Projekte anlegen, verwalten und auswerten (Administrator)

In folgendem Artikel erfahren Sie, wie Sie Projekte anlegen und verwalten sowie die dazugehörigen Berichte erstellen.

Rollen zuweisen

Weisen Sie als Master-Administrator den für die Verwaltung von Projekten zuständigen Personen zunächst die entsprechende Rolle zu. Öffnen Sie hierzu als Master-Administrator unter “Admin/Personen/Personen” mit Doppelklick die gewünschten Personen und navigieren in das Menü “Rollen und Berechtigungen”. Setzen Sie hier unter “Zeitwirtschaft” den Haken bei „Projektzeiterfassungs-Administrators“. Den Vorgang schließen Sie mit dem “Speichern” Button ab.  

 

Der Projektzeiterfassungs-Administrator erhält Einsicht in folgende Daten aller Personen (unabhängig der gewählten Organisationseinheiten für diese Rolle):

Bild, Nachname, Vorname, Personalnummer, Benutzerkennung, Kostenstelle, Kostenträger, Eintritts- und Austrittsdatum, Position, Organisationseinheit, Land für gesetzliche Regelungen, Währung, Ausgeschieden.

Wurde ein Projektzeiterfassungs-Administrator zugewiesen, so erhält dieser Zugriff auf den Bereich „Admin/Zeitwirtschaft/Projektzeiterfassung“. Hier können Projekte und Auftraggeber angelegt und verwaltet werden. Zusätzlich haben Sie in diesem Bereich die Möglichkeit Berichte und Auswertungen zu erstellen.

Projekte erstellen

Unter „Admin/Zeitwirtschaft/Projektzeiterfassung/Projekte“ kann der Projektzeiterfassungs-Administrator neue Projekte erstellen, bei Bedarf in Teilprojekte untergliedern und die Projektteams definieren. 

Um mit der Erstellung zu beginnen, klicken Sie auf den Button „Neu“ und wählen „Neues Projekt“.

Die Projekte-Ansicht von HRworks. Es ist wird noch kein Projekt angezeigt. Der Button "Neu" ist ausgeklappt und "Neues Projekt" markiert.

Grundlagen

Als Projektverantwortlicher erhalten Sie in HRworks den zusätzlichen Menüpunkt „Projektverwaltung“. Unter „Projektverwaltung/Projekte“ haben Sie die Möglichkeit die Ihnen zugewiesenen Projekte zu verwalten und den Stand Ihrer Projekte im Blick zu behalten. Hier sehen Sie relevante Eckdaten des Projekts wie den Auftraggeber, den Projektstatus und den Projektzeitraum. Außerdem erhalten Sie Informationen über die gebuchten Projektzeiten und deren Verhältnis zum Planstunden-Budget. 

Im Menü „Projektverwaltung/Berichte“ können Sie Auswertungen für Ihre Projekte erstellen. 

Im Dashboard des Menüpunkts erhalten Sie einen schnellen Überblick über die aktuell laufenden Projekte sowie die zuletzt erstellten und abrufbaren Berichte. Per Klick auf die Dashboardkachel oder eines der Elemente werden Sie unmittelbar in den entsprechenden Menüpunkt weitergeleitet.

Hinweis: Projekte verfügen stets über ein Planstunden-Budget. Als Projektverantwortlicher werden Sie von HRworks automatisch per E-Mail informiert, sobald 80 % und 100 % des Planstunden-Budgets erreicht sind.

 

Tragen Sie zunächst einen eindeutigen Namen und die ID des neuen Projekts ein und wählen Sie den Auftraggeber des Projekts aus. Alternativ können Sie über den „Plus“ Button neben dem Auftraggeber-Feld direkt einen neuen Auftraggeber anlegen. Legen Sie zusätzlich einen Projektverantwortlichen fest, welcher für die Verwaltung des Projekts vorgesehen ist. Definieren Sie anschließend das Beginndatum und wählen Sie, ob es ein festes oder offenes Endedatum gibt. Zeiten können nur im eingegebenen Zeitraum auf das Projekt gebucht werden. Neben dem Zeitraum hat auch der Status einen Einfluss darauf, ob Zeiten auf dem Projekt erfasst werden können: Dies ist nur im Status „Aktiv“ möglich.

 

Legen Sie zudem ein Stundenbudget fest, um während der Projektlaufzeit im Blick zu behalten, wie weit das Projekt fortgeschritten ist. Werden nachträglich Teilprojekte für ein Projekt erstellt, setzt sich das neue Stundenbudget aus der Summe aller Teilprojekt-Budgets zusammen. 

