Krankmeldungen (Administrator)

In folgendem Artikel erfahren Sie, wie Sie Krankheitsarten aktivieren. Außerdem wird im Folgenden auch erklärt, wie Sie  Krankmeldungen Ihrer Mitarbeiter bearbeiten, diese korrigieren oder auch auswerten.

Krankheitsarten anlegen

Legen Sie im Menü “Admin/Zeitwirtschaft/Abwesenheiten/Krankheitsarten” fest, welche Krankheitsarten Ihren Mitarbeitern zur Verfügung stehen sollen. Die Übersetzungsschlüssel sind bei den vorhandenen Krankheitsarten fest hinterlegt. Diese können deaktiviert, gelöscht oder neu angelegt werden. Der Schlüssel dient lediglich dem Export. In der Spalte “Öffentlich” können Sie entscheiden, ob die Krankheiten auch für andere Mitarbeiter sichtbar sein sollen, sobald dies eingetragen wird.

Um eine neue Krankheitsart anzulegen, wählen Sie den Button “Neu”. Tragen Sie mit Klick in die neue Zeile alle erforderlichen Angaben ein. Schließen Sie den Vorgang mit “Speichern” ab.

Hinweis: “Krankheit eines Kindes” können nur deutsche Mitarbeiter auswählen, wobei der Name sowie das Geburtsdatum des Kindes obligatorisch sind. Berücksichtigt werden nur Kinder unter 12 Jahre.

Tipp: Lesen Sie die kurzen Erläuterungen zu den jeweiligen Spalten, indem Sie mit der Maus über diesen stehen bleiben.

Krankmeldungen bearbeiten

Als “Abwesenheits-Administrator” können Sie Krankmeldungen für Mitarbeiter Ihrer Organisationseinheit/en bearbeiten oder neu erstellen. Öffnen Sie zuerst die persönlichen Abwesenheits-Menüs der Personen, deren Krankmeldungen Sie bearbeiten möchten. Doppelklicken Sie unter “Admin/Personen/Personen” auf die jeweiligen Namen und öffnen Sie im neuen Tab das Menü “Mitarbeiter/Zeitwirtschaft/Abwesenheiten”.

Neue Krankmeldung erstellen

Um eine Krankmeldung zu erfassen, klicken Sie auf „Krank melden“ und tragen Sie die Angaben im nachfolgenden Fenster ein.

Möchten Sie zu dieser Krankmeldung einen Stellvertreter hinzufügen, wählen Sie diesen aus dem verfügbaren Dropdownmenü aus. Dieser wird anschließend darüber per E-Mail informiert.

Möchten Sie, dass bestimmte Kollegen des Mitarbeiters über die Krankmeldung informiert werden, fügen Sie diese im Bereich “Personen informieren” über den Button “Neu” hinzu. Zusätzlich können Sie für jede Person eine kurze Bemerkung eintragen.

Mit Klick auf “Gruppe hinzufügen” können Sie entweder das ganze Team oder die gesamte Organisationseinheit (Abteilung) des Mitarbeiters per E-Mail informieren.

Falls Sie über eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung verfügen, klicken Sie im unteren Bereich auf den Button “Anhängen” und schließen Sie den Vorgang mit Klick auf “Krank melden” ab.

Bei Bedarf können Sie den Status der zu erfassenden Krankmeldung ändern.

Erfasste Krankmeldung bearbeiten

Über die Krankmeldungen Ihrer Mitarbeiter werden Sie als Administrator per E-Mail informiert:

Bearbeiten Sie die Krankmeldungen Ihrer Mitarbeiter einzeln über den in der E-Mail vorhandenen Button oder mehrere auf einmal nach der Anmeldung in Ihrem Zugang.

Im Menü “Eingang/Zu erledigen” finden Sie unter Ihren Administrator-Aufgaben alle eingereichten Krankmeldungen. Mit Doppelklick in die Zeile werden Sie in das entsprechende Menü zur Bearbeitung weitergeleitet. In diesem Bereich erhalten Sie eine Übersicht über alle erfassten Krankmeldungen Ihrer Mitarbeiter. Die Meldungen mit dem Status “Gemeldet” müssen von Ihnen noch geprüft werden.

