FLOW – Projekte als Projektverantwortlicher verwalten und auswerten

In folgendem Artikel erfahren Sie, wie Sie als Projektverantwortlicher Projekte verwalten und die dazugehörigen Berichte erstellen.

Als Projektverantwortlicher erhalten Sie in HRworks den zusätzlichen Menüpunkt „Projektverwaltung“. Unter „Projektverwaltung/Projekte“ haben Sie die Möglichkeit die Ihnen zugewiesenen Projekte zu verwalten und den Stand Ihrer Projekte im Blick zu behalten. Hier sehen Sie relevante Eckdaten des Projekts wie den Auftraggeber, den Projektstatus und den Projektzeitraum. Außerdem erhalten Sie Informationen über die gebuchten Projektzeiten und deren Verhältnis zum Planstunden-Budget. Im Menü „Projektverwaltung/Berichte“ können Sie Auswertungen für Ihre Projekte erstellen.


Im Dashboard des Menüpunkts erhalten Sie einen schnellen Überblick über die aktuell laufenden Projekte sowie die zuletzt erstellten und abrufbaren Berichte. Per Klick auf die Dashboardkachel oder eines der Elemente werden Sie unmittelbar in den entsprechenden Menüpunkt weitergeleitet.
Hinweis: Projekte verfügen stets über ein Planstunden-Budget. Als Projektverantwortlicher werden Sie von HRworks automatisch per E-Mail informiert, sobald 80 % und 100 % des Planstunden-Budgets erreicht sind.

Grundlagen bearbeiten

Projektstatus anpassen

Als Projektverantwortlicher haben Sie die Möglichkeit den Status Ihrer Projekte anzupassen. Der Status eines Projekts beeinflusst, ob die Projektteilnehmer Zeiten auf dieses erfassen können. 

Befindet sich ein Projekt „In Planung“ hat dieses noch nicht begonnen und es können noch keine Zeiten darauf erfasst werden. Das Projekt kann nicht zurück in diesen Status gesetzt werden, nachdem Zeiten darauf erfasst wurden. 

Im Status „Aktiv“ ist ein Projekt in Arbeit und es können zwischen dem Beginn und Ende Datum Zeiten darauf erfasst werden. 

Ein Projekt im Status „Gesperrt“ wurde unter- oder abgebrochen und es können keine weiteren Zeiten darauf erfasst werden. Das Projekt kann bei Bedarf wieder in den Status „Aktiv“ gesetzt werden. 

Im Status „Abgeschlossen“ wurde das Projekt vollendet und es können keine weiteren Zeiten darauf erfasst werden. Das Projekt kann bei Bedarf wieder in den Status „Aktiv“ gesetzt werden.

Der Projektstatus lässt sich innerhalb eines geöffneten Projekts im Dashboard als auch im Menüpunkt „Grundlagen“ anpassen.

 

Zusätzlich lässt sich der Status eines Projekts über die Projektübersicht im Menü „Projektverwaltung/Projekte“ per Klick auf das …-Menü anpassen. 

In der Projektübersicht können Sie den Status mehrere Projekte auch gleichzeitig ändern. Selektieren Sie hierzu die gewünschten Projekte und klicken Sie auf den Button „Status ändern“.

Ende Datum anpassen

Neben der Statusanpassung haben Sie als Projektverantwortlicher auch die Möglichkeit das Ende Datum eines Projekts anzupassen. Neben dem Projektstatus entscheidet auch der Projektzeitraum darüber, ob Zeiten auf ein Projekt gebucht werden können. Die Projektteilnehmer können nur innerhalb des Projektzeitraums Zeiten auf ein Projekt buchen. 

 

Die Anpassung des Datums kann im Menüpunkt „Grundlagen“ vorgenommen werden. Hierbei entscheiden Sie, ob ein festes oder ein offenes Ende Datum für das gewünschte Projekt gelten soll.

Projektteam verwalten

Im Menüpunkt „Projektteam“ erhalten sie eine Übersicht über die zugeordneten Projektteilnehmer. Zusätzlich können Sie den Aktivitätsstatus von Personen bearbeiten als auch fehlende Zeiterfassungsarten bei dem zuständigen Personen-Administrator anfordern. 

