Kurzarbeitspläne erstellen und zuweisen (Administrator)

In folgendem Artikel erfahren Sie, wie Sie Kurzarbeitspläne erstellen, Mitarbeitenden zuordnen und Berichte erstellen. Die Veröffentlichung der Kurzarbeitsfunktion auf den Servern erfolgt im Rahmen der Version 3.62 schrittweise, wird jedoch voraussichtlich in der KW 18 (27.04 – 03.05.) abgeschlossen sein. Unter „Eingang/Informationen“ können Sie prüfen ob Sie bereits die Version 3.62 nutzen und Ihnen die Kurzarbeitsfunktion somit zur Verfügung steht.

Einführung

Wir lassen Sie auch in schwierigen Zeiten nicht im Stich. Aus diesem Grund haben wir eine Kurzarbeitsfunktion für Sie entwickelt. Mit Hilfe dieser Funktion können Sie flexibel und schnell auf sich reduzierende Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter reagieren. Erstellen Sie mit HRworks in wenigen Schritten Kurzarbeitspläne und weisen diese Ihren Mitarbeitern zu. Dies ermöglicht Ihnen die Dokumentation von Arbeitszeiten während der Kurzarbeit und schafft benötigte Auswertungsmöglichkeiten. So können Sie sich über die Berichtsfunktion unter anderem die für die Agentur für Arbeit und die Lohnabrechnung benötigten Kug-Ausfallstunden ausgeben lassen.

Administrator-Rolle zuweisen

Weisen Sie zunächst den für die Einrichtung und Prüfung der Kurzarbeit zuständigen Personen die entsprechenden Administrator-Rolle zu. Öffnen Sie hierzu als Master-Administrator unter “Admin/Personen/Personen” durch Doppelklick die gewünschten Personen. Navigieren Sie anschließend in die „Stammdaten“ und setzen unter “Rollen und Berechtigungen” im Bereich “Zeitwirtschaft” den Haken bei der Rolle „Kurzarbeits-Administrator“. Die Haken für die weiteren erforderlichen Administrator-Rollen werden bei erfolgreicher Speicherung ebenfalls gesetzt. Es handelt sich hierbei um die Rollen „Abwesenheitsbericht-Administrator“, „Abwesenheitsgrundladen-Administrator“, „Zeiterfassungs-Grundlagen-Administrator“ und „Zeiterfassungsbericht-Administrator“.

Wählen Sie zusätzlich im unteren Bereich der Maske aus, für welche Organisationseinheiten die zugewiesenen Rollen gelten sollen. Setzen Sie die Haken in den gewünschten Feldern und bestätigen Sie die Auswahl mit Klick auf “Speichern”. Den gesamten Vorgang schließen Sie ebenfalls mit dem oberen Button “Speichern” ab.

Grundeinstellungen und Voraussetzungen

Befindet sich Ihr Unternehmen in Kurzarbeit ist es notwendig eine Berechnung der Kug-Ausfallstunden an die Agentur für Arbeit zu übermitteln. Um eine korrekte Berechnung der Kug-Ausfallstunden an die Agentur für Arbeit übermitteln zu können, müssen folgende Funktionen genutzt und vollständig gepflegt werden:

Zuordnung von Arbeitsplänen

Bitte stellen Sie sicher, dass allen Personen der korrekte Arbeitsplan für den Arbeitsumfang im regulären Betrieb zugeordnet. Aus dem Arbeitsplan ergibt sich die regelmäßige betriebsübliche wöchentliche Arbeitszeit, die bei der Anzeige über den Arbeitsausfall gemeldet wird.

Zuordnung von Zeiterfassungsarten

Sofern der Arbeitsausfall nicht 100 Prozent beträgt („Kurzarbeit Null“) ist es erforderlich, der Agentur für Arbeit die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden zu melden, anhand derer sich der Arbeitsausfall und somit das Kurzarbeitergeld berechnet. Somit ist es zwingend erforderlich allen von Kurzarbeit betroffenen Personen eine Zeiterfassungsart zuzuordnen.

Abwesenheiten einrichten

Stellen Sie darüber hinaus sicher, dass die Abwesenheiten aktiviert sind und von den Mitarbeitern angelegt werden können. Abwesenheiten können die Sollarbeitszeit eines Tages verringern und somit die für die Kug-Ausfallstunden relevanten Arbeitsstunden reduzieren.

Krankmeldungen einrichten

Zusätzlich müssen die Krankmeldungen aktiviert sein und von den Mitarbeiter angelegt werden können. Krankmeldungen reduzieren die Sollarbeitszeit eines Tages und verringern somit die für die Kug-Ausfallstunden relevanten Arbeitsstunden.

