Mehrtägige Reise abrechnen

In folgendem Artikel erfahren Mitarbeiter, wie Sie mehrtägige Reisen in HRworks erfassen und abrechnen

Reisekostenabrechnung in FLOW

Sie erfassen Ihre Reisekostenabrechnungen bereits in der neuen Benutzeroberfläche FLOW oder wollen damit beginnen? Klicken Sie hier, um zum passenden Artikel zu gelangen:

Neue Reisekostenabrechnung erstellen

Um eine Reisekostenabrechnung zu erstellen, wählen Sie im Bereich “Eingang/Dashboard” den Button “Neu” und anschließend die “Reisekostenabrechnung”.

Alternativ öffnen Sie direkt das Menü “Reisemanagement/Reisekostenabrechnungen”. Hier sehen Sie alle bereits erfassten Reisekostenabrechnungen, Belegmappen oder Reiseanträge. Legen Sie eine neue Abrechnung über den Button “Neue Reisekostenabrechnung” an.

Reisedaten eintragen

Die neue Reisekostenabrechnung wird in einer neuen Registerkarte geöffnet. Tragen Sie hier die Eckdaten der Reise ein (Zweck, Datum, Uhrzeit sowie Abfahrts- und Zielort). Wurden auf der Reise Zwischenorte besucht, können Sie diese ebenfalls hinterlegen. Die Kostenstelle wird Ihnen in der Regel bereits vorgeschlagen. Falls Sie eine andere Kostenstelle auswählen möchten, können Sie diese aus dem Dropdown-Menü auswählen. Das Gleiche gilt für Kostenträger. Um mit der Erfassung fortzufahren, klicken Sie auf “Weiter”.

Belege erfassen

In diesem Menü werden die Ihnen vorliegenden Belege einzeln erfasst und gespeichert. Erfassen Sie den ersten Beleg, indem Sie aus dem Dropdown-Menü die entsprechende Belegart auswählen. Tragen Sie im Feld “Text” eine nähere Beschreibung ein, z. B. den Namen der Tankstelle.
Hinweis: Bei einem Hotelbeleg wird das Datum des Beleges und das Enddatum der Übernachtung bereits eingetragen. Erfassen Sie den Bruttobetrag und wählen Sie die entsprechende Zahlungsart aus. Haben Sie den Betrag in einer Fremdwährung gezahlt, wählen Sie die entsprechende Währung aus. Im Feld “Kurs” können Sie einen eigenen Wechselkurs für die gewählte Währung angeben. Bleibt das Feld leer, verwendet HRworks den tagesaktuellen Systemkurs. Nachdem Sie Ihre Angaben über den Button “Speichern” sichern, erscheint der Beleg oben in der Liste der bereits erfassten Belege. Tragen Sie anschließend alle weiteren Belege genauso ein.

Mit Rechtsklick auf jeweilige Belege können Sie diese kopieren, aufteilen, löschen oder zu den Zuzuordnenden Belegen verschieben. Haben Sie in Ihren vorherigen Abrechnungen ähnliche Belege hinterlegt, wählen Sie optional die Möglichkeit “Belege holen → Belege aus anderen Reisekostenabrechnungen kopieren”. In der Kopie eines Beleges müssen Sie die Daten nur noch anpassen. Haben Sie alle Belege erfasst, klicken Sie auf “Weiter”.

Digitale Belege anhängen

Im Menü “Digitale Belege” können Sie Ihre gescannten Belege an die Reise anhängen. Wie das geht, erfahren Sie in der Dokumentation “Digitale Belege anhängen”. Klicken Sie auf “Weiter”, um die Kilometerangaben zu erfassen. Ist diese Funktion bei Ihnen nicht aktiviert, fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort.

Außerdem können Sie die Kilometer, die Sie auf Ihrer Dienstreise zurückgelegt haben,
durch Google Maps berechnen lassen. Sobald Sie hier den Abfahrts- sowie den Zielort eintragen und über das markierte Icon den Button “Distanz berechnen” wählen, wird Ihnen die schnellste Route angezeigt.

Achtung: Dies ist nur möglich, wenn der zuständige Administrator einen eigenen “Google Maps API Key” in der Google API Console beantragt und diesen in den Einstellungen Ihrer Firma hinterlegt.

Tagesangaben bearbeiten

Im Menü “Tagesangaben” werden Angaben zu den Ländern und den erhaltenen Mahlzeiten während der Reise angezeigt. HRworks berechnet automatisch die Tagespauschale und nimmt je nach Einstellung die Kürzung für das Frühstück aufgrund des eingetragenen Hotelbeleges vor. Liegt kein Hotelbeleg vor, da Sie privat (z.B. bei einem Bekannten) übernachtet haben, können Sie hier die Übernachtungspauschale aktivieren. Soll Ihre Reise nicht in Deutschland stattfinden, können Sie das Land pro Tag mit Klick in die Zeile abändern. Dadurch erscheint ein “Neuer A1-Antrag”-Button, der Ihnen ermöglicht, eine A1-Bescheinigung bei Ihrem Administrator zu beantragen.

Diese Anträge werden anschließend durch den Prüfer an die zuständige Krankenkasse übermittelt. Sobald die Krankenkasse einen solchen Antrag erhält, sendet sie eine A1-Antragsbestätigung zurück. Diese stellt bei einer Überprüfung während der Dienstreise einen gültigen Nachweis dar. Hat die Krankenkasse den Antrag geprüft, sendet sie die finale A1-Bescheinigung. Beide Dokumente werden durch den A1-Prüfer an Ihren Antrag angehängt, sodass Sie darüber informiert werden und jederzeit im Menü “Mitarbeiter/Reisemanagement/A1-Anträge” Zugriff darauf haben.

Um eine Änderung für weitere Tage zu übernehmen, klicken Sie auf “Mehrere Tage ändern” oder “Alle Tage ändern”. Betrifft diese Änderung nur bestimmte Tage, klicken Sie auf “Selektierte Tage ändern”. Verwenden Sie die gleiche Vorgehensweise auch bei den Kürzungen für Mahlzeiten oder nehmen Sie die Änderung direkt in der Zeile des entsprechenden Tages vor. Um mit der Erfassung fortzufahren, klicken Sie auf “Weiter”.

Erfassung der Reise abschließen

Im Menü “Berichte” können Sie sich zu jeder Reisekostenabrechnung einen oder mehrere Berichte anzeigen und ausdrucken lassen. Kontrollieren Sie Ihre Angaben und drucken Sie den Kostenbericht aus. Danach werden Sie automatisch gefragt, ob Sie die Abrechnung abschließen möchten. Haben Sie alle Angaben korrekt hinterlegt, bestätigen Sie die Meldung mit “Ja”. Reichen Sie den ausgedruckten Bericht mit den Originalbelegen zur buchhalterischen Prüfung ein. Alternativ können Sie die Reisekostenerfassung auch mit einem Klick auf “Fertig” abschließen. Die Reise wird nun geschlossen und dem Vorgesetzten automatisch per E-Mail zur Freigabe zugestellt. In Ihrer Reisekostenübersicht können Sie die Abrechnung erneut aufrufen sowie den aktuellen Status nachverfolgen.

Geld erhalten

Sobald Ihnen die Reisekosten erstattet wurden, können Sie die erfolgreiche Überweisung mit Rechtsklick auf “Geld erhalten” bestätigen.

Letztes Update am 12. April 2021

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