Integration zu DATEV Kanzlei-Rechnungswesen

In folgender Dokumentation erfahren Sie, welche Schritte zur Einrichtung der Schnittstelle zu DATEV Kanzlei-Rechnungswesen (Buchungsdatenservice) notwendig sind und wie Sie die Datenübertragung durchführen. 

Vorteile des DATEV Buchungsdatenservice

Mit Hilfe der Schnittstelle zu DATEV Kanzlei-Rechnungswesen (Buchungsdatenservice) können Sie mit nur einem Knopfdruck die Buchungssätze aus in HRworks erfassten Reisekostenabrechnungen und Belegmappen an DATEV übertragen, wodurch die manuelle Übertragung der Daten entfällt. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, die in den Reisekostenabrechnungen und Belegmappen enthaltenen digitalen Belege zu übermitteln und mit den Buchungspositionen zu verknüpfen. Diese Verknüpfung erleichtert die buchhalterische Prüfung in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen erheblich. 

Während der Übertragung werden Sie stets über den aktuellen Status der Datenübertragung informiert. Über eine verschlüsselte Direktverbindung zu DATEV wird zudem eine sichere Datenübertragung gewährleistet.

Voraussetzungen zur Nutzung des Buchungsdatenservice

Die Voraussetzungen in Kürze:

  • Sie verfügen über ein DATEV-Anmeldemedium zur Autorisierung der Schnittstelle in HRworks
  • Folgende Mandantendaten wurden Ihnen durch Ihre Kanzlei zur Verfügung gestellt: Berater- & Mandantennummer, Sachkontenlänge & Beginn Wirtschaftsjahr
  • Die Bestellung und Einrichtung der Schnittstelle Buchungsdatenservice wurde durch Ihre Steuerkanzlei in DATEV ausgeführt

 

Bitte informieren Sie sich zuallererst bei Ihrer Steuerkanzlei, ob der Buchungsdatenservice für Sie als Kunde freigeschaltet ist. Beachten Sie hierbei, dass durch die Freischaltung des Buchungsdatenservice gegebenenfalls zusätzliche Kosten für Ihre Steuerkanzlei entstehen können.

 

Des Weiteren benötigen Sie ein DATEV-Anmeldemedium mit den entsprechenden Rechten zur Aktivierung der DATEV-Integration in HRworks. Stellen Sie zusätzlich sicher, dass Ihnen bei Einrichtung der Schnittstelle in HRworks die benötigten Mandantendaten – Berater- & Mandantennummer, Sachkontenlänge & Beginn Wirtschaftsjahr – zur Verfügung stehen. Die Bereitstellung des DATEV-Anmeldemediums und die Freischaltung des Buchungsdatenservice erfolgt stets durch Ihre Kanzlei. Beachten Sie daher, dass die Inbetriebnahme der DATEV-Integration auch als Selbstbucher stets über Ihre Steuerkanzlei erfolgen muss.

 

Hinweis: Über das DATEV-Partner-Onboarding können DATEV-Steuerberaterinnen und Steuerberater einen kostenfreien Supporttermin buchen, falls Unterstützung bei der Einrichtung benötigt wird. In diesem Termin wird die Schnittstelle telefonisch und per Fernbetreuung in der Kanzlei eingerichtet.

Tipps für Ihre Steuerberatung zur Einrichtung des Buchungsdatenservice finden Sie hier: 

Rollen in HRworks zuweisen

Weisen Sie als Master-Administrator den für die Konfiguration der Schnittstelle zuständigen Personen zunächst die benötigte Rolle zu. Öffnen Sie hierzu unter “Admin/Personen/Personen” mit Doppelklick die gewünschten Personen und navigieren in das Menü “Rollen und Berechtigungen”. Setzen Sie hier im Bereich “Grundlagen” den Haken bei “Exportformat-Administrator”.

Um die Datenübertragung durchführen zu können, wird zudem die Rolle “Reisekostenabrechnungs-Administrator” benötigt. Den Vorgang schließen Sie mit dem “Speichern” Button ab.

Einrichtung der Schnittstelle in HRworks

Um den Buchungsdatenservice nutzen zu können, konfigurieren Sie bitte zunächst die DATEV-Integration im Menü “Grundlagen/Ausgaben Format/DATEVconnect online”. Um die Konfiguration der Schnittstelle vorzunehmen, benötigen Sie die Rolle „Exportformat-Administrator“.

