste Pause

Variable Pause

Zeitabhängige Pause

Weitere zeitabhängige Pausenregelungen

Klicken Sie auf das Info-Icon, um detailierte Beschreibung mit praxisbezogenen Beispielen zu den jeweiligen zeitabhängigen Pausenregelungen zu erhalten.

Zeiterfassungsarten zuordnen

Ordnen Sie anschließend die angelegten Zeiterfassungsarten den Mitarbeitern zu. Markieren Sie als Administrator im Menü “Admin/Personen/Personen” mit gedrückter Steuerungstaste (Strg) die gewünschten Mitarbeiter und führen Sie mit einem Rechtsklick eine “Mehrfachänderung” durch. Setzen Sie im nachfolgenden Dialogfenster den Haken “Ändern der Zeiterfassungsart aktivieren”. Wählen Sie die entsprechende Zeiterfassungsart aus und bestätigen den Vorgang mit Klick auf “Ändern”.

Hinweis: Beim Anlegen einer neuen Person, können Sie dieser die entsprechende Zeiterfassungsart auch direkt unter “Stammdaten/Zuordnungen” zuweisen.

Bei größerer Personenanzahl können Sie die Zuordnung der Zeiterfassungsarten auch über einen Import durchführen. Dies erfolgt im gleichen Menü “Admin/Personen/Personen” mit Klick auf den Button “Import”. Erstellen Sie dazu eine CSV-Datei mit Personalnummer und Zeiterfassungsart-Schlüssel. Bei Fragen unterstützt Sie gerne das Support-Team.

Kiosk aktivieren

Haben Sie die Zeiterfassungsarten erfolgreich angelegt und Ihren Mitarbeitern zugeordnet, können Sie nun Ihren Kiosk aktivieren. Melden Sie sich als Administrator auf dem gewünschten Gerät in der FLOW an und richten Ihren neu angelegten Kiosk ein:

Nachdem Sie sich als Administrator ausgeloggt haben, wird das Gerät als Kiosk registriert.
Mit folgender Meldung bestätigen Sie die Kiosk-Aktivierung:

Hinweis: Solange der automatisch aktivierte Cookie nicht gelöscht wird, kann der Kiosk auf diesem Gerät jederzeit über kiosk.hrworks.de ohne weitere Installation aufgerufen werden. Achten Sie dabei auf Ihre Browser-Sicherheitseinstellungen, die die Verwendung von Cookies blockieren können.

Jeder Mitarbeiter erhält danach eine eigene PIN, die im Menü “Zeitwirtschaft/Arbeitszeiten” im unteren Bereich der Maske angezeigt ist.

Mit dieser bzw. mit dem generierten QR-Code können sich alle Personen täglich im zugewiesenen Kiosk ein- und ausstempeln.

Kiosk verwenden

Haben Sie die Kiosk-Geräte an den gewünschten Standorten Ihres Unternehmens eingerichtet, können die Mitarbeiter über die Kiosk-Oberfläche ab sofort ihre Arbeitszeiten erfassen. Wählen sie ihren Namen aus, werden sie aufgefordert, ihre PIN einzugeben:

Nach einer erfolgreichen Anmeldung bekommt der Mitarbeiter folgende Meldung:

Stempelt sich der Mitarbeiter per Kiosk aus, erhält er eine zusammenfassende Meldung über seine erfasste Arbeitszeit im Detail:

Haben Sie als Administrator unter “Zugelassene Geräte” “Online und Kiosk” ausgewählt, können die Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten auch im eigenen HRworks-Zugang erfassen. Der Arbeitszeit-Button ist in allen Masken Ihres Zugangs vorhanden und ermöglicht den Mitarbeitern mit nur einem Klick die Zeiterfassung zu starten oder zu beenden.

                                                                         

Kiosk-Oberfläche fixieren

Damit den Mitarbeitern auf dem Kiosk-Gerät direkt die Stempel-Oberfläche angezeigt wird, ohne etwas aufrufen zu müssen oder ändern zu können, fixieren Sie den Kiosk-Bildschirm.

Öffnen Sie Ihren bereits eingerichteten Kiosk im gewünschten Endgerät (Tablet, Laptop etc.). Wählen Sie in den Browser-Optionen (i. d. R. drei Punkte oben rechts) die Möglichkeit “App installieren”. Anschließend öffnet sich ein Fenster, bei dem Sie die Installation bestätigen müssen. Nach dem Bestätigen wird auf der Oberfläche automatisch ein HRworks-Icon angezeigt. Klicken Sie das Icon an und fixieren Sie den Kiosk-Bildschirm anhand folgender Schritte:

Android Geräte

iOS-Geräte

Chrome unter Windows 10 als Bild auf einen Bildschirm fixieren

HRworks Zeiterfassungskiosk in Chrome fixieren

Webinar zum Thema Zeiterfassung

Weitere Informationen zum Thema Zeiterfassung erhalten Sie in unserem Webinar „Anwendung Zeiterfassung & Kiosksystem“. Hier gelangen Sie zur Anmeldung.

Schulung zum Thema Zeiterfassung

Mit der eintägigen Online-Schulung bereiten wir Sie bestmöglich auf die Einführung der Zeiterfassung in Ihrem Unternehmen vor. Erfahren Sie, wie Arbeitszeiten per Kiosksystem erfasst und verschiedene Arbeitszeitmodelle möglichst gewinnbringend eingesetzt werden können.

Hier gelangen Sie zur Anmeldung. 

Letztes Update am 04. Juni 2021

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