Auftraggeber

Im Menüpunkt „Admin/Zeitwirtschaft/Projektzeiterfassung/Auftraggeber“ können Sie als Projektzeiterfassungs-Administrator über den „Neu“ Button Auftraggeber anlegen und bereits erstellte Auftraggeber einsehen. Jeder Auftraggeber benötigt einen eindeutigen Namen und eine eindeutige Nummer. Sofern keine weiteren Projekte für einen Auftraggeber erstellt werden sollen können diese auf inaktiv gesetzt werden. Per Rechtsklick besteht darüber hinaus die Möglichkeit neue Projekte für den selektierten Auftraggeber zu erstellen. Des Weiteren kann über die Projekt-Statistik die Anzahl der Projekte, die Anzahl der abgeschlossenen Projekte sowie die insgesamt gebuchte Zeit pro Auftraggeber eingesehen werden. 

Projekt-ZEF Auftraggeber

Wollen Sie ein Projekt für einen Auftraggeber erstellen, welcher noch nicht in HRworks angelegt ist, so können Sie diesen auch direkt bei der Erstellung des Projekts anlegen. Klicken Sie einfach auf den „Plus“-Button rechts neben dem Auftraggeber-Feld. Es öffnet sich ein Fenster, in welchem Sie den Namen und die Nummer des neuen Auftraggebers erfassen können.

Projektverantwortlicher

Der im Projekt zugeordnete Projektverantwortliche hat Einsicht in die Eckdaten des Projekts und auf das Projektteam. Zudem kann dieser das Ende Datum und den Status des Projektes anpassen. Außerdem können Projektteilnehmer durch den Projektverantwortlichen auf inaktiv gesetzt werden, wodurch diese temporär keine Zeiten mehr auf das Projekt erfassen können. Der Projektverantwortliche erhält außerdem E-Mail-Benachrichtigungen zu Projekten, vor Erreichen des Ende Datums und des Stundenbudgets. Verfügt ein Projekt über Teilprojekte, gilt der Projektverantwortliche auch für diese. 

Teilprojekte erstellen

Um Ihr Projekt weiter zu untergliedern und Projektteams gezielter einzuteilen, können Sie Teilprojekte erstellen. Wählen Sie ein bestehendes Projekt aus, klicken auf den Button „Neu“ und wählen „Neues Teilprojekt“. 

Jedes Teilprojekt verfügt über einen eigenen Namen, eine ID sowie einen Zeitraum, welcher sich im Rahmen des übergeordneten Projektes bewegen muss. Wurden Teilprojekte erstellt, so setzt sich das Stundenbudget des übergeordneten Projekts aus der Summe der Teilprojekt-Budgets zusammen und es können nur noch Zeiten auf die Teilprojekte gebucht werden.

Der Projektverantwortliche für das übergeordnete Projekt ist automatisch auch für die Teilprojekte zuständig.

Hinweis: Um wiederkehrende Projekte möglichst zeitsparend anlegen zu können, haben Sie die Möglichkeit per Rechtsklick ein gewünschtes Projekt zu kopieren. Hierbei werden die zentralen Eckdaten des Projekts sowie die Teilprojekte kopiert. Über eine Eingabemaske muss lediglich der Projektname, die ID & der Auftraggeber neu definiert werden. Per Checkbox können Sie zudem entscheiden ob auch die Projektteams übernommen werden sollen. 

Projektteams definieren

Nachdem ein Projekt erstellt wurde, können Sie als Projektzeiterfassungs-Administrator in der Registerkarte „Projektteam“ die am Projekt beteiligten Personen zuordnen. Klicken Sie hierfür auf den Button „Personen dem Projektteam zuordnen“. 

Wählen Sie in dem sich öffnenden Fenster die Personen aus, welche dem Projektteam angehören sollen und bestätigen die Auswahl mit dem Button „Auswahl anwenden“.

Verfügt ein Projekt über Teilprojekte, so können Personen, die im Hauptprojekt zugeordnet sind, Zeiten auf alle Teilprojekte erfassen. Personen, welche ausschließlich in Teilprojekten zugeordnet sind, können Zeiten auch nur auf diese buchen. In der Personenübersicht eines Teilprojekts werden sowohl die Personen des Hauptprojekts als auch des ausgewählten Teilprojekts aufgeführt. Die ausschließlich dem Teilprojekt zugeordneten Personen werden durch kursive Schreibweise kenntlich gemacht.  

Zeiterfassungsart zuordnen oder anfordern

Um Projektzeiten erfassen zu können benötigen die Projektteilnehmer eine Zeiterfassungsart, welche die online Zeiterfassung erlaubt. Ob eine Person des Projektteams eine passende Zeiterfassungsart besitzt, können Sie der Spalte „Online Zeiterfassungsart“ entnehmen. Für den Fall, dass Sie neben Ihrer Rolle als Projektzeiterfassungs-Administrator auch Personen-Administrator sind, können Sie den Projektteilnehmern per Rechtsklick direkt aus der Personenübersicht eine passende Zeiterfassungsart zuordnen. 

 

Nach Klick auf „Zeiterfassungsart zuordnen“ öffnet sich ein Assistent, in dem Sie die gewünschte Zeiterfassungsart und den benötigten Zeitraum auswählen können. Für den Fall, dass Sie nicht über die Rolle als Personen-Administrator verfügen, haben Sie die Möglichkeit per Rechtsklick bei dem zuständigen Personen-Administrator eine Zeiterfassungsart anzufordern. 

