Maileinstellungen verwalten, Dokumentenvorlagen erstellen und E-Mails versenden

In folgender Dokumentation erfahren Sie, wie Sie diverse Maileinstellungen zu unterschiedlichen Verwaltungsbereichen definieren, E-Mail- und Dokumentenvorlagen hinterlegen sowie manuelle bzw. automatische E-Mails versenden.

Einführung

Mit HRworks verlieren Sie nicht den Überblick. Sie nehmen Maileinstellungen zu diversen Verwaltungsbereichen vor und behalten somit Übersicht in der Vielfalt Ihrer Aufgaben und Anforderungen. Auch Mitarbeitern vereinfachen Sie die Arbeit, indem Sie festlegen, über welche Ereignisse und Statusänderungen sie automatisch benachrichtigt werden sollen. Als Vorgesetzter profitieren Sie von der Möglichkeit, an Jubiläen Ihres Teams rechtzeitig und regelmäßig erinnert zu werden. Durch (selbst)definierte automatische Erinnerungsmails werden Vorgesetzte und Administratoren über anstehende Genehmigungen der Reiseanträge oder Abwesenheiten, über Mitarbeitergespräche, Aufgaben, Probezeitenden, Austritte etc. regelmäßig informiert. Als Administrator verfassen Sie außerdem interne Mitteilungen (wie z. B. Urlaubssperre aus firmenspezifischen Gründen), die Sie an ausgewählte Organisationseinheiten versenden können. Mit HRworks sparen Sie auch Zeit. E-Mails zu bestimmten Ereignissen (z. B. Einladungen) verfassen Sie nur einmal und erstellen dafür Mail- oder auch Dokumentenvorlagen.

Administrator-Rollen zuweisen

Um Maileinstellungen verwalten zu können, weisen Sie zunächst der dafür zuständigen Person die entsprechenden Administrator-Rollen zu. Dazu öffnen Sie als Master-Administrator unter “Admin/Personen/Personen” mit Doppelklick auf den entsprechenden Namen das Menü dieser Person. Setzen Sie anschließend in den “Rollen und Berechtigungen” den Haken unter “Grundlagen” in die Felder “Grundlagen-Administrator” und “Profil-Administrator”. Mit diesen Rollen definieren Sie die grundlegenden Maileinstellungen und legen fest, über welche Aufgaben und Ereignisse Ihre Mitarbeiter standardmäßig informiert werden sollen. Um Mail- und Dokumentenvorlagen hinterlegen zu können, setzen Sie den Haken unter “Personalverwaltung” in das Feld “Personalverwaltungsgrundlagen-Administrator”. Für das Verfassen der Mitteilungen benötigen Sie die “Personen-Administrator”-Rolle, die sich im Bereich “Personen” befindet. Wählen Sie im unteren Bereich der Maske, für welche Organisationseinheiten die zugewiesenen Rollen gelten sollen. Setzen Sie die Häkchen in die gewünschten Felder und bestätigen Sie die Auswahl mit Klick auf “Speichern”. Den gesamten Vorgang schließen Sie ebenfalls mit dem oberen Button “Speichern” ab. 

Maileinstellungen für neue Personen

Im Menü “Admin/Grundlagen/Profile/Maileinstellungen für neue Personen” können Sie festlegen, wie oft welche Benachrichtigungen Ihre Mitarbeiter, die im System neu angelegt werden, standardmäßig erhalten sollen. Die Einstellungen beziehen sich auf alle Mitarbeiter-Rollen und die damit zusammenhängenden Verwaltungs- sowie Aufgabenbereiche. Gehen Sie alle Registerkarten nacheinander durch und sichern Sie anschließend Ihre Einstellungen mit Klick auf “Speichern”.

Mails und Erinnerungsmails

Im Menü “Admin/Grundlagen/Mails” definieren Sie grundlegende Maileinstellungen. Im Textfeld “für die Passwortmail an alle Benutzer” formulieren Sie eine Nachricht, die an alle Mitarbeiter mit dem Erhalt ihrer Zugangsdaten zu HRworks versendet wird.

Möchten Sie keinen eigenen Text eintragen, wird die Passwortmail folgendermaßen aussehen:

Zusätzlich definieren Sie Mails für Vorgesetzte, Personen-Administratoren und Genehmiger. Sie bestimmen, ob und nach wieviel Tagen HRworks Erinnerungsmails an die jeweiligen Vorgesetzten bzw. Genehmiger versenden soll. Sie entscheiden selbst, ob Sie den Standardtext aus HRworks nutzen oder einen eigenen Text verwenden. Sobald Sie alle Einstellungen vorgenommen haben, speichern Sie den Vorgang mit Klick auf “Speichern”. 