Haben Sie bei einer Krankheitsart eingestellt, dass diese in den Lohnmonat einfließt, so taucht diese im entsprechenden Monat der Änderungsübersicht („Admin/Lohn und Gehalt/Änderungsübersicht“) auf und enthält neben dem Krankmeldungszeitraum auch den Zeitraum der gültigen Kurzarbeit.

Kurzarbeitspläne anlegen

Im Menü „Admin/Zeitwirtschaft/Kurzarbeit/Kurzarbeitspläne“ können Sie Kurzarbeitspläne anlegen und bearbeiten. In den Registerkarten „Grundlagen“, „Erlaubte Zeiterfassungszeiten“ und „Pausenregelung“ legen Sie die Einstellungen Ihrer Kurzarbeistpläne fest. In der Registerkarte „Zuordnungen“ können Sie bestehende Kurzarbeitszuordnungen löschen, ändern, beenden als auch eine detaillierte Ansicht der Zuordnungen für bestimmte Personen in einem neuen Tab öffnen.

Hinweis: Besteht eine Zuordnung von mindestens einer Person zu einem Plan (in der Vergangenheit oder Zukunft), so kann dieser Plan nicht mehr verändert werden.

Mit Klick auf „Neu“ erstellen Sie neue Kurzarbeitspläne. Hierbei können Sie zwischen Kurzarbeit „Null“ und einem Kurzarbeitsplan mit prozentualer bzw. absoluter Arbeitszeitreduktion wählen.

Grundlagen

1. Kurzarbeitsplan (prozentual oder absolut)

Für den Fall, dass der Arbeitsausfall Ihrer Mitarbeiter keine 100 % beträgt, können Kurzarbeitspläne sowohl in Form einer prozentualen als auch absoluten Arbeitszeitreduktion angelegt werden. Die Auswahl treffen Sie hierbei mit Hilfe der Checkbox „Ist prozentual“. 

Bei einer prozentualen Arbeitszeitreduktion müssen Sie in das Eingabefeld „Arbeitszeit reduziert auf Prozent“ lediglich den gewünschten Prozentsatz eintragen. 

Beispiel: Bei einer 5-Tage Woche mit täglich 8 Sollarbeitsstunden ergibt sich bei einer Minderung auf 25 % eine tägliche Sollarbeitszeit von 2 Stunden und eine wöchentliche Sollarbeitszeit von 10 Stunden. 

Bei einer absoluten Arbeitszeitreduktion geben Sie zunächst die Anzahl der Tage des Kurzarbeitsplans an. Anschließend können Sie pro Tag festlegen, wie viele Arbeitstunden während der Kurzarbeit zu leisten sind.

2. Kurzarbeitsplan Null

Bei einem „Kurzarbeitsplan Null“ beträgt der Arbeitsausfall zugeordneten Personen 100 Prozent. Das bedeutet die Arbeit wird für eine bestimmte Zeit vollständig eingestellt. Bei diesem Kurzarbeitsplan können Sie lediglich den Namen und Schlüssel festlegen sowie Zuordnungen vornehmen. Sofern die zugeordneten Personen Zeiten über HRworks erfassen, reduziert sich Ihre Sollarbeitszeit für die Dauer der Zuordnung auf Null.

Erlaubte Zeiterfassungszeiten

Gelten während der Kurzarbeit geänderte Bestimmungen bezüglich der erlaubten Zeiterfassungszeiten, so können diese in der Registerkarte „Erlaubte Zeiterfassungszeiten“ gepflegt werden.

Aktivieren Sie hierzu zunächst die Checkbox „Erlaubte Zeiterfassungszeiten aus Zeiterfassungsart überschreiben“. Anschließend können Sie die abweichenden Daten eintragen.

Pausenregelungen

Auch bereits geltende Pausenregelungen können für dem Zeitraum der Kurzarbeit überschrieben werden. Wählen Sie hierfür in der Registerkarte „Pausenregelung“ die Checkbox „Pausenregelung aus Zeiterfassungsart überschreiben“ und pflegen im Anschluss die neuen Regelungen.

Tipp: Indem sie „Pausenregelung aus Zeiterfassungsart überschreiben“ aktivieren und keine neuen Regelungen pflegen, können Sie die automatischen Pausen aus den bestehenden Zeiterfassungsarten für den Zeitraum der Kurzarbeit deaktivieren.

Kurzarbeitspläne zuweisen

Im Menü „Admin/Zeitwirtschaft/Kurzarbeit/Kurzarbeitspläne“ weisen Sie Mitarbeitern Kurzarbeitspläne zu, indem sie einen bestehenden Kurzarbeitsplan selektieren und den Button „Personen zuordnen“ auswählen. Im Anschluss öffnet sich ein Zuordnungs-Assistent, welcher Sie durch die einzelnen Schritte der Zuordnung begleitet.

Kurzarbeitszeitraum wählen

Im ersten Schritt legen Sie den Zeitraum der Zuordnung fest. Das Beginn und Ende Datum kann hierbei sowohl in der Vergangenheit als auch in der Zukunft liegen. Die Eingabe eines Ende Datums ist zwingend erforderlich. Das Ende Datum kann jedoch jederzeit angepasst werden, falls sich Änderungen ergeben.

Personen auswählen

Im zweiten Zuordnungsschritt selektieren Sie die Personen denen Sie den Kurzarbeitsplan zuordnen möchten. Über die Suchfunktion können Sie zudem gezielt nach einzelnen Personen suchen oder nach Organisationseinheiten filtern.

 

Zeiterfassungsart auswählen

Für die Berechnung der Kug-Ausfallstunden und deren Meldung an die Agentur für Arbeit, ist es erforderlich, die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden während der Kurzarbeit zu erfassen. Hierfür muss sichergestellt sein, dass den sich in Kurzarbeit befindlichen Personen eine Zeiterfassungsart zugeordnet ist. Wählen Sie daher im dritten Schritt der Zuordnung eine der im Dropdown-Menü hinterlegten Zeiterfassungsarten aus. Diese Auswahl hat lediglich Auswirkung auf Personen, welche zum Zeitpunkt der Zuordnung noch keine Zeiterfassung nutzen. Personen, denen bereits eine Zeiterfassungsart zugeordnet wurde, behalten diese bei.

Hinweis: Bitte beachten Sie, dass die Zuordnung der Zeiterfassungsart immer für den vollen Monat vorgenommen wird. Beginnt die Kurzarbeit erst zur Monatsmitte, so ist es dennoch erforderlich, dass Arbeitszeiten ab dem 1. Tag des Monats erfasst werden.
Ihre Mitarbeitenden werden per Mail darüber informiert, ab wann Arbeitszeiten zu erfassen sind und bis zu welchem Datum rückwirkend Zeiten gepflegt werden können. Haben Sie als Beginn Datum der Kurzarbeit einen Zeitpunkt in einem vorherigen Monat gewählt, so ist Mitarbeitenden nur möglich, Zeiten im aktuellen Monat rückwirkend zu erfassen. 

Zusammenfassung und Ergebnis der Zuordnung prüfen

Im letzten Schritt bevor Sie die Zuordnung bestätigen, erhalten Sie eine Zusammenfassung der getätigten Zuordnungs-Einstellungen. Sofern Sie Änderungen vornehmen möchten können Sie über den „Zurück“ Button jederzeit zu den vorherigen Zuordnungsschritten zurückkehren. Sobald alle Einstellungen korrekt getätigt wurden, bestätigen Sie die Zuordnung mit Hilfe des „Zuweisen“ Buttons. 

Im Anschluss erhalten Sie eine Übersicht über das Ergebnis der Zuweisung. Hier werden Ihnen die erfolgreichen Zuordnungen als auch mögliche Fehler und Warnung für entsprechende Personen ausgegeben. Über den „Drucken“ Button können Sie sich das Ergebnis der Zuordnung ausdrucken oder abspeichern.

Berichte erstellen

Im Menü “Admin/Zeitwirtschaft/Kurzarbeit/Berichte” haben Sie die Möglichkeit, die zugeordneten Kurzarbeitspläne Ihrer Mitarbeiter auszuwerten. 

Hierzu steht Ihnen sowohl ein Summen- als auch ein Detailbericht zur Verfügung. Wählen Sie zunächst den gewünschten Bericht und das Dateiformat aus den vorhandenen Dropdown-Menüs aus. In den nächsten Registerkarten bestimmen Sie, welche Organisationseinheiten, Personen, Arbeitszeittypen,  Kurzarbeitspläne und welcher Zeitraum bei der Auswertung berücksichtigt werden sollen. Im Anschluss an die Berichtskonfiguration klicken Sie auf “Bericht erstellen”. Steht der Status im unteren Bereich auf “Erfolgreich erstellt”, laden Sie den Bericht mit Klick auf “Download” oder mit einem Doppelklick herunter.

Der Summenbericht ermittelt pro Person die Summe der im Berichtszeitraum angefallenen Soll-Arbeitsstunden laut Arbeitsplan, Soll-Arbeitsstunden laut Kurzarbeitsplan, Ist-Arbeitsstunden und Kug-Ausfallstunden. 

Im Detailbericht hingegen werden die genannten Daten pro Tag ausgegeben. In der Spalte „Informationen“ ist zudem ersichtlich, ob sich Krankheits- und Abwesenheitstage mit Kurzarbeitstagen überschneiden. Die Krankheits- und Abwesenheitstage haben einen Einfluss darauf, ob Arbeitnehmer Entgeltfortzahlung, Krankengeld oder Kurzarbeitergeld erhalten.

Letztes Update am 04. September 2020

Diese Artikel könnten Ihnen auch weiterhelfen: