Reisemanagement-Administrator-Rollen

In folgender Dokumentation erfahren Sie, welche Funktionen in der jeweiligen Admin-Rolle enthalten sind.

reisemgmt admin-rollen

Führerscheinkontroll-Administrator

Als Führerscheinkontroll-Administrator können Sie diese Funktion aktivieren und festlegen, in welchen Intervallen die Führerscheine der reisenden Mitarbeiter kontrolliert werden sollen. Ebenfalls wählen Sie die Art der elektronischen Kontrolle aus. Sie entscheiden, ob die Nachweise per Bilder-Upload, Live-Bilder-Verfahren oder Video-Verfahren eingereicht werden. Anschließend kontrollieren Sie die eingereichten Führerschein-Nachweise Ihrer Mitarbeiter.

Kreditkarten-Administrator

Als Kreditkarten-Administrator importieren Sie die Daten bzw. Belege von den Firmenkreditkartenrechnungen Ihrer Mitarbeiter.

Reisebestellungs-Administrator

Als Reisebestellungs-Administrator verwalten Sie die Reisebeschaffung für die Personen der ausgewählten Organisationseinheit/en. Dies erfolgt in den Menüs der jeweiligen Personen. Sie geben die Bestellungen von Reisemitteln an, die ggf. nach der Genehmigung durch Ihren Vorgesetzten zur Buchung an die Reisestelle Ihres Unternehmens weitergeleitet werden.

Reisekosten-Administrator

Als Reisekosten-Administrator verwalten Sie die Reisekostenabrechnungen für die Personen der ausgewählten Organisationseinheit/en.  Dies erfolgt in den Menüs der jeweiligen Personen. Sie erfassen oder bearbeiten Reisekostenabrechnungen bzw. Belegmappen.

Reisekostenabrechnungs-Administrator

Als Reisekostenabrechnungs-Administrator nehmen Sie die Einstellungen für den Lohn- oder Finanzbuchhaltungsexport sowie für weitere Berichte vor. Sie erstellen Exporte zur Übertragung der abzurechnenden Reisen an die Lohn- oder Finanzbuchhaltung sowie Berichte, Jahresberichte und Auswertungen. Sie konfigurieren, welche Daten über Durchlaufzeiten die Berichte ausgeben sollen oder welche Daten die Controllingberichte pro Person/Pro Organisationseinheit/pro Kostenstelle/pro Kostenträger ausgegeben werden sollen. Sie erhalten Übersicht über alle Reisen, die in HRworks auf “Abgerechnet” gesetzt worden sind. Sie archivieren abgerechnete Reisen, um diese unveränderbar zu speichern. 

Reisekostenberichts-Administrator

Als Reisekostenberichts-Administrator erstellen Sie Berichte, jährliche Berichte oder Berichtsvorlagen über die abgerechneten Reisen der ausgewählten Organisationseinheit/en.

Reisekostengrundlagen-Administrator

Als Reisekostengrundlagen-Administrator verwalten Sie die grundlegenden Einstellungen zur Reisekostenabrechnung. Sie hinterlegen Zahlungs- und Belegarten, Mehrwertsteuerschlüssel, Kürzungen und Sachbezüge. Sie importieren Daten von Kreditkarten, Belegen und Reisen.

Reisekostenprüfungs-Administrator

Als Reisekostenprüfungs-Administrator prüfen Sie die Reisekosten auf buchhalterische Korrektheit für die Personen der ausgewählten Organisationseinheit/en. 

Sie prüfen die Reisekosten anhand der Abrechnungen, die die Mitarbeiter eingereicht haben.

Sie prüfen die Reisekosten anhand der elektronischen Belege.

Sie prüfen Eintagesreisen ohne Belege.

Sie rufen Berichte nach Referenznummer auf, die bei der Erstellung des Finanzbuchhaltungsexports generiert wurden.

Sie erfassen und bearbeiten die Vorlagen für Ablehnungen der erfassten Reisekosten.

Reiserichtlinien-Administrator

Als Reiserichtlinien-Administrator verwalten Sie die Reiserichtlinien in Ihrem Unternehmen. Sie definieren die Anbieter für Flüge, Bahnfahrten, Mietwagen und Hotelunterkünfte sowie die Kategorien bzw. Klassen für die Reisemittel. 

Sie bestimmen, welche Anbieter und Kategorien den Mitarbeitern standardmäßig zur Verfügung gestellt werden sollen. Sie legen fest, mit welcher Belegart die Hotel-, Mietwagen-, Flug- oder Bahnbestellungen in der daraus resultierenden Reise angelegt werden.

Spesengruppen-Administrator

Als Spesengruppen-Administrator verwalten Sie die Tages- und Übernachtungspauschalen. Sie hinterlegen und bearbeiten firmenindividuelle Spesengruppen, die Sie anschließend jedes Jahr selbst aktualisieren müssen.

Letztes Update am 24. Februar 2020

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