Reisemittel bestellen

In folgender Dokumentation erfahren Mitarbeiter, wie sie Reisemittel wie Flug, Hotel oder
Mietwagen für ihre nächsten Reisen bestellen.

Bestellungen anlegen

Voraussetzung für das Bestellen von Reisemitteln wie Flug, Bahn, Mietwagen, Hotel ist die Mitarbeiter-Rolle „Besteller“, die von Ihrem Administrator hinterlegt werden muss. Mit dieser Rolle wird Ihnen das entsprechende Menü angezeigt.


Öffnen Sie das Menü “Bestellungen/Reisebeschaffung” und wählen Sie den Button “Neue Bestellung” aus. Tragen Sie im unteren Bereich der Maske alle erforderlichen Daten ein und sichern Sie die Angaben mit Klick auf “Speichern”.

Reisemittel hinzufügen

Markieren Sie die angelegte Bestellung und klicken Sie auf “Position hinzufügen”. Entscheiden Sie sich für ein oder nacheinander mehrere Reisemittel aus dem Dropdown-Menü. Tragen Sie anschließend im unteren Bereich der Maske alle notwendigen Informationen zu Ihren Reisedaten ein.

Die Registerkarten “Extras” und “Ausnahme oder Übertretung” unterscheiden sich je nach Reisemittel. Möchten Sie mit der Bahn fahren, geben Sie z. B. ein, ob Sie über eine Bahncard verfügen oder welche Zugart Sie bevorzugen.

Bei der Bestellung eines Mietwagens tragen Sie Ihre Anforderungen an das Auto ein und setzen dementsprechend Haken in die vorhandenen Kästchen.

Wiederholen sich Ihre Anforderungen an die bestellten Reisemittel, können Sie diese auch unter “Mitarbeiter/Bestellungen/Reiseprofil” festlegen. Somit werden die “Extras” bei jeder Bestellung Ihrem Reiseprofil automatisch angepasst. Sollte eine Ausnahme oder Übertretung vorkommen, wählen Sie eine der aufgelisteten Ursachen aus und notieren dafür eine Begründung.

 

Beispiel: Nach der Reiserichtlinie Ihrer Firma darf in den öffentlichen Verkehrsmitteln nur die 2. Klasse gebucht werden. Während eines Kundenbesuchs begleiten Sie jedoch einen leitenden Angestellten Ihres Partnerunternehmens und möchten für ihn einen Platz in der 1. Klasse buchen. Selektieren Sie dafür eine entsprechende Ausnahme aus dem Dropdown-Menü und öffnen anschließend die Registerkarte “Reisedaten”. Hier haben Sie nun die Möglichkeit, die erwünschte 1. Klasse auszuwählen.

Bestellungen abschließen

Haben Sie die Reisemitteldaten vervollständigt, schließen Sie den Vorgang mit Klick auf “Bestellung” ab. Im nachfolgenden Fenster erhalten Sie eine Übersicht Ihrer Reisemittelbestellung. Je nach dem, ob Sie Ihre Reisen beantragen müssen oder nicht, klicken Sie hier entweder auf “Bestellen und beantragen” oder erneut auf “Bestellung”. 


Die dazugehörige Reise wird von HRworks automatisch generiert und im Menü “Reisemanagement/Reisen” für die weitere Bearbeitung bereitgestellt. Sind unter Reisedaten noch Freie Felder angelegt, wählen Sie direkt den Button “Reiseantrag zur Bearbeitung öffnen”, um hier die erforderlichen Angaben einzutragen. 

Über die erfolgreiche Reisemittelbestellung werden Sie per E-Mail informiert:

Letztes Update am 23. August 2021

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