Organisationseinheiten anlegen (Administrator)

In folgender Dokumentation erfahren Sie, wie Sie Ihre Organisationseinheiten in HRworks anlegen.

Einführung

Öffnen Sie das Menü “Admin/Grundlagen/Organisationseinheiten” und legen Sie hier die Aufbauorganisation Ihres Unternehmens fest. Über Organisationseinheiten können Sie Ihr Unternehmen in zahlreiche Abteilungen und Kostenstellen aufteilen. Legen Sie über den Button „Neu“ so viele Organisationseinheiten an, wie Sie benötigen. Diese können Sie entsprechend benennen und per Drag&Drop in eine Baumstruktur ordnen.

Möchten Sie mehrere Organisationseinheiten gleichzeitig eintragen, wählen Sie dazu den Button “Import”. Im darauf folgenden Fenster finden Sie ein Beispiel, wie Sie eine Import-Datei erstellen.

Tipp: Erfassen Sie die Angaben Ihrer Organisationseinheiten in der vorgegebenen Reihenfolge in einer Excel-Tabelle und speichern Sie diese im CSV-Format. Beachten Sie dabei, dass die Datei keine Spaltenbezeichnungen bzw. Überschriften beinhaltet. Laden Sie anschließend die Datei über den Button “Datei auswählen” hoch und klicken Sie auf “Upload”. Schließen Sie den Vorgang mit “Import” ab.

Jeder Organisationseinheit können Sie Personen, Belegarten, Zahlungsarten, Spesengruppen, Abwesenheitsarten, Kostenstellen und Kostenträger zuordnen. Jede Person in einer Organisationseinheit kann auf die dort zugeordneten Elemente zugreifen. So könnten Sie z. B. abbilden, dass bestimmte Personen nur ausgewählte Belegarten verwenden dürfen. 

Personen zuordnen

Markieren Sie eine Organisationseinheit und öffnen Sie die Registerkarte “Personen”. Mit Klick auf “Personenauswahl” oder per Button “Hinzufügen” ordnen Sie hier die Mitarbeiter Ihres Unternehmens der entsprechenden Organisationseinheit zu. Die zugeordneten Personen können jederzeit aus der Organisationseinheit entfernt werden.

Reisekosten verwalten

Spesengruppen zuordnen

Die einzelnen Pauschalen bzw. Diäten hinterlegen und bearbeiten Sie zuerst im Menü “Admin/Reisemanagement/Grundlagen/Spesengruppen”. Hier, in der Registerkarte “Reisekosten → Spesengruppen”, weisen Sie der ausgewählten Organisationseinheit die entsprechenden Spesengruppen zu. 

Belegarten zuordnen

Die einzelnen Belegarten hinterlegen und bearbeiten Sie im Menü “Admin/Reisemanagement/Grundlagen/Belegarten”. Hier, in der Registerkarte “Reisekosten → Belegarten”, weisen Sie der ausgewählten Organisationseinheit die entsprechenden Belegarten zu. 

 

Zahlungsarten zuordnen

Die einzelnen Zahlungsarten hinterlegen und bearbeiten Sie im Menü “Admin/Reisemanagement/Grundlagen/Zahlungsarten”. Hier, in der Registerkarte “Reisekosten → Zahlungsart”, weisen Sie der ausgewählten Organisationseinheit die entsprechenden Zahlungsarten zu. 

 

Export-Struktur hinterlegen

Setzen Sie als Finanzbuchhaltungssystem SAP FI ein, können Sie hier einstellen, ob es sich bei den Organiationseinheiten um Mandanten, Geschäftsbereiche oder Buchungskreise handelt.

SEPA Export hinterlegen

Hier können Sie pro Organisationseinheit SEPA Konten hinterlegen. Damit erreichen Sie, dass innerhalb eines HRworks Mandanten unterschiedliche Konten zur Auszahlung verwendet werden können.

Buchungsparameter definieren

Legen Sie fest, für welche Belegarten die 70/30 Splittung der Bewirtungskosten angewendet werden soll, indem Sie diese anklicken. Markieren Sie mit gedrückter Steuerungstaste mehrere Bewirtungsbelegarten und tragen Sie anschließend auch das Konto ein, auf welches der zweite Buchungssatz für nicht-abzugsfähige Bewirtungskosten erfolgen soll. Im unteren Bereich tragen Sie die Kontonummer für die Kürzung der Verpflegungs- mehraufwendungen ein. In den meisten Fällen ist dies das Konto, das auch für die Verpflegungsmehraufwendungen verwendet wird.

70%-Regel

Erhaltene Vorschüsse

Kürzungen für Mahlzeiten

Steuer für Buchung von Mahlzeitenkürzungen und Vorschüssen

Definieren Sie hier einen neuen Steuersatz und Steuerschlüssel für die Buchung von Mahlzeitenkürzungen und Vorschüssen oder übernehmen Sie die Mehrwertsteuer der übergeordneten Organisationseinheit.

Kostenträger und Kostenstellen zuweisen

Die einzelnen Kostenstellen und Kostenträger hinterlegen und bearbeiten Sie im Menü “Admin/Grundlagen/Kostenrechnung”. Wenn diese nicht von der übergeordneten Organisationseinheit geerbt wurden, weisen Sie der ausgewählten Organisationseinheit die entsprechenden Kostenrechnungsobjekte zu.

 

Abwesenheits- und Krankmeldungsarten Organisationseinheiten zuordnen

Die einzelnen Abwesenheits- und Krankheitsarten hinterlegen und bearbeiten Sie im Menü “Admin/Grundlagen/Organisationseinheiten”. Wählen Sie die Organisationseinheit, die sie bearbeiten möchten. Unter dem Reiter „Zeitwirtschaft“ finden Sie die Abwesenheitsarten, Krankmeldungen und die passenden Einstellungen dazu. Hier, in der Registerkarte “Abwesenheiten”, weisen Sie der ausgewählten Organisationseinheit die entsprechenden Abwesenheitsarten zu. Sie können hier außerdem die Standard-Abwesenheitsart für jede Organisationseinheit wählen.

Abwesenheitsarten OE zuordnen

Die Zuordnung von Krankheitsarten zu den Organisationseinheiten finden Sie in der Registerkarte „Zeitwirtschaft/Krankmeldungen“

Legen Sie in der Registerkarte „Zeitwirtschaft/Einstellungen“ die vertraglich zu leistende Arbeitszeit eines Vollzeit-Mitarbeitenden fest. 

Daten für Reisemittelbestellungen hinterlegen

Legen Sie in der Registerkarte “Reisemittel bestellen” die E-Mailadressen fest, an die die Reisebestellungen gesendet werden sollen. Sie können für jede Kategorie (Hotel, Flug, etc.) eine eigene Adresse hinterlegen. Falls Sie feste Vertragspartner haben, können Sie auch Ihre jeweilige Kundennummer eintragen.

Reisemittel bestellen

Zugriff einsehen

Hier sehen Sie, welche Personen der ausgewählten Organisationseinheit über administrative Rollen verfügen oder wem die Abwesenheitsübersicht der dazugehörigen Mitarbeiter angezeigt wird .

Zugriff

Ansprechpartner zuordnen

In der Registerkarte “Ansprechpartner” legen Sie fest, welche internen Ansprechpartner Ihren Mitarbeitern über das Hamburger-Menü oben rechts angezeigt werden.

Letztes Update am 09. Oktober 2020

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