Vorlagen

Mailvorlagen

Im Menü “Admin/Personalverwaltung/Mailvorlagen” können Sie entweder die bereits hinterlegten Vorlagen bearbeiten oder mit Klick auf “Neu” eigene Benachrichtigungstexte anlegen. Wählen Sie auf der rechten Seite die Textbefehle aus, die Sie in Ihre Nachricht einbinden möchten. Markieren Sie nacheinander immer nur einen gewünschten Textbefehl und verschieben Sie diesen mit Klick auf “Einfügen” in Ihr Text. Die Mailvorlagen können von Ihnen jederzeit weiter bearbeitet, kopiert oder gelöscht werden. Nachdem Sie die Änderungen durchgeführt haben, sichern Sie Ihre Textangaben mit “Speichern”.

Dokumentenvorlagen

Im Menü “Admin/Personalverwaltung/Dokumentenvorlagen” können Sie Dokumente zum Versand per E-Mail hinterlegen.

Neue Kategorie erstellen

Erstellen Sie zunächst mit Klick auf “Neu” eine neue Kategorie, der Sie anschließend Dokumente zuweisen können.

Tragen Sie in das Feld einen entsprechenden Titel der Vorlagenkategorie ein und speichern Sie diesen.

 

Neues Dokument hochladen

Sobald eine Kategorie zur Verfügung steht, wählen Sie den Button “Neu”, um ein Dokument (z. B. Einführungsdokument, Arbeitsvertrag) hochzuladen. Dieses kann an entsprechende E-Mails angehängt werden.

Mitteilungen

Im Menü “Admin/Personen/Mitteilungen” hinterlegen Sie Mitteilungen für die Mitarbeiter der ausgewählten Organisationseinheiten. Um eine neue Mitteilung anzulegen, klicken Sie auf den Button „Neu“.

Geben Sie im unteren Bereich der Maske den Titel und die Nachricht ein, die die Mitarbeiter erhalten sollen. Anschließend wählen Sie die Organisationseinheit/en aus. Mit Klick auf „Speichern“ werden Sie gefragt, ob Sie an die Personen der ausgewählten Organisationseinheit/en eine E-Mail mit der Mitteilung zukommen lassen möchten.

 

E-Mails aus Vorlagen senden

Nachdem Sie die Mail- und Dokumentenvorlagen hinterlegt haben, können Sie im Menü “Admin/Personen/Personen” die bereitgestellten Nachrichten versenden. Mit Rechtsklick auf die gewünschte Person wählen Sie die Option “E-Mail senden”. 

E-Mail aus Mailvorlage senden

Selektieren Sie einen der hinterlegten Textbausteine und lassen Sie diesen mit Klick auf “Laden” im Textfeld anzeigen. 

Sobald Sie keine Änderungen am Inhalt des Vorlage-Textes durchführen möchten, senden Sie die Nachricht mit Klick auf den entsprechenden Button. 

E-Mail mit Dokumentenvorlage senden

Steht Ihnen ein Dokument bzw. eine Dokumentenvorlage zur Verfügung, formulieren Sie zunächst im Textfeld eine beliebige kurze Nachricht, die das angehängte Dokument anleiten soll oder laden Sie den Text der Nachricht aus einer bereits hinterlegten Mailvorlage. Selektieren Sie aus dem Dropdown-Menü einen entsprechenden Textbaustein und klicken Sie auf “Laden”. Setzen Sie anschließend den Haken “Dokumentenvorlage anhängen” und wählen Sie die Option “Dokumente anhängen”. 

Wählen Sie im zweiten Schritt eine hinterlegte Dokumentenvorlage oder ein hochgeladenes Dokument aus. Nachdem Sie den Inhalt überprüft haben, fügen Sie die ausgewählte Vorlage per Klick in den unteren Bereich hinzu und wählen Sie den Button “Senden”. 

Beantworten Sie die nachfolgende Frage über den Versand der E-Mail mit “Ja” und versenden Sie die Nachricht an den ausgewählten Mitarbeiter:

Letztes Update am 10. Juni 2021

Diese Artikel könnten Ihnen auch weiterhelfen: