Reiseantrag stellen

In folgendem Artikel erfahren Sie, wie Sie für Ihre geplante Dienstreise einen Reiseantrag stellen und aus diesem eine Reisekostenabrechnung erfassen.

Neuen Reiseantrag erstellen

Um einen Reiseantrag zu stellen, wählen Sie im Bereich “Eingang/Dashboard” den Button “Neu” und anschließend “Reisekostenabrechnung/Reiseantrag”.

Tragen Sie im nachfolgendem Fenster den Zeitraum der geplanten oder bereits erfolgten Dienstreise ein:

Reisedaten eintragen

Der Reiseantrag öffnet sich in einer neuen Registerkarte. Tragen Sie hier die Eckdaten des Antrags ein. Sollen während der Reise Zwischenorte besucht werden, können Sie diese ebenfalls hinterlegen. Die Kostenstelle wird Ihnen in der Regel bereits vorgeschlagen. Falls dies nicht der Fall sein sollte, oder Sie eine andere Kostenstelle auswählen möchten, können Sie diese aus dem Dropdown-Menü selektieren. Das Gleiche gilt für Kostenträger. Wurde das Feld zum Eintragen der voraussichtlichen Kosten von Ihrem Administrator aktiviert, können Sie diese ebenfalls eingeben. 

Erstellen Sie einen Reiseantrag für eine Reise ins Ausland, haben Sie die Möglichkeit, mit Klick auf “Neuer A1-Antrag” eine A1-Bescheinigung bei Ihrem Administrator zu beantragen.

Diese Anträge werden anschließend durch den Prüfer an die zuständige Krankenkasse übermittelt. Sobald die Krankenkasse einen solchen Antrag erhält, sendet sie eine A1-Antragsbestätigung zurück. Diese stellt bei einer Überprüfung während der Dienstreise einen gültigen Nachweis dar. Hat die Krankenkasse den Antrag geprüft, sendet sie die finale A1-Bescheinigung. Beide Dokumente werden durch den A1-Prüfer an Ihren Antrag angehängt, sodass Sie darüber informiert werden und jederzeit im Menü “Mitarbeiter/Reisemanagement/A1-Anträge” Zugriff darauf haben.

Im Reiseantragsmenü links haben Sie die Möglichkeit, diverse Reiseantragsdokumente (wie z. B. eine Dienstreise-Agenda) im PDF-Format anzuhängen. Aus dem hinterlegten Antrag können Sie einen Bericht erstellen und es bei Bedarf als PDF-Dokument mit allen angehängten Dateien ausdrucken. Dieser erscheint im Menü “Bericht”.

Haben Sie alle erforderlichen Informationen zu Ihrer Dienstreise eingetragen, klicken Sie auf “Beantragen”, um den Antrag an den Genehmiger weiterzuleiten.

Anschließend öffnet sich ein Dialogfenster mit der Meldung, dass der Antrag geschlossen und zur Genehmigung weitergeleitet wird. Bestätigen Sie diese Meldung mit “Ja”.

Genehmigung des Reiseantrages

Wurde die beantragte Reise von Ihrem Vorgesetzten bzw. dem Reisekostengenehmiger akzeptiert, werden Sie darüber mit folgender E-Mail informiert:

 

Sollten Sie aufgrund der internen E-Mail-Einstellungen Ihrer Firma keine Nachricht erhalten, schauen Sie sich den Status Ihres Antrags im Menü “Reisemanagement/ Reiseanträge” an. Wurde der Antrag akzeptiert, kann die Reise durchgeführt werden. 

Reisekostenabrechnung erfassen

Wurde Ihr Reiseantrag genehmigt und Ihre Reise abgeschlossen, werden Sie von HRworks im Menü “Reisemanagement/Reiseanträge” automatisch gefragt, ob Sie aus dem erfassten Antrag eine Reisekostenabrechnung erstellen möchten. Bestätigen Sie die Frage mit “Ja” und führen Sie anschließend die Abrechnung durch. 

Auch im Bereich “Eingang/Zu erledigen” werden Sie darauf mit folgender Aufgabe hingewiesen: “Erstellen Sie die Reisekostenabrechnung für getätigte Reisen, deren Anträge genehmigt wurden.” Mit Doppelklick auf die Aufgabe werden Sie in das entsprechende Menü zur Bearbeitung weitergeleitet. Bestätigen Sie auch hier die automatische Frage mit “Ja” und bearbeiten Sie die Abrechnung.

Haben Sie mit “Nein” geantwortet, können Sie aus dem Antrag auch zu einem späteren Zeitpunkt eine Reisekostenabrechnung erstellen. Mit Rechtsklick auf die entsprechende Reise wählen Sie die Option “Reisekostenabrechnungen aus Reiseanträgen erstellen”.

Wechseln Sie anschließend in das Menü “Reisemanagement/Reisekostenabrechnungen” und öffnen Sie mit Doppelklick die gewünschte Abrechnung. Die bereits erfassten Daten wurden vom erstellten Reiseantrag übernommen. Bearbeiten Sie die während der Reise entstandenen Änderungen und hinterlegen Sie anschließend die angefallenen Kosten. Klicken Sie entweder auf den Button “Weiter” oder öffnen Sie direkt das Menü “Belege”.