Aktivitätsstatus bearbeiten

Hat eine Person ihren Anteil am Projekt erfüllt und soll keine weiteren Zeiten auf dieses erfassen können, haben Sie in der Registerkarte „Projektteam“ die Möglichkeit diese Person auf inaktiv zu setzen. Der Aktivitätsstatus einer Person kann über den Aktionsbutton in der Personenübersicht geändert werden. 

Zusätzlich lässt sich der Aktivitätsstatus mehrerer Personen gleichzeitig ändern. Selektieren Sie hierzu die gewünschten Personen und klicken den Button „Status ändern“.

 

Personen im Status „Inaktiv“ können keine weiteren Zeiten auf dieses Projekt erfassen, bis der Aktivitätsstatus wieder auf „Aktiv“ geändert wird. 

Zeiterfassungsart anfordern

Um Projektzeiten erfassen zu können benötigen die Projektteilnehmer eine Zeiterfassungsart, welche die online Zeiterfassung erlaubt. Ob eine Person des Projektteams eine passende Zeiterfassungsart besitzt, können Sie der Spalte „Online Zeiterfassungsart“ entnehmen. Wurde einer Person keine passende Zeiterfassungsart zugewiesen, haben Sie die Möglichkeit, diese bei dem entsprechenden Personen-Administrator anzufordern. Dies kann analog wie die Änderung des Aktivitätsstatus per Aktionsbutton oder über die Mehrfachselektion erfolgen. 

Nach Klick auf „Zeiterfassungsart anfordern“ öffnet sich ein Eingabefenster, in dem Sie den benötigten Zeitraum der Zeiterfassungsart angeben können. 

 

Ferner werden Sie von HRworks über einen Banner innerhalb des Menüpunkts „Projektteam“ automatisch über Personen ohne eine passende Zeiterfassungsart informiert. Per Klick auf „Anfordern“ öffnet sich das entsprechende Eingabefenster zur Eingabe des Zeitraums der Zeiterfassungsart. 

Teilprojekte verwalten

Für den Fall, dass Ihr Projekt in mehrere Teilprojekte untergliedert wurde, können Sie diese im Menüpunkt „Teilprojekte“ einsehen. Unter „Admin/Zeitwirtschaft/Projektzeiterfassung/Projekte“ erhalten Sie einen Überblick über den Stand der Projekte. Hier sehen Sie wie viele Arbeitsstunden bereits auf das Teilprojekt gebucht wurden und wie sich diese zum Planstunden-Budget verhalten. Analog zu Ihrem Oberprojekt können Sie außerdem den Status der Teilprojekte anpassen. Auf Teilprojekte im Status „Gesperrt“ und „Abgeschlossen“ können von den Projektteilnehmern keine Zeiten mehr gebucht werden.

Zum Bearbeiten der Teilprojekte und zur Einsicht auf weitere Projektdetails klicken Sie auf das gewünschte Objekt oder öffnen das Teilprojekt über den entsprechenden Aktionsbutton in einem neuen Tab. Über den Schnellzugriff können Sie zudem aus jedem Menüpunkt heraus schnell und unkompliziert ein gewünschtes Teilprojekt öffnen. 

 

Berichte erstellen

Im Menü “Projektverwaltung/Berichte” haben Sie die Möglichkeit, die erfassten Projektzeiten auszuwerten.

Wählen Sie zunächst die gewünschte Berichtsart, das Dateiformat und das gewünschte Projekt aus den vorhandenen Dropdown-Menüs aus. Zusätzlich Können Sie einen spezifischen Auswertungszeitraum wählen oder alle Projektzeiten unabhängig des Datums auswerten. Im Anschluss an die Berichtskonfiguration klicken Sie auf “Erstellen”. Steht der Status im unteren Bereich auf “Erfolgreich erstellt”, laden Sie den Bericht mit Klick auf den Aktionsbutton herunter. 

 

Die Kurzübersicht ermittelt pro Projekt die Summe der gestempelten Zeiten und gleicht diese mit dem hinterlegten Stundenbudget ab.

Daneben steht Ihnen ein Bericht über die Projektarbeitszeiten pro Projekt zur Verfügung.

Im Bericht Projektarbeitszeit pro Person sehen Sie, auf welche Projekte ein Mitarbeiter im gewählten Zeitraum seine Arbeitszeiten erfasst hat.

Letztes Update am 25. August 2021

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