Empfohlene Einstellungen für die Zeiterfassungsart

Projektarbeitszeiten können nur online erfasst werden. Eine Stempelung am Kiosk ist nicht möglich. Die Projektzeiten können durch die Mitarbeiter in Abhängigkeit des Bearbeitungszeitraums der zugewiesenen Zeiterfasstungsart bearbeitet werden.

Für einen möglichst reibungslosen Ablauf bzgl. der Erfassung und Weitergabe der Projektzeiten empfehlen wir daher eine Zeiterfassungsart, welche folgende Eigenschaften besitzt:

 

Zugelassene Geräte: „Nur online“ oder „Online und Kiosk“

Bearbeitungszeit: Max. 3 Tage

Pausenregelegung: Keine 

Die Einrichtung der Zeiterfassungsarten erfolgt durch den Zeiterfassungs-Grundlagen-Administrator. Die Zuordnung der Zeiterfassungsarten wird durch den Personen-Administrator ausgeführt. 

Personenzuordnung inaktiv setzen

Hat eine Person ihren Anteil am Projekt erfüllt und soll keine weiteren Zeiten auf dieses erfassen können, haben Sie in der Registerkarte „Projektteam“ via Rechtsklick-Kontextmenü die Möglichkeit diese Person auf inaktiv zu setzen.

Die Person kann nun keine weiteren Zeiten auf dieses Projekt erfassen, bis der Aktivitätsstatus wieder auf „Aktiv“ geändert wird.

Projekte verwalten

Unter „Admin/Zeitwirtschaft/Projektzeiterfassung/Projekte“ erhalten Sie einen Überblick über den Stand der Projekte. Sie sehen, wie viele Arbeitsstunden bereits auf das Projekt gebucht wurden und wie sich diese zum Planstunden-Budget verhalten.

 

Des Weiteren können Sie den Status, den Projektzeitraum, das Planstunden-Budget sowie den Projektverantwortlichen ändern. Ferner können Projektteams laufend durch zusätzliche Personen erweitert oder bestehende Projektteilnehmer auf „inaktiv“ gesetzt werden. 

Status ändern

Der Status eines Projekts bestimmt im Zusammenspiel mit dem Zeitrahmen, ob Personen im Projektteam Zeiten auf dieses erfassen können.

Im Status „In Planung“ hat das Projekt noch nicht begonnen und es können noch keine Zeiten erfasst werden. Das Projekt kann nicht zurück in diesen Status gesetzt werden, nachdem bereits Zeiten erfasst wurden.

Im Status „Aktiv“ ist ein Projekt in Arbeit und es können zwischen dem Beginn und Ende Datum Zeiten darauf erfasst werden.

Im Status „Gesperrt“ wurde das Projekt unter- oder abgebrochen und es können keine weiteren Zeiten darauf erfasst werden. Das Projekt kann bei Bedarf wieder in den Status „Aktiv“ gesetzt werden.

Im Status „Abgeschlossen“ wurde das Projekt vollendet und es können keine weiteren Zeiten darauf erfasst werden. Das Projekt kann bei Bedarf wieder in den Status „Aktiv“ gesetzt werden.

Berichte erstellen

Im Menü “Admin/Zeitwirtschaft/Projektzeiterfassung/Berichte” haben Sie die Möglichkeit, die erfassten Projektzeiten auszuwerten.

Wählen Sie zunächst die gewünschte Berichtsart und das Dateiformat aus den vorhandenen Dropdown-Menüs aus. In den weiteren Registerkarten bestimmen Sie, welche Projekte, Organisationseinheiten, Personen und welcher Zeitraum bei der Auswertung berücksichtigt werden soll. Im Anschluss an die Berichtskonfiguration klicken Sie auf “Bericht erstellen”. Steht der Status im unteren Bereich auf “Erfolgreich erstellt”, laden Sie den Bericht mit Klick auf “Download” oder mit einem Doppelklick herunter.

Die Kurzübersicht ermittelt pro Projekt die Summe der gestempelten Zeiten und gleicht diese mit dem hinterlegten Stundenbudget ab.

Daneben steht Ihnen ein Bericht über die Projektarbeitszeiten pro Auftraggeber und pro Projekt zur Verfügung.

Im Bericht Projektarbeitszeit pro Person sehen Sie, auf welche Projekte ein Mitarbeiter im gewählten Zeitraum seine Arbeitszeiten erfasst hat.

Die aufgeführten Zeiten entsprechen hierbei den erfassten Zeiten. Sie werden nicht durch Begrenzungen der frühesten oder spätesten Stempelzeit, der maximal erlaubten täglichen Arbeitszeit oder automatischen Pausenregelungen verkürzt. Standardmäßig werden die Zeiten in den Berichten in Industriestunden ausgegeben, dies kann im Berichte-Layout jedoch angepasst werden.

Letztes Update am 26. April 2021

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