Leitfaden für Vorgesetzte

In folgender Dokumentation erfahren Sie, wie Sie Ihr Team verwalten und den Überblick  über alle wichtigen Ereignisse behalten.

Einführung

Als Vorgesetzter erhalten Sie in HRworks alle  Informationen über Ihr gesamtes Team.  Abwesenheiten und Reisen Ihrer Mitarbeiter werden Ihnen in Kalenderform angezeigt.  Über Ereignisse und Jubiläen der jeweiligen Personen werden Sie ebenfalls informiert. Sie  planen und dokumentieren Mitarbeitergespräche und erfüllen Aufgaben, die Ihnen als  Vorgesetzter zugewiesen sind. Sie haben Einsicht in alle Vorgänge, die zur Genehmigung  anstehen. Dazu gehören Reiseanträge und Reisekostenabrechnungen sowie  Abwesenheits-, Homeoffice- und Arbeitsmittelanträge Ihrer Mitarbeiter, die Sie  überprüfen und anschließend genehmigen bzw. ablehnen. Mit HRworks haben Sie die  Möglichkeit Auswertungen über Reisekosten, Arbeitszeiten und Abwesenheiten Ihres  Teams zu erstellen.

Vorgesetzten-Rolle zuweisen

Um in HRworks als Vorgesetzter eines Teams angezeigt zu werden und die damit  zusammenhängenden Aufgaben erledigen zu können, müssen Sie zunächst den  jeweiligen Personen als Vorgesetzter zugeordnet werden. Dies hinterlegt der  Personen-Administrator über das Menü “Admin/Personen/Personen”, indem er die  bestimmten Mitarbeiter zur Bearbeitung öffnet und dort unter “Stammdaten/  Zuordnungen” Ihren Namen im Feld “Vorgesetzter” einträgt. 

 

Anträge genehmigen

Wurden keine anderen Personen Ihres Unternehmens als Abwesenheits- oder  Reisekostengenehmiger hinterlegt, werden Sie im Menü “Name/Mein Team/  Genehmigung” alle zur Genehmigung eingereichten Abwesenheits-, Homeoffice-,  Arbeitsmittel- und Reiseanträge sowie Reisekostenabrechnungen Ihres Teams erhalten.  Hier erhalten Sie die wichtigsten Informationen zu den jeweiligen Anträgen. Für noch  mehr Details doppelklicken Sie in die Zeile oder wählen den Button “Anzeigen”. Die  Anträge werden somit in separaten Registerkarten angezeigt. Nachdem Sie diese  überprüft haben, wählen Sie anschließend die entsprechenden Buttons, um die Vorgänge  zu genehmigen oder abzulehnen.

Möchten Sie einen Antrag ablehnen, müssen Sie in das Bemerkungsfeld eine Begründung  eintragen. Eine Reisekostenabrechnung inkl. der Belege kann durch Sie nur als Ganzes  genehmigt oder abgelehnt werden. Einzelne Belege oder Tage können nicht genehmigt  bzw. abgelehnt werden.  

Hinweis: Über Rechtsklick auf einen Reiseantrag können Sie ein Kontextmenü aufrufen,  das Ihnen weitere Funktionalitäten (wie Einsicht in die elektronischen Belege oder  Reiseantragsdokumente) bietet.   

Die anstehenden Abwesenheiten, Krankmeldungen, Homeoffice oder Reiseanträge Ihrer  Mitarbeiter können Sie auch in der “Abwesenheitsübersicht” per Klick genehmigen. 

Der ganze Genehmigungsprozess kann in der FLOW auch mobil durchgeführt werden. Klicken Sie hierzu auf “Mein Team/Genehmigung” und sehen Sie sich die  eingegangenen Anträge an. 

Auswertungen erstellen

Als Vorgesetzter haben Sie die Möglichkeit, Reisekosten, Abwesenheiten und  Arbeitszeiten Ihres Teams auszuwerten. Zahlreiche Berichte ermöglichen Reportings nach  Projekten, Kostenstellen, Mitarbeitern oder Standorten. Auswertungen erstellen Sie in nur  wenigen Schritten für verschiedene Personen, Kostenträger über definierte Zeiträume und  Reisestatus. Per Klick erhalten Sie den gewünschten Bericht im HTML Format. Zur  Weiterverarbeitung können Sie diesen wahlweise speichern und anschließend mit Excel  öffnen oder einfach per Copy & Paste in Ihr Tabellenkalkulationsprogramm übertragen. 

