Reisekosten abrechnen und auswerten (Administrator)

Im folgendem Artikel erfahren Sie mehr, wie Sie Reisekosten abrechnen und auswerten können.

Einführung

Mit HRworks erstellen Sie Exporte zur Übertragung der abzurechnenden Reisen an Lohn- oder Finanzbuchhaltung sowie diverse Berichte und Jahresberichte. Zahlreiche Auswertungen ermöglichen Reportings nach Projekten, Kostenstellen, Mitarbeitern oder Standorten.

HRworks verfügt über eine Vielzahl an Schnittstellen zur Übergabe der Reisekosten in weiterführende Finanzbuchhaltungssysteme. Exportdateien stehen in wenigen Schritten zur Verfügung und eine manuelle Buchung ist nicht mehr notwendig. 

Administrator-Rolle zuweisen

Weisen Sie zunächst der für die Reisekostenabrechnungen zuständigen Person die Reisekostenberichts-Administrator Rolle zu. Dazu öffnen Sie als Master-Administrator unter “Admin/Personen/Personen” mit Doppelklick auf den entsprechenden Namen das Menü dieser Person. Setzen Sie anschließend in den “Rollen und Berechtigungen” den Haken unter “Reisemanagement” in das Feld der jeweiligen Rolle. Wählen Sie im unteren Bereich der Maske, für welche Organisationseinheiten die zugewiesenen Rollen gelten sollen. Setzen Sie die Haken in den gewünschten Feldern und bestätigen Sie die Auswahl mit Klick auf “Speichern”. Den gesamten Vorgang schließen Sie ebenfalls mit dem oberen Button “Speichern” ab.

Einstellungen vornehmen

Um Parameter für die Abrechnung der Reisekosten zu definieren, öffnen Sie das Menü ”Admin/Reisemanagement/Abrechnung/Einstellungen”.

In der Registerkarte “Finanzbuchhaltung” nehmen Sie Einstellungen für den Finanzbuchhaltungsexport vor. Stellen Sie unter “Exportformat für Reisekosten” ein, welche Finanzbuchhaltungsschnittstelle für den Export verwendet werden soll.

Sollen im Export an die Finanzbuchhaltung ein Buchungsjahr/-periode übergeben werden, tragen Sie im Bereich “Zeiträume” die gewünschten Daten ein. Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü eine Zahlungsart aus, mit der Tages-, Übernachtungs- und Kilometerpauschale sowie die eventuellen Vorschüsse verrechnet werden.

In der Registerkarte “Bericht” nehmen Sie Einstellungen für diverse Berichte vor.

Unter “Bescheinigung zur Vorlage beim Finanzamt” können Sie festlegen, welche Belegarten in diesem Bericht aufgeführt werden sollen, indem Sie die gewünschten Belegarten selektieren.

Wählen Sie einen Status aus, der bei den Auswertungen der Reisekosten in der Auswahl als Standard gesetzt werden soll. Beim Status “Buchhaltung geprüft, OK” werden beispielsweise alle erfassten Reisekostenabrechungen berücksichtigt, die bereits von der Buchhaltung kontrolliert wurden.

Möchten Sie, dass abgerechnete Reisen zusätzlich protokolliert werden, setzen Sie den Haken im Bereich “Abrechnungen protokollieren”

Im Menü “Admin/Grundlagen/Organisationseinheiten” in der Registerkarte “Reisekosten/Buchungsparameter” legen Sie im Bereich “Fakturierung” den Wert fest, mit dem die Kilometerstrecken im „Kostenträgerbericht“ zur Weiterfakturierung berechnet werden sollen.

Möchten Sie, dass innerhalb der Reisekostenerfassung die gefahrenen Kilometer durch Google Maps berechnet werden, beantragen Sie dafür einen eigenen “Google Maps API Key” in der Google API Console. Wie das geht, erfahren Sie hier.

Ihren API Key hinterlegen Sie anschließend im Menü “Admin/Grundlagen/Einstellungen”. Um diese Einstellung durchführen zu können, benötigen Sie eine “Grundlagen- Administrator”-Rolle.

Finanzbuchhaltungsexport durchführen

Für die Übertragung der Buchungssätze an die Finanzbuchhaltung führen Sie einen Finanzbuchhaltungsexport durch. Per Exportdatei werden alle in HRworks hinterlegten und für die Buchung notwendigen Informationen an die Finanzbuchhaltung übertragen. In den Belegarten wurden Sachkonten und Mehrwertsteuerschlüssel hinterlegt. Hat der reisende Mitarbeiter eine Belegart ausgewählt, wurde der entsprechende Buchungssatz im Hintergrund bereits automatisch generiert. Für Tages-, Übernachtungs- und Kilometerpauschalen können separate Konten hinterlegt werden, die dann bei der Übertragung der Reisekosten an die Finanzbuchhaltung angesprochen werden.

