Kostenrechnungsobjekte erstellen und anpassen (Administrator)

In folgender Dokumentation erfahren Sie, wie Sie Kostenrechnungsobjekte erstellen und anpassen können. 

Einführung

Im Menü “Admin/Grundlagen/Kostenrechnung” legen Sie fest, welche Kostenrechnungsobjekte in Ihrem System verwendet werden und ob deren Angabe bei der Erfassung einer Reisekostenabrechnung verpflichtend ist. Sollten die Namen “Kostenstelle” und “Kostenträger” für Sie nicht zutreffen, können Sie diese frei umbenennen. Beispiele hierfür sind Produkte, Kunden oder Auftragsnummern.

Kostenträger

In diesem Menü editieren Sie die Kostenträger, die in Ihrem Unternehmen für die Reisekostenabrechnung verwendet werden. Klicken Sie auf „Neu“ und tragen Sie anschließend die Bezeichnung sowie die Nummer ein. Bei einer größeren Anzahl an Kostenrechnungsobjekten können Sie eine Excel-Tabelle für den Import erstellen. Aufbau einer Import-Datei ist folgend: 

Name des Kostenträgers; Nummer des Kostenträgers

Beachten Sie dabei, dass die Datei keine Spaltenbezeichnungen bzw. Überschriften beinhaltet. Nachdem Sie die Datei im CSV-Format gespeichert haben, wählen Sie den Button “Import”. Laden Sie das vorbereitete Dokument mit Klick auf “Datei auswählen” und “Upload” hoch. Schließen Sie den Vorgang mit dem Button “Import” ab.

Damit die Kostenträger zur Auswahl bei der Reisekostenabrechnung zur Verfügung stehen, gehen Sie wie folgt vor:

  • Ordnen Sie dem Mitarbeiter ggf. den Stamm-Kostenträger im Menü “Admin/Personen/Personen” →  “Stammdaten/Zuordnungen” zu.
  • Ordnen Sie einem Mitarbeiter ggf. weitere persönliche Kostenträger im Menü “Admin/Personen/Personen” →  “Stammdaten/Kostenrechnung” zu.
  • Ordnen Sie die Kostenträger der Organisationseinheit im Menü “Admin/ Grundlagen/Organisationseinheiten” zu, die alle Mitarbeiter dieser Einheit verwenden dürfen.
  • Aktivieren Sie für Mitarbeiter, die immer Zugriff auf alle Kostenrechnungsobjekte haben sollen, die Berechtigung „Benutzen nicht zugeordneter Kostenrechnungsobjekte“. Dafür öffnen Sie im Menü “Admin/Personen/Personen →  Stammdaten/Rollen und Berechtigungen” die Registerkarte “Berechtigungen” und setzen Sie den Haken im entsprechenden Feld.

Kostenstellen

In diesem Menü editieren Sie die Kostenstellen, die für die Reisekostenabrechnung verwendet werden. Klicken Sie auf „Neu“ und tragen Sie anschließend die Bezeichnung sowie die Nummer ein. Bei einer größeren Anzahl der Kostenrechnungsobjekte können Sie eine Excel-Tabelle für den Import erstellen. Aufbau einer Import-Datei ist folgend:  Name der Kostenstelle; Nummer der Kostenstelle  Beachten Sie dabei, dass die Datei keine Spaltenbezeichnungen bzw. Überschriften beinhaltet. Nachdem Sie die Datei im CSV-Format gespeichert haben, wählen Sie den Button “Import”. Laden Sie das vorbereitete Dokument mit Klick auf “Datei auswählen” und “Upload” hoch. Schließen Sie den Vorgang mit dem Button “Import” ab. Damit die Kostenstellen zur Auswahl bei der Reisekostenabrechnung zur Verfügung stehen, gehen Sie wie folgt vor:
  • Ordnen Sie dem Mitarbeiter die Stamm-Kostenstelle im Menü “Administrator/ Personen” →  “Stammdaten/Zuordnungen” zu.
  • Ordnen Sie einem Mitarbeiter weitere persönliche Kostenstellen im Menü “Admin/Personen/Personen” → “Stammdaten/Kostenrechnung” zu.
  • Ordnen Sie die Kostenstellen der Organisationseinheit im Menü “Admin/ Grundlagen/Organisationseinheiten” zu, die alle Mitarbeiter dieser Einheit verwenden dürfen.

Einstellungen

In diesem Menü  bearbeiten Sie Grundeinstellungen für die Kostenrechnungsobjekte. Die Kostenrechnungsobjekte „Kostenstellen“ und „Kostenträger“ können als Pflichtfelder definiert sowie deren Bezeichnungen geändert werden.

Letztes Update am 02. April 2020

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