Reisekosten Sammelerfassung und Zuzuordnende Belege

Im folgendem Artikel erfahren Sie mehr, wie Sie als Mitarbeiter mehrere Reisekostenabrechnungen auf einmal erfassen sowie zu diesen gesammelten Belege zuordnen.

Neue Reisekostenabrechnung anlegen

Öffnen Sie das Menü “Reisemanagement/Reisekosten Sammelerfassung”. Um mehrere Reisekostenabrechnungen zu erstellen, klicken Sie auf “Neue Reisekostenabrechnungen”.
In nachfolgender Eingabemaske legen Sie für alle anzulegenden Reisekostenabrechnungen diverse Standardwerte fest. Geben Sie ein, wie viele Abrechnungen Sie erstellen möchten. Tragen Sie das Datum ein,
an dem die erste Reise begonnen hat. Sollen die Reisen auch am Samstag bzw. Sonntag angelegt werden, aktivieren Sie die Option “Reisen auch an Wochenenden anlegen”.
Geben Sie die Beginn und Ende-Uhrzeit sowie den Reisezweck ein. Tragen Sie dann den Abfahrts- und Zielort ein. Wählen Sie bei Bedarf die Kostenstelle und den Kostenträger aus und geben Sie ggf. die Kilometer ein.
Mit Klick auf “OK” werden die Reisekostenabrechnungen angelegt. 

Reisedaten einzeln anpassen

Nun können Sie die einzelnen Reisekostenabrechnungen nach Bedarf anpassen.
Doppelklicken Sie in die Zeile, deren Daten Sie ändern möchten. Sichern Sie die Angaben
mit Klick auf “Speichern”.

Belege den Reisekostenabrechnungen hinzufügen

Um den Abrechnungen Belege hinzuzufügen, wechseln Sie ins Menü “Mitarbeiter/ Reisemanagement/Zuzuordnende Belege”. Möchten Sie neue Belege erfassen, klicken Sie auf den Button “Neu”. Mit Doppelklick auf jeweilige Belege können Sie diese entsprechend anpassen. Wählen Sie die Belegart aus und tragen Sie das Datum ein, zu dem dieser Beleg angefallen ist. Möchten Sie einen Hotel- oder Bewirtungsbeleg erfassen, hinterlegen Sie unter “Details” Angaben zum Abreisedatum, bzw. zu den bewirteten Personen, dem Grund und dem Ort der Bewirtung. Sichern Sie alle Angaben mit Klick auf “OK” und speichern Sie den Vorgang.

Die einzelnen Belege können Sie nun per Drag & Drop in die gewünschte
Reisekostenabrechnung verschieben. Sollte deren Datum mit dem Belegdatum nicht
übereinstimmen, weist Sie HRworks darauf hin. Sie können dann entscheiden, ob der
Beleg mit geändertem Datum hinzugefügt wird oder im Sammelbereich der
zuzuordnenden Belegen stehen bleibt.
Möchten Sie einen Beleg, den Sie einer Reise zugewiesen haben, bearbeiten, ziehen Sie
ihn einfach aus der Reisekostenabrechnung heraus, bearbeiten ihn und schieben ihn
danach wieder in die Abrechnung hinein.

Sammelreisen abschließen

Haben Sie alle Belege erfasst, kehren Sie zurück in das Menü “Reisekosten Sammelerfassung”, um die Reisen abzuschließen. Markieren Sie mit gedrückter Steuerungstaste (Strg) alle Reisekostenabrechnungen, deren Kostenbericht Sie drucken möchten und wählen Sie diese mit Rechtsklick aus. Reichen Sie den ausgedruckten Bericht gemeinsam mit den Originalbelegen zur buchhalterischen Prüfung ein. Um die selektierten Abrechnungen zu beenden und zur Genehmigung an Ihren Vorgesetzten weiter zu leiten, klicken Sie anschließend auf den Button “Fertig!”.

Geld erhalten

Sobald Ihnen die Reisekosten erstattet wurden, können Sie die erfolgreiche Überweisung
mit Rechtsklick auf “Geld erhalten” bestätigen.

Letztes Update am 27. April 2021

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