Öffnen Sie das Menü “Admin/Reisemanagement/Abrechnung/Berichte” und selektieren Sie In der Registerkarte „Bericht“ aus dem Dropdown-Menü den Finanzbuchhaltungsexport für den Import der Daten in Ihre Finanzbuchhaltung. Wählen Sie anschließend die Schnittstelle aus, über die die Export-Datei erstellt werden soll.

Überprüfen Sie anschließend die Einstellungen in weiteren Registerkarten. Markieren Sie unter „Organisationseinheiten“ alle Organisationseinheiten, deren Daten Sie in Ihre Finanzbuchhaltung exportieren möchten. Beachten Sie dabei, dass der ausgewählte Bericht nicht gleichzeitig für unterschiedliche Länder erstellt werden kann.

Überprüfen Sie anschließend die Einstellungen in weiteren Registerkarten. Markieren Sie unter „Organisationseinheiten“ alle Organisationseinheiten, deren Daten Sie in Ihre Finanzbuchhaltung exportieren möchten. Beachten Sie dabei, dass der ausgewählte Bericht nicht gleichzeitig für unterschiedliche Länder erstellt werden kann.

Entscheiden Sie in der Registerkarte “Zeitraum”, ob alle Reisekostenabrechnungen unabhängig vom Datum abgerechnet werden sollen oder wählen Sie das Beginn sowie das Ende Datum manuell aus.

Klicken Sie anschließend oben rechts auf den Button „Bericht erstellen“, um die Berichterstellung zu starten. Neben dem Button sehen Sie, wie viele Personen und Reisekostenabrechnungen ausgewertet werden.

Sobald im unteren Bereich der Maske der Status auf “Erfolgreich erstellt” steht, rufen Sie den Bericht per Doppelklick oder über den Button “Download” auf. 

Klicken Sie in der nachfolgenden Meldung auf “Bericht downloaden” und verarbeiten Sie diesen in Ihrem Zielsystem. Wurden die Daten erfolgreich an die Finanzbuchhaltung übertragen, bestätigen Sie den Vorgang mit “Status ändern”.

Das nachfolgende Dialogfenster wird Sie über die Statusänderung informieren. Sobald der “Fortschritt” auf “Fertig” steht, sind alle Reisekosten abgerechnet. Schließen Sie nun den gesamten Vorgang mit Klick auf den entsprechenden Button ab.

Digitale Belege in die Fibu exportieren

Beim Export der digitalen Belege in Ihr Finanzbuchhaltungssystem ist das Generieren eines zusätzlichen ZIP Archivs möglich. Dieses enthält pro exportierte Reisekostenabrechnung eine PDF-Datei mit einem Kostenbericht und allen dazugehörigen digitalen Belegen.                                                                                  Das Archiv erstellen Sie als Administrator im Menü “Reisemanagement/Abrechnung/ Berichte”. Mit dem Setzen des Hakens definieren Sie, dass zusätzlich ein Kostenbericht mit digitalen Belegen für alle Reisekostenabrechnungen als Archiv erstellt werden soll.

Den Dateinamen des Kostenberichts können Sie im Menü “Admin/Grundlagen/Ausgaben Format/Exportdefinition” selbst definieren. Erstellen Sie diesen aus den hinterlegten Bausteinen und klicken anschließend auf “Speichern”.

Berichte erstellen

Auswertungen für verschiedene Organisationseinheiten, Personen, über definierte Zeiträume und Reisestatus erstellen Sie in nur wenigen Schritten. Per Mausklick erhalten Sie die gewünschten Berichte im .html/.pdf/.xml-Format.

Im Menü “Admin/Reisemanagement/Abrechnung/Berichte” können Sie diverse Berichte über Reisekostenabrechnungen erstellen und Berichts-Vorlagen abspeichern.

Wählen Sie zuerst die Vorlage „-Ungespeichert-“ aus und nehmen Sie Ihre Einstellungen in den einzelnen Registerkarten vor.

Für eine Berichtserstellung über alle Organisationseinheiten wählen Sie in der Registerkarte „Organisationseinheiten“ eine oder mehrere Organisationseinheiten aus. Standardmäßig sind hier bereits alle Organisationseinheiten selektiert. 

Wollen Sie Berichte über Personen erstellen, deselektieren Sie über die „Organisationseinheiten“ zuerst die aktive Auswahl mit den Button „Alle deselektieren“ und wählen Sie in der Registerkarte „Personen“ die auszuwertenden Personen aus.

Bei der Erstellung eines Kostenträgerberichts oder eines Controllingberichts nach Kostenträger können Sie über die Registerkarte „Kostenträger“ einzelne oder mehrere Kostenträger zur Auswertung auswählen. Verschieben Sie dazu die ausgewählten Kostenträger per Drag & Drop oder mit dem Button „Hinzufügen“ vom unteren in den oberen Bereich der Maske.

In der Registerkarte „Status“ wählen Sie den Status der auszuwertenden Reisekostenabrechnungen und Belegmappen aus. Der Standard-Wert steht auf „Buchhaltung geprüft, OK“. Zusätzlich können Sie hier einstellen, ob nach der Fertigstellung des Berichtes die Reisekosten in einen anderen Status gesetzt werden sollen.

In der Registerkarte „Berichte“ wählen Sie den zu erstellenden Bericht aus. Damit der Bericht erstellt wird, klicken Sie auf den Button „Bericht erstellen“. Der Button ist nur aktiv, wenn über die eingestellten Suchkriterien Reisen oder Belegmappen zur Auswertung gefunden werden. Der Bericht wird unten auf der Seite unter „Aktuelle Berichte“ erstellt und kann per Doppelklick oder mit Klick auf den Button “Download” aufgerufen werden.

Zur Weiterverarbeitung können Sie den Bericht wahlweise direkt mit Excel öffnen oder einfach per Copy & Paste in das Tabellenkalkulationsprogramm übertragen.

Übersicht und Erläuterung der Reisekostenberichte

Anzahl der Tage im Ausland pro Person

– wertet ausländische Reisen aus 

– zeigt, welcher Mitarbeiter wie viele Tage in welchem Land unterwegs war 

– diese Informationen sind in der Regel für Versicherungen relevant 

 

Ausnahmen und Übertretungen von Reiserichtlinien

– hängt mit der Nutzung der Funktion für Reisemittelbestellungen zusammen

– wertet die während der Reise vorkommenden Ausnahmen in Bezug zu der hinterlegten Reiserichtlinie

 

Belegliste

– zeigt alle Belege einer Reise an

– ein Bewirtungsspesennachweis wird hier mit ausgegeben

 

Bericht über Durchlaufzeiten

– hier wird angezeigt, wie viele Tage für eine Dienstreise erforderlich waren, um den kompletten Abrechnungsprozess durchzuführen

– dank dieser Auswertung lassen sich die eventuellen Probleme im Workflow erkennen

– der Bericht lässt sich im Menü “Durchlaufzeiten” individuell konfigurieren

 

Bestellungen nach Anbietern

– in diesem Bericht werden Bahn-, Hotel-, Mietwagen- und Flugbestellungen nach unterschiedlichen Anbietern angezeigt

 

Bewirtungsbericht

– zeigt neben den Kosten an, welche Personen aus welchem Anlass an welchem Ort bewirtet wurden

 

Controllingbericht nach Kostenstelle

Controllingbericht nach Kostenträger

Controllingbericht nach Organisationseinheit

Controllingbericht nach Personen

– alle Controllingberichte sind eine genaue Auflistung: 

– der erhaltenen Pauschalen 

– der vorgenommenen Kürzungen 

– aller Kosten pro Belegart 

– sie ermöglichen beispielsweise:

– die Hotelkosten im In-/Ausland auszuwerten

– Kosten für das Trinkgeld detailliert auszuwerten

– die Berichte lassen sich im Menü “Controlling” individuell konfigurieren (siehe Punkt 7 Controllingberichte konfigurieren)

 

Fahrzeugbericht

– zeigt die Fahrtkosten pro Fahrzeug an 

– alle Kilometerangaben werden nach Dienst- und Privatwagen gruppiert 

– auch alle anderen Kosten, die mit den Fahrzeugen zusammenhängen (Benzin, Parken etc.), werden in diesem Bericht angezeigt

Finanzbuchhaltungsbericht

– ist ein Buchungsbericht zur manuellen Buchung der Reisekosten, wenn keine Schnittstelle zur Übertragung der Daten verwendet wird

– in diesem Bericht werden alle Soll- und Haben-Buchungen einzeln aufgelistet

 

Finanzbuchhaltungsbericht nach Sachkonten

– ist ein Buchungsbericht zur manuellen Buchung der Reisekosten, wenn keine Schnittstelle zur Übertragung der Daten verwendet wird

– in diesem Bericht werden alle Soll- und Haben-Buchungen gruppiert nach Sachkonten aufgelistet

 

Finanzbuchhaltungsbericht pro Person

– ist ein Buchungsbericht zur manuellen Buchung der Reisekosten, wenn keine Schnittstelle zur Übertragung der Daten verwendet wird

– in diesem Bericht werden alle Soll- und Haben-Buchungen pro Person bzw. Kreditorenkonto aufgelistet

 

Kostenbericht

– detaillierte Auflistung aller Kosten pro Reise zur Kontrolle durch den Mitarbeiter 

– zeigt auch den Bewirtungsspesennachweis an 

– wird i. d. R. vom Mitarbeiter ausgedruckt und mit der Reisekostenabrechnung bei der Buchhaltung abgegeben

 

Kostenbericht mit Reiseprotokoll

– detaillierte Auflistung aller Kosten pro Reise zur Kontrolle durch den Mitarbeiter

– zeigt den Bewirtungsspesennachweis an 

– inklusive Reiseprotokoll

 

Kostenträgerbericht

– Übersicht der Kosten pro Kostenträger aufgeteilt nach Personen 

– hier werden individuelle Kilometerpauschalen ausgegeben 

– diese werden an Kunden zur weiteren Berechnung übermittelt

 

Lohnbuchhaltungsliste

– Auflistung aller erforderlichen Werte für die Lohnbuchhaltung:

– steuerfreie Verpflegungszuschüsse

– pauschal zu versteuernde Werte

– voll zu versteuernde Werte

– Löhne & Gehälter

 

Monatsbericht pro Person

– Auswertung der Reisekosten mit Pauschalen und Belegkosten pro Tag

Privatfahrzeugbericht

– Auflistung aller Fahrten mit dem Privatfahrzeug

– Kilometerstrecken und Pauschalen inklusive

– auch zur Vorlage für Versicherungen benötigt

 

Reisebestellungsbericht

– Zusammenfassung aller Bestellungen der Reisemittel

 

Reisekostenübersicht

– ausführlicher Bericht über Reisekosten, in dem alle Kostendetails aufgeführt werden

– im Vergleich zum Controllingbericht werden hier nicht alle Kosten pro Beleg im Detail angezeigt

 

Reisen und Länder

– hier werden Mitarbeiter mit allen Reisen pro Land sowie Anzahl der Tage angezeigt

– im Vergleich zum Bericht “Anzahl der Tage im Ausland pro Person” werden hier auch die Tage in Deutschland gezählt und zusammengefasst

 

SEPA Export

– ist die Import-Datei für das Online-Banking Programm, um dadurch die Überweisungen durchführen zu können 

– wird nur dann benötigt, wenn das Finanzbuchhaltungsprogramm eine vergleichbare Datei nicht selbst erstellen kann

 

Summenbericht

– Anzahl der angefallenen Reisen und deren Gesamtkosten sowie Auszahlungsbeträge an die Mitarbeiter

– summiert die Kosten pro Reise und pro Mitarbeiter 

– ein kompakter Bericht, der die Reisekosten für das gesamte letzte Jahr anzeigen lässt

 

Jahresbericht erstellen

Im Menü “Admin/Reisemanagement/Abrechnung/Jahresberichte” können Sie jährliche Berichte (Bescheinigung zur Vorlage beim Finanzamt; Geschenke an Geschäftspartner) über abgerechnete Reisekosten erstellen. 

Für eine Berichtserstellung über alle Organisationseinheiten wählen Sie in der Registerkarte „Organisationseinheiten“ eine oder mehrere Organisationseinheiten aus. Der Standard steht hier auf „alle Organisationseinheiten“.

In der Registerkarte „Berichte“ können Sie den gewünschten Bericht nach Geschäftsjahren auswählen und mit Klick auf den Button „Bericht erstellen“ erstellen.    Der Button ist nur aktiv, wenn über die eingestellten Suchkriterien in den Registerkarten Reisen oder Belegmappen zur Auswertung gefunden werden.

Der Bericht wird im unteren Bereich der Maske unter „Aktuelle Berichte“ erstellt und kann per Doppelklick oder über den Button “Download” aufgerufen werden.

Geschenke an Geschäftspartner

Bescheinigung zur Vorlage beim Finanzamt

Einstellungen als Berichtsvorlage speichern

Um Ihre vorgenommenen Einstellungen als Berichtsvorlage zu speichern, klicken Sie im Menü “Admin/Reisemanagement/Abrechnung/Berichte” im oberen Bereich der Maske auf die Option „Als Vorlage speichern“. Um eine neue Berichtsvorlage zu erstellen, klicken Sie auf “Neu”. Die Berichtsvorlage wird dann im oberen Dropdown-Menü zur Auswahl bereitgestellt. Wählen Sie diese aus, müssen Sie beim nächsten Mal die Suchkriterien nicht erneut zusammenstellen, sondern wählen direkt den Button “Bericht erstellen”.

Hinweis: Bitte beachten Sie, dass jegliche Änderungen von Suchkriterien in der ausgewählten Vorlage automatisch gespeichert werden.

Bestehende Vorlagen können geändert oder neu sortiert werden, indem Sie auf den Button „Verwalten“ klicken. Per Doppelklick ändern Sie den Namen der Vorlage und per Drag & Drop können Sie die Reihenfolge ändern.

Controllingberichte konfigurieren

Im Menü “Admin/Reisemanagement/Abrechnung/Controlling” können Sie konfigurieren, welche Daten die Controllingberichte pro Person/ pro Organisationseinheit/ pro Kostenstelle/ pro Kostenträger ausgeben sollen. Die hier eingestellten Angaben gelten für alle Controllingberichte.

Um dem Bericht eine Belegart hinzuzufügen, wählen Sie im rechten Bereich der Maske aus dem Dropdown-Menü „Art der Spalte“ die “Belegarten” aus. In der Liste der Belegarten markieren Sie mit gedrückter Steuerungstaste (Strg) eine oder mehrere Belegarten und klicken auf den Button „Einzeln hinzufügen“. Somit wird jede Belegart als einzelne Spalte hinzugefügt.

Alternativ können Sie die Belege auch markieren und diese per Drag & Drop in die Liste der ausgegebenen Felder links schieben. Um alle ausgewählten Belegarten in einer Spalte im Bericht auszugeben, klicken Sie auf den Button „Gruppe hinzufügen“.

Hinweis: Vom Reisekostengrundlagen-Administrator neu angelegte Belegarten werden nicht automatisch in den Controllingberichten aufgeführt, da diese Berichte individuell angepasst werden können.

Reisekosten archivieren

Mit HRworks archivieren Sie Ihre Reisekosten vollständig direkt in der Reisekosten Software. Archivierte Reisen können nicht mehr verändert oder gelöscht werden und stehen jederzeit für Auswertungen zur Verfügung. Sie sparen Zeit für zusätzliche Arbeitsschritte und weitere Kosten für eine Archivierungssoftware.

Die abgerechneten Reisekosten archivieren Sie im Menü “Admin/Reisemanagement/ Abrechnung/Archivierung”. Archivierte Reisekostenabrechnungen können danach weder verändert noch gelöscht werden.

Tragen Sie im oberen Bereich der Maske das Datum ein, bis zu dem abgerechnete Reisekosten berücksichtigt werden sollen. Die Abrechnungen bis zu diesem Datum werden für die Archivierung berücksichtigt. Abrechnungen, die zeitlich dahinter liegen werden in das Archiv nicht miteinbezogen.

Im Bereich „Organisationseinheiten“ können Sie eingrenzen, auf welche Abteilungen die Archivierung angewendet werden soll. Starten Sie den Archivierungsvorgang mit Klick auf den Button „Archivierung starten“.

Geben Sie im nachfolgenden Dialogfenster das Wort “Archivieren” ein und bestätigen Sie den Vorgang mit “Ok”.

Im unteren Bereich können Sie den Fortschritt des Archivierungsvorgangs überprüfen.

Übersicht der Reisekostenabrechnung

In Menü “Admin/Reisemanagement/Abrechnung/Abrechnung” sehen Sie die Reisekostenabrechnungen, die in HRworks auf den Status „Abgerechnet“ gesetzt wurden. Um das Protokoll für die Abrechnungen zu aktivieren, setzen Sie im Menü Administrator/Reisemanagement/Abrechnung/Einstellungen den Haken in der Registerkarte „Berichte“: “Soll jede Statusänderung von Reisen auf den Status ‚Abgerechnet‘ protokolliert werden, sodass darüber ein Bericht aufgerufen werden kann?”

Wählen Sie bei „Beginn Datum“ und „Ende Datum“ den Zeitraum aus, über den Sie sehen möchten, wann Reisekosten auf „Abgerechnet“ gesetzt wurden.

Letztes Update am 23. September 2021

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