Mitarbeitergespräche verwalten (Administrator)

In folgendem Artikel erfahren Sie, wie Sie Terminvereinbarung und
Gesprächsvorbereitung für Vorgesetzte und ihre Mitarbeiter effizient durchführen.

Einführung

Mit der Funktion Mitarbeitergespräche wickeln Sie die komplette Terminvereinbarung und Gesprächsvorbereitung effizient ab. Dabei unterstützt Sie das HR Tool bei allen anfallenden Aufgaben rund um das Gespräch. Alle Inhalte werden im System gespeichert und sind für berechtigte Personen verfügbar. Als Administrator nehmen Sie die wichtigsten Einstellungen vor und definieren einen oder mehrere Fragebögen für unterschiedliche Abteilungen Ihrer Firma. Sie können Gespräche für Ihre Mitarbeiter erstellen oder die von Vorgesetzten, Mitarbeitern und dem Personalverwaltungs-Administrator erfassten bzw. beantragten Gespräche bearbeiten

Administrator-Rolle zuweisen

Weisen Sie zunächst der für die Mitarbeitergespräche zuständigen Person die entsprechende Administrator-Rolle zu. Dazu öffnen Sie als Master-Administrator unter “Admin/Personen/Personen” mit Doppelklick auf den entsprechenden Namen das Menü dieser Person. Setzen Sie anschließend in den “Rollen und Berechtigungen” den Haken unter “Personalverwaltung” in die Felder “Personalverwaltungs-Administrator” und “Personalverwaltungsgrundlagen-Administrator”. Wählen Sie im unteren Bereich der Maske, für welche Organisationseinheiten die zugewiesenen Rollen gelten sollen. Setzen Sie die Haken in die gewünschten Felder und bestätigen Sie die Auswahl mit Klick auf “Speichern”. Den gesamten Vorgang schließen Sie ebenfalls mit dem oberen Button “Speichern” ab. 

Einstellungen vornehmen

Legen Sie im Menü “Admin/Personalverwaltung/Mitarbeitergespräche/Einstellungen” das Intervall fest, in welchem Mitarbeitergespräche geführt werden sollen (z. B. alle 6 oder alle 12 Monate). Vorgesetzte werden an eine Terminvereinbarung erinnert, sobald 3/4 des Intervalls seit dem letzten Gespräch vergangen sind. Ebenfalls können Sie festlegen, ob Mitarbeiter selbst die Gespräche beantragen dürfen, oder ob diese nur vom Vorgesetzten oder dem Personalverwaltungs-Administrator initiiert werden können.

Fragebogen definieren

Definieren Sie im Menü “Admin/Personalverwaltung/Mitarbeitergespräche/Fragebogen” diverse Fragebögen für unterschiedliche Organisationseinheiten Ihres Unternehmens. In einem Fragebogen können Sie beliebig viele Fragen hinterlegen und bei Bedarf Antworten vorgeben. Je nach Person, für die das Mitarbeitergespräch erstellt wird, stehen dem Vorgesetzten oder dem Personalverwaltungs-Administrator die Fragebögen entsprechend der Organisationseinheit zur Auswahl. Man kann Fragebögen für Gespräche zwischen dem Vorgesetzten und dem Mitarbeiter oder HR-Gespräche definieren. Die Teilnehmer füllen diesen vor dem Termin aus und geben die Antworten frei. Nach dem Gespräch besteht die Möglichkeit, das Gesprächsergebnis zu den jeweiligen Fragen und Notizen festzuhalten.

Klicken Sie auf “Neuer Fragebogen”, um zunächst einen Fragebogen zu benennen und diesen den entsprechenden Organisationseinheiten zuzuweisen. Speichern Sie den Vorgang ab. Mit Klick auf den Button “Neue Frage” erstellen Sie anschließend leitende Fragen für Vorgesetzte, Personalverwaltungs-Administrator und Ihre Mitarbeiter entsprechend der Organisationseinheit. Der Fragebogen ist für den Vorgesetzten und den Personalverwaltungs-Administrator schon vor Festlegung des Termins sichtbar

Mit Klick auf die Frage legen Sie fest, welche Fragen durch Mitarbeiter, Vorgesetzte, Personalverwaltungs-Administrator oder weitere Teilnehmer beantwortet werden sollen. Die Fragen werden anschließend nur den entsprechenden Personen angezeigt.

Im Fragebogen können Sie auch einen Gesprächsleitfaden im PDF-Format hochladen, der nur dem Vorgesetzten und dem Personalverwaltungs-Administrator angezeigt wird.

