FLOW – Kalendersynchronisation einrichten

In folgender Dokumentation erfahren Sie, wie Sie Ihren persönlichen HRworks Kalender mit Ihrem Google oder Outlook Konto synchronisieren.

Synchronisation aktivieren

Die Kalendersynchronisation aktivieren Sie in Ihrem HRworks Account oben rechts über Ihr Profilbild und dort unter „Mein Profil“. Wählen Sie daraufhin „Einstellungen“ im Menü links und klappen den Bereich „Synchronisations-Einstellungen“ auf.

Entscheiden Sie im Bereich der Kalenderauswahl, ob Sie die Synchronisation mit Google- oder Office-365-Kalender aktivieren möchten.

 

Nachdem Sie den gewünschten Button anklicken, werden Sie direkt zur Anmeldung in Ihren Account weitergeleitet. Möchten Sie beide Zugänge gleichzeitig verwenden, aktivieren Sie die Accounts nacheinander durch die jeweilige Anmeldung.

Anmeldung mit Google Account

Tragen Sie hier Ihre E-Mail-Adresse bzw. Telefonnummer ein und fahren mit Klick auf „Weiter“ fort. 

Mit Klick auf den Button „Zulassen“ erteilen Sie HRworks auf der nachkommenden Seite die Erlaubnis auf Ihren Google-Kalender zuzugreifen.

Anmeldung mit Outlook Account

Tragen Sie hier Ihre E-Mail-Adresse ein und fahren Sie mit Klick auf „Weiter“ fort.

Mit Klick auf den Button „Ja“ erteilen Sie HRworks auf der nachkommenden Seite die Erlaubnis auf Ihren Outlook-Kalender zuzugreifen.

Nach einer erfolgreichen Synchronisation wird der Status unmittelbar auf „aktiv“ umgesetzt. Zudem erhalten Sie die folgende Erfolgsmeldung:

Bestimmen Sie danach in den “Freigaben und Privatsphäre-Einstellungen”, welche  Ereignisse in Ihren Kalender übertragen werden sollen. Legen Sie dementsprechend in den vorhandenen Dropdown-Menüs fest, ob Reisen, Abwesenheiten, Krankmeldungen und Mitarbeitergespräche öffentlich, privat oder nicht synchronisiert werden sollen.  

Ereignisse übertragen

Ereignisse werden direkt nach Ihrer Erstellung in der Software sowie nach jeder Änderung in Ihrem externen Kalender aktualisiert. Erstellen Sie z. B. eine neue Abwesenheit, wird  diese automatisch in Ihren persönlichen Kalender übertragen. Wie Sie eine Abwesenheit erfassen, erfahren Sie im Helpcenter-Artikel „FLOW – Erste Schritte” im Abschnitt „Zeitwirtschaft“.  

Hinweis: Die Synchronisation funktioniert immer in Richtung HRworks -> Externer  Kalender. Dadurch wird sichergestellt, dass keine inkonsistenten Daten in HRworks  gespeichert werden.

Haben Sie HRworks mit Ihrem Kalender erfolgreich synchronisiert und Ereignisse erstellt,  erhalten Sie Termine für Geschäftsreisen und Abwesenheiten automatisch in Ihrem  persönlichen Kalender angezeigt.

Letztes Update am 30. Juli 2021

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