Grundeinstellungen

Legen Sie in der Registerkarte “Grundlagen” per Klick auf “Neuer DATEV-Mandant” zunächst einen Mandanten an. Geben Sie im nächsten Schritt die Mandanten- und Beraternummer (Pflichtfelder) an und ordnen Sie dem Mandanten die zugehörigen Organisationseinheiten zu. Des Weiteren können Sie für jeden Mandanten einen individuellen Namen vergeben und die E-Mail des Steuerberaters hinterlegen. Selektieren Sie zudem die Option “Export für Finanzbuchhaltung”. Wenn Sie neben den Buchungsdaten auch die digitalen Belege übermitteln möchten, selektieren Sie zusätzlich die Auswahlmöglichkeit “Übertragung der digitalen Belege”. 

 

Hinweis:

Durch die Auswahl der Option “Übertragung der digitalen Belege” werden stets die Kostenberichte der Abrechnungen inklusive der enthaltenen digitalen Belege an DATEV übermittelt. Die Abrechnungsdateien werden hierbei zunächst an DATEV Unternehmen Online übermittelt. Bei der Verarbeitung der Abrechnungen in DATEV-Rechnungswesen lässt sich für jede Buchungsposition der Kostenbericht inklusive der digitalen Belege anzeigen und ermöglicht damit eine effizientere Verbuchung der Reisekostenabrechnungen und Belegmappen.

Hinweis 2: Für den Fall, dass Sie bereits die API zu DATEV Lohn und Gehalt oder DATEV LODAS nutzen, können Sie innerhalb dieses bereits bestehenden Mandanten die API für die Finanzbuchhaltung (Buchungsdatenservice) administrieren. Nach Selektion der Schnittstelle zur DATEV Finanzbuchhaltung müssen Sie lediglich die Autorisierung erneut durchführen. Stellen Sie daher sicher, dass Ihnen sowohl die Rechte für den Lohnimportdatenservice als auch für den Buchungsdatenservice auf Ihrem DATEV-Anmeldemedium vorliegen. 

Autorisierung des Mandanten

Führen Sie im nächsten Schritt die Autorisierung Ihres Mandanten gegenüber DATEV durch, um HRworks die Erlaubnis zu erteilen, Daten an DATEV übermitteln zu dürfen. Halten Sie für die Autorisierung bitte das von Ihrer Steuerberatung zur Verfügung gestellte DATEV-Anmeldemedium bereit. Die Autorisierung muss für jeden Mandanten und jeden HRworks Administrator separat erfolgen.

 

Um die Autorisierung durchzuführen, klicken Sie auf “DATEV-Autorisierung starten”. Anschließend öffnet sich ein neues Tab mit einer DATEV Login-Seite, auf der Sie sich zunächst mit dem Anmeldemedium authentifizieren. Stimmen Sie anschließend den erforderlichen Berechtigungen zu, um mit der Autorisierung fortfahren zu können.

 

Nach erfolgreicher Autorisierung erhalten Sie eine entsprechende Erfolgsmeldung und der Status Ihres Mandanten wechselt unmittelbar auf “aktiv”. Sie können den Status Ihrer Autorisierung jederzeit einsehen und diese gegenüber DATEV widerrufen. Sobald sich ein Mandant im Status “aktiv” befindet, können Sie Daten an DATEV Kanzlei-Rechnungswesen übermitteln. 

Konfiguration der Exportinhalte

In einem dritten Schritt muss unter “Konfiguration der Exportinhalte” die in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen hinterlegte Sachkontenlänge und das “Beginndatum Wirtschaftsjahr” eingetragen werden. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, sich einen individuellen Buchungstext zu konfigurieren. Legen Sie hierzu per “Neu” Button ein Textelement an und selektieren Sie in der Auswahlliste das gewünschte Attribut. Über verschiedene Trennzeichen können Sie die einzelnen Textelemente voneinander abtrennen.

Durchführung der Datenübertragung

Nach erfolgter Autorisierung des DATEV Buchungsdatenservice, können Sie den Export an DATEV Kanzlei-Rechnungswesen im Menü “Reisemanagement/Abrechnung/DATEV Rechnungswesen” durchführen. Um die Datenübertragung durchführen zu können, wird die Rolle “Reisekostenabrechnungs-Administrator” benötigt.

Auswahl des Abrechnungszeitraums

Wählen Sie im ersten Schritt den Mandaten aus, für den Sie Buchungsdaten aus Reisekostenabrechnungen und Belegmappen an das DATEV Rechenzentrum übertragen möchten. Entscheiden Sie anschließend in der Registerkarte “Zeitraum”, ob alle Reisekostenabrechnungen unabhängig des