Belege erfassen

In diesem Menü werden die Ihnen vorliegenden Belege einzeln erfasst und gespeichert. Erfassen Sie den ersten Beleg, indem Sie aus dem Dropdown-Menü die entsprechende Belegart auswählen. Tragen Sie im Feld “Text” eine nähere Beschreibung des Beleges ein, z. B. den Namen der Tankstelle. Je nach Belegart müssen weniger oder mehr Felder ausgefüllt werden. Bei einem Hotelbeleg wird das Datum des Beleges und das Enddatum der Übernachtung bereits eingetragen. Erfassen Sie den Bruttobetrag und wählen Sie die entsprechende Zahlungsart aus.

Haben Sie den Betrag in einer Fremdwährung gezahlt, wählen Sie die entsprechende Währung aus. Im Feld “Kurs” können Sie einen eigenen Wechselkurs für die gewählte Währung angeben. Bleibt das Feld leer, verwendet HRworks den tagesaktuellen Systemkurs. Sichern Sie Ihre Angaben über den Button “Speichern”, erscheint der Beleg oben in der Liste der bereits erfassten Belege. Tragen Sie anschließend alle weiteren Belege genauso ein.

Sowohl über die verfügbaren Buttons als auch mit Rechtsklick auf jeweilige Belege können Sie diese kopieren, aufteilen, löschen oder zu den Zuzuordnenden Belegen verschieben. Haben Sie in Ihren vorherigen Abrechnungen ähnliche Belege hinterlegt, wählen Sie optional die Möglichkeit “Belege aus anderen Reisekostenabrechnungen kopieren”. In der Kopie eines Beleges müssen Sie nur noch die Daten anpassen. Haben Sie alle Belege erfasst, klicken Sie auf “Weiter”.

Digitale Belege anhängen

Im Menü “Digitale Belege” können Sie Ihre gescannten Belege an die Reise anhängen. Wie das geht, erfahren Sie in der Dokumentation “Digitale Belege anhängen. Ist diese Funktion bei Ihnen nicht aktiviert, fahren Sie mit mit dem nächsten Schritt fort. Klicken Sie auf “Weiter”, um die Kilometerangaben zu erfassen.

Kilometerangaben hinterlegen

Öffnen Sie das Menü “Kilometer”, um mit der Erfassung fortzufahren. Selektieren Sie einen der im Dropdown-Menü verfügbaren Fahrzeugtypen oder legen Sie mit Klick auf den Button “Fahrzeuge” ein neues Fahrzeug an. Tragen Sie ggf. eine nähere Beschreibung zur Fahrtstrecke sowie die Kostenstelle bzw. den Kostenträger ein und speichern Sie den Vorgang. Um mit der Erfassung fortzufahren, klicken Sie auf “Weiter”.

Außerdem können Sie die Kilometer, die Sie auf Ihrer Dienstreise zurückgelegt haben, durch Google Maps berechnen lassen. Sobald Sie hier den Abfahrts- sowie den Zielort eintragen und über das markierte Icon den Button “Distanz berechnen” wählen, wird Ihnen die schnellste Route angezeigt.

Achtung: Dies ist nur möglich, wenn der zuständige Administrator einen eigenen “Google Maps API Key” in der Google API Console beantragt und diesen in den Einstellungen Ihrer Firma hinterlegt.

Tagesangaben bearbeiten

Im Menü “Tagesangaben” werden Angaben zu den Ländern und den während der Reise erhaltenen Mahlzeiten vorgenommen. HRworks berechnet automatisch die Tagespauschale und nimmt je nach Einstellung die Kürzung für das Frühstück aufgrund des eingetragenen Hotelbeleges vor. Falls Ihre Reise nicht in Deutschland stattfand, können Sie das Land pro Tag mit Klick in die Zeile ändern.

Um diese Änderung für weitere Tage zu übernehmen, klicken Sie auf “Mehrere Tage ändern” oder “Alle Tage ändern”. Betrifft diese Änderung nur bestimmte Tage, klicken Sie auf “Selektierte Tage ändern”. Verwenden Sie die gleiche Vorgehensweise auch bei den Kürzungen für Mahlzeiten oder nehmen Sie die Änderung direkt in der Zeile des entsprechenden Tages vor. Um mit der Erfassung fortzufahren, klicken Sie auf “Weiter”.

Erfassung der Reise abschließen

Im Menü “Berichte” können Sie sich zu jeder Reisekostenabrechnung einen oder mehrere Berichte anzeigen und ausdrucken lassen. Kontrollieren Sie Ihre Angaben und drucken Sie den Kostenbericht aus. Danach werden Sie automatisch gefragt, ob Sie die Abrechnung abschließen möchten. Haben Sie alle Angaben korrekt hinterlegt, bestätigen Sie die Meldung mit “Ja”. Reichen Sie den ausgedruckten Bericht mit den Originalbelegen zur buchhalterischen Prüfung ein. Alternativ können Sie die Reisekostenerfassung auch mit einem Klick auf “Fertig” abschließen. Die Reise wird nun geschlossen und dem Vorgesetzten automatisch per E-Mail zur Freigabe zugestellt. In Ihrer Reisekosten- übersicht können Sie die Abrechnung weiterhin sehen, aufrufen sowie den aktuellen Status nachverfolgen.

Letztes Update am 12. April 2021

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