Reisekostenberichte

Im Menü “Name/Mein Team/Berichte/Reisekostenberichte” haben Sie die Möglichkeit,  Auswertungen über Reisekostenabrechnungen Ihrer Mitarbeiter zu erstellen. Zur  Verfügung stehen Ihnen folgende Berichte:  

Bewirtungsbericht: zeigt neben den Kosten an, welche Personen aus welchem Anlass an  welchem Ort bewirtet wurden  

Controllingbericht nach Person: detaillierte Aufschlüsselung der Kosten pro Person   

Kostenbericht: genaue Aufschlüsselung der Kosten pro Reise   

Kostenbericht mit Reiseprotokoll: genaue Aufschlüsselung der Kosten pro Reise inklusive  Reiseprotokoll   

Kostenträgerbericht: Übersicht der Kosten pro Kostenträger aufgeteilt nach Personen   

Summenbericht: Anzahl der angefallenen Reisen und deren Gesamtkosten

Controllingbericht im Detail

Der Controllingbericht verschafft Ihnen einen umfangreichen Überblick über die  Gesamtkosten. Der Bericht lässt sich in der Registerkarte “Personen” nach  unterschiedlichen Kriterien filtern (z. B. Mitarbeiter, Abteilung oder Kostenstelle), sodass  Sie z. B. auf einen Blick erkennen können, welche Summe der Mitarbeiter im vergangenen  Jahr für Bewirtungen ausgegeben hat oder wie hoch die Hotelkosten im vergangenen  Halbjahr waren.

Kostenträgerbericht im Detail

Für die Weiterfakturierung von Reisekosten ist dieser Bericht die perfekte Grundlage. Er  dient zudem der Auswertung von Reisekosten, die z. B. auf Projekte gebucht wurden. Er  führt die einzelnen Kostenarten für die jeweiligen Projekte im Detail auf.

Wählen Sie hier den gewünschten Bericht sowie das Dateiformat aus den vorhandenen  Dropdown-Menüs aus. Bestimmen Sie gleichzeitig in den nächsten Registerkarten,  welche Personen, Kostenträger und welcher Zeitraum bei der Auswertung berücksichtigt  werden sollen und klicken Sie auf “Bericht erstellen”. Neben dem Button finden Sie die  Anzahl der im Bericht enthaltenen Personen und Reisen. Der Button ist nur aktiv, wenn  über die eingestellten Suchkriterien Reisen oder Belegmappen zur Auswertung gefunden  werden. 

Steht der Status im unteren Bereich auf “Erfolgreich erstellt”, laden Sie den Bericht mit  Klick auf “Download” bzw. mit einem Doppelklick herunter. Der Inhalt jedes Berichts kann  mit Copy & Paste in Excel eingefügt und dort weiter verarbeitet werden. 

Kostenträger

Über die Registerkarte „Kostenträger“ können Sie einzelne oder mehrere Kostenträger  auswählen. Verschieben Sie dazu die ausgewählten Kostenträger in der Ansicht per Drag  & Drop oder mit dem Button „Hinzufügen“ von unten nach oben. Diese Auswahl hat nur  Auswirkungen auf den „Kostenträgerbericht“.

Status

In der Registerkarte „Status“ wählen Sie den Status der auszuwertenden Reisen und  Belegmappen aus. Der Standard-Wert steht auf „Buchhaltung geprüft, OK“.  

Zeiterfassungsberichte

Im Menü “Name/Mein Team/Berichte/Zeiterfassungsberichte” haben Sie die Möglichkeit,  die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter auszuwerten. Zur Verfügung stehen Ihnen folgende  Berichte: Arbeitszeiten Kurzübersicht; Arbeitszeiten pro Person; Arbeitszeiten aktueller  Überstundenwert; Arbeitszeiten-Summenbericht.