Mitarbeitergespräch erstellen

Um einen Mitarbeiter zu einem Gespräch einzuladen und einen Termin zu vereinbaren, öffnen Sie das Menü “Admin/Personalverwaltung/Mitarbeitergespräche/Mitarbeitergespräche” und klicken Sie auf den Button “Erstellen”.

Wählen Sie im nachfolgenden Dialogfenster einen Gesprächstypen, den Mitarbeiter sowie den entsprechenden Fragebogen aus. Setzen Sie den Haken “Vorgesetzten informieren”, wenn dem Vorgesetzten der ausgewählten Person eine E-Mail über das anstehende Gespräch gesendet werden soll und bestätigen Sie die Auswahl mit “Erstellen”. Wenn es sich um ein HR-Gespräch handelt, kann der Vorgesetzte diese nicht einsehen. Anschließend öffnet sich eine neue Registerkarte. Tragen Sie hier alle grundlegenden Mitarbeitergesprächsdaten ein. Zusätzliche Teilnehmer, bspw. Teamleiter oder Mitarbeiter der Personalabteilung, können zur Teilnahme am Gespräch eingeladen werden.

Wählen Sie den Button „Einladung senden“, so erhält der Mitarbeiter und die weiteren Teilnehmer eine Email zur Bestätigung des Termins.

Im gleichen Menü “Admin/Personalverwaltung/Mitarbeitergespräche/Mitarbeitergespräche” in der Registerkarte “Personen ohne Mitarbeitergespräch” erhalten Sie eine Übersicht über alle Personen, die noch an keinem Gespräch teilgenommen haben oder für die im Moment kein Gespräch ansteht.

Gesprächsinhalte freigeben

Haben Sie ein Gespräch erstellt, können Sie innerhalb der “Mitarbeitergesprächsdaten”, zur Information aller Teilnehmer, bereits vorab eine Gesprächsagenda definieren. Das erleichtert die Vorbereitung für Mitarbeiter , den Personalverwaltungs-Admin und Vorgesetzte. 

Darüber hinaus können Sie individuell über die Auswahl der zusätzlichen Teilnehmer festlegen, welche Gesprächsparteien die schriftlichen Inhalte des Gesprächs in HRworks einsehen dürfen (siehe auch Ausrufezeichen unten). Haben Sie die Agenda inhaltlich vervollständigt, sichern Sie die Angaben mit Klick auf “Speichern”.

Fragebogen beantworten

Vorgesetzte, Personalverwaltungs-Administratoren und ihre Mitarbeiter beantworten über das Kontext-Menü “Fragen und Notizen” die von Ihnen hinterlegten Fragen und können zusätzlich öffentliche und private Notizen hinzufügen. Mit Klick auf “Meine Antworten und öffentliche Notizen freigeben” veröffentlichen die Teilnehmer ihre verfassten Inhalte an alle Beteiligten. Diese können danach nicht mehr bearbeitet werden. Das Feedback von allen Teilnehmern wird gespeichert und steht Ihnen zur Verfügung.

Gespräch durchführen

Noch bevor das Gespräch ansteht, können Vorgesetzte, Personalverwaltungs-Administrator und Mitarbeiter im Kontext-Menü „Druckansicht vor dem Gespräch“ die bereits hinterlegten Antworten und Notizen ausdrucken und diese ins Gespräch mitnehmen. Mit Klick auf “Drucken” erhalten sie eine übersichtliche Zusammenfassung aller essentiellen Inhalte (Notizen, Agenda, Fragebogen) des Personalgesprächs.

Zusätzlich können die Teilnehmer während oder nach dem Gespräch persönliche Anmerkungen im Kontext-Menü “Fragen und Notizen” erfassen sowie diverse Dokumente hochladen

Nachbearbeitung starten

Haben Sie innerhalb des Mitarbeitergesprächs einen Fragebogen erstellt, können die Teilnehmer nach dem Gesprächsablauf im Kontext-Menü “Fragen und Notizen” die Nachbereitung der erfassten Antworten starten. Mit Klick auf “Nachbereitung starten” werden die Antworten aller Teilnehmer freigegeben. Anschließend können optional die “Nachher-Antworten” ausgefüllt werden.

Gespräch abschließen

Nachdem das Gespräch durchgeführt wurde, beginnt der siebentägige Zeitraum für die Nachbereitung. Danach können Sie die Protokollierung abschließen, indem Sie das gewünschte Mitarbeitergespräch markieren und mit Rechtsklick „Abschließen“ wählen. Korrekturen können weiterhin vorgenommen werden.

Letztes Update am 17. Juni 2020

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