Mit Klick in die entsprechende Zeile können Sie die Krankmeldung im unteren Bereich der Maske bearbeiten. Überprüfen Sie die Angaben, ggf. auch die angehängte Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung und bestätigen Sie die Meldung mit “Geprüft, OK”.

Sollte eine Krankmeldung ohne AU eingereicht werden, obwohl sie erforderlich ist, wählen Sie den Button “AU ausstehend”. Der Mitarbeiter wird darüber per E-Mail informiert:

Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen können Sie außerdem auch selbst verwalten, indem Sie das “AU verwalten”-Menü aufklappen:

Krankmeldungen den Krankengeldfällen zuweisen

Wird einer der Mitarbeiter häufig oder für längere Zeit krank, überprüfen Sie die Anzahl der erfassten Krankheitstage. Überschreitet die krankheitsbedingte Abwesenheit die Anzahl von 42 Tagen, informieren Sie sich bei der zuständigen Krankenkasse über den Krankengeldfall.

Wird Ihnen bestätigt, dass der Mitarbeiter aus gleichen Gesundheitsgründen krank gewesen ist, können Sie die Krankmeldungen einem Krankengeldfall zuweisen. Beantragen Sie danach bei der zuständigen Krankenkasse die Übernahme der Lohnfortzahlung.

Öffnen Sie dafür das Menü “Admin/Zeitwirtschaft/Abwesenheiten/Lohnfortzahlungen”
und wählen aus dem Dropdown-Menü die jeweilige Person aus. Markieren Sie hier mit
gedrückter Steuerungstaste (Strg) die entsprechenden Krankmeldungen und wählen mit
einem Rechtsklick die Option “Krankengeldfall zuweisen”.

Anschließend erhalten Sie folgende Meldung:

Definieren Sie hier den Krankengeldfall und schließen Sie die Zuweisung mit Klick auf “Speichern” ab. Sollten zukünftig noch weitere Krankmeldungen dazukommen, verschieben Sie diese von der nicht zugeordneten Ansicht per Drag & Drop in den Bereich des hinterlegten Krankengeldfalls.

Krankheitstage der Mitarbeiter auswerten

Mit der Funktion “Gesundheitsmanagement” führen Sie Auswertungen über den Bradford-Faktor und die Krankheitstage aller Mitarbeiter der letzten 52 Wochen durch. Diese Statistiken werden jede Woche automatisch aktualisiert oder können von Ihnen täglich neu ausgewertet werden.

Bradford-Faktor

Mitarbeiter mit häufigen, kurzen und ungeplanten Fehlzeiten erreichen einen höheren Score und werden farblich unterschiedlich markiert.

Die Funktion ermöglicht die unverhältnismäßige Störung der Leistungsfähigkeit einer Organisationseinheit hervorzuheben, die durch kurzfristige Abwesenheiten im Vergleich zu einzelnen Fällen längerer Krankheiten verursacht wurde.

Interpretation des Bradford-Faktors:

Score 1 bis 200: Es bestehen keine Anzeichen für Absentismus und somit kein Handlungsbedarf.
Score 201 bis 449: Es gibt erste Anzeichen für motivationsbedingten Absentismus.
Score ab 450: Es besteht dringender Handlungsbedarf.

Krankheits-Heatmap

Die Krankheitstage werden von Montag bis Sonntag dargestellt. Die Hintergrundfarbe der einzelnen Tage schwankt zwischen grün und rot.

Hellgrün bedeutet, dass der Mitarbeiter nie krankheitsbedingt gefehlt hat oder an Tagen, an denen er krankgeschrieben war, nicht arbeiten musste.

Dunkelrot bedeutet, dass der Mitarbeiter mindestens 20% seiner Sollarbeitstage krankheitsbedingt gefehlt hat.

Beispiel: Wurde der Mitarbeiter immer montags krankgemeldet, wird der Montag rot
angezeigt, sobald er 20% aller Montags-Arbeitstage gefehlt hat.

Um die Krankheitsstatistik auch für Vorgesetzte sichtbar zu machen, aktivieren Sie diese Option im Menü Admin/Zeitwirtschaft/Abwesenheiten/Einstellungen” in der Registerkarte “Krankmeldungen”.

Letztes Update am 01. Juni 2021

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