Wählen Sie hier den gewünschten Bericht sowie das Dateiformat aus den vorhandenen  Dropdown-Menüs aus. Bestimmen Sie gleichzeitig in den nächsten Registerkarten,  welche Personen und welcher Zeitraum bei der Auswertung berücksichtigt werden sollen  und klicken Sie auf “Bericht erstellen”. Neben dem Button finden Sie die Anzahl der im  Bericht enthaltenen Personen. Der Button ist nur aktiv, wenn über die eingestellten  Suchkriterien erfasste Arbeitszeiten zur Auswertung gefunden werden. Steht der Status  im unteren Bereich auf “Erfolgreich erstellt”, laden Sie den Bericht mit Klick auf  “Download” bzw. mit einem Doppelklick herunter. Der Inhalt jedes Berichts kann mit Copy  & Paste in Excel eingefügt und dort weiter verarbeitet werden. 

Abwesenheitsberichte

Mit HRworks erhalten Sie in wenigen Schritten informative Auswertungen zu den  Abwesenheiten Ihrer Mitarbeiter. Im Menü “Vorgesetzter/Berichte/ Abwesenheitsberichte”  stehen Ihnen folgende Berichte zur Verfügung: Abwesenheitsübersicht; Krankmeldung  nach Monaten; Urlaubsübersicht.

Wählen Sie hier den gewünschten Bericht sowie das Dateiformat aus den vorhandenen  Dropdown-Menüs aus. Bestimmen Sie gleichzeitig in den nächsten Registerkarten,  welche Personen, Abwesenheitsarten und welcher Zeitraum bei der Auswertung  berücksichtigt werden sollen und klicken Sie anschließend auf “Bericht erstellen”.  

Neben dem Button finden Sie die Anzahl der im Bericht enthaltenen Personen und  Abwesenheiten. Der Button ist nur aktiv, wenn über die eingestellten Suchkriterien  erfasste Abwesenheiten zur Auswertung gefunden werden.

Steht der Status im unteren Bereich auf “Erfolgreich erstellt”, laden Sie den Bericht mit  Klick auf “Download” bzw. mit einem Doppelklick herunter. Der Inhalt jedes Berichts kann  mit Copy & Paste in Excel eingefügt und dort weiter verarbeitet werden. 

 

Status

In der Registerkarte „Status“ können Sie einstellen, welche Status für die  Berichtserstellung berücksichtigt werden sollen. Standardmäßig ist hier kein Status  ausgewählt, so dass Sie hier immer mindestens einen Status auswählen müssen, damit  ein Bericht erstellt werden kann. 

Abwesenheitsarten

In der Registerkarte „Abwesenheitsarten“ können Sie eingrenzen, ob Sie nur bestimmte  Abwesenheitsarten auswerten möchten. Standardmäßig sind immer alle Arten  ausgewählt.

Zeitraum

In der Registerkarte „Zeitraum“ legen Sie den Zeitraum fest, in dem die Abwesenheiten  stattgefunden haben oder stattfinden werden. 

Plausibilitätskontrolle durchführen

Im Menü “Name/Mein Team/Plausibilitätskontrolle”  können Sie nachvollziehen, wie lange  ihre Mitarbeiter gearbeitet haben oder wann sie ihren Arbeitstag begonnen bzw. beendet  haben. Im Unterschied zu den Administratoren, verfügen Sie hier nicht über die Option,  die jeweilen Einträge zu editieren.

Per Rechtsklick können Sie zudem direkt in die Arbeitszeiten des Mitarbeiters  weitergeleitet werden. 

Verwenden Sie den Filter, um konkrete Arbeitszeiten einzusehen. So können Sie sich  beispielsweise alle Mitarbeiter anzeigen lassen, die sich nach einer bestimmten Uhrzeit  ein- oder ausgestempelt haben. 

Mitarbeitergespräche verwalten

Mit der Funktion Mitarbeitergespräche wickeln Sie die komplette Terminvereinbarung und  Gesprächsvorbereitung effizient ab. Dabei unterstützt Sie das HR Tool bei allen  anfallenden Aufgaben rund um das Gespräch. Alle Inhalte werden im System gespeichert  und für berechtigte Personen verfügbar. 

Mitarbeitergespräch erstellen

Um einen Mitarbeiter zu einem Gespräch einzuladen und einen Termin zu vereinbaren,  öffnen Sie zunächst das Menü “Name/Mein Team/Mitarbeitergespräche” und klicken Sie  auf den Button “Erstellen”.

Wählen Sie im nachfolgenden Dialogfenster den Mitarbeiter sowie den entsprechenden  Fragebogen aus und bestätigen Sie die Auswahl mit “Erstellen”. Anschließend öffnet sich  eine neue Registerkarte. Tragen Sie hier alle grundlegenden Mitarbeitergesprächsdaten  ein. Zusätzliche Teilnehmer, bspw. Teamleiter oder Mitarbeiter der Personalabteilung,  können zur Teilnahme am Gespräch eingeladen werden. 

Sobald Sie den Button „Einladung senden“ wählen, erhält der Mitarbeiter und die weiteren  Teilnehmer eine Email zur Bestätigung des Termins. 

 

Gesprächsinhalte freigeben

Innerhalb der “Mitarbeitergesprächsdaten” haben Sie die Möglichkeit, zur Information aller  Teilnehmer, bereits vorab eine Gesprächsagenda zu definieren. Das erleichtert die  Vorbereitung für Mitarbeiter und Vorgesetzte. 

Darüber hinaus können Sie individuell über die Auswahl der zusätzlichen Teilnehmer  festlegen, welche Gesprächsparteien die schriftlichen Inhalte des Gesprächs in HRworks  einsehen dürfen (siehe auch Ausrufezeichen unten). Haben Sie die Agenda inhaltlich  vervollständigt, sichern Sie die Angaben mit Klick auf “Speichern”.

Fragebogen beantworten

Zur optimalen Gesprächsvorbereitung erstellt der Personalverwaltungs-Administrator im  Menü “Admin/Personalverwaltung/Mitarbeitergespräche/Fragebogen” leitende Fragen für  Sie und Ihre Mitarbeiter entsprechend der Organisationseinheit. Der Fragebogen ist erst  sichtbar, wenn alle Teilnehmer den Termin bestätigt haben.

Mit Klick auf die Frage legt der Administrator fest, welche Fragen durch Mitarbeiter,  Vorgesetzte oder weitere Teilnehmer beantwortet werden sollen. Die Fragen werden  anschließend nur den entsprechenden Personen angezeigt. 

Im Fragebogen kann der Administrator für Sie auch einen Gesprächsleitfaden im  PDF-Format hochladen, der nur Ihnen angezeigt wird. 

Über das Kontext-Menü “Fragen und Notizen” beantworten Sie und Ihre Mitarbeiter die  hinterlegten Fragen und können zusätzlich öffentliche und private Notizen hinzufügen. Mit  Klick auf “Meine Antworten und öffentliche Notizen freigeben” veröffentlichen die  Teilnehmer ihre verfassten Inhalte an alle Beteiligten. Diese können danach nicht mehr  bearbeitet werden. Das Feedback von allen Teilnehmern wird gespeichert und steht Ihnen  sowie dem Administrator zur Verfügung.

Gespräch durchführen

Noch bevor das Gespräch ansteht, können Sie im Menü „Druckansicht vor dem Gespräch“  die bereits hinterlegten Antworten und Notizen ausdrucken und diese ins Gespräch  mitnehmen. Mit Klick auf “Drucken” erhalten Sie eine übersichtliche Zusammenfassung  aller essentiellen Inhalte (Notizen, Agenda, Fragebogen) des Personalgesprächs. 

 
Zusätzlich können Sie während oder nach dem Gespräch persönliche Anmerkungen im  Kontext-Menü “Private Notiz” erfassen sowie diverse Dokumente hochladen. 
 

Nachbereitung starten

Wurde innerhalb des Mitarbeitergesprächs ein Fragebogen erstellt, starten Sie nach dem  Gesprächsablauf im Kontext-Menü “Fragebogen” die Nachbereitung der erfassten  Antworten. Mit Klick auf “Nachbereitung starten” geben Sie die Antworten aller  Teilnehmer frei. Anschließend können optional die “Nachher-Antworten” ausgefüllt  werden. 

 

Gespräch abschließen

Nachdem das Gespräch durchgeführt wurde, beginnt der siebentägige Zeitraum für  Nachbereitung. Danach können Sie die Protokollierung abschließen, indem Sie das  gewünschte Mitarbeitergespräch markieren und mit Rechtsklick „Abschließen“ wählen.  Korrekturen können weiterhin vorgenommen werden.

Letztes Update am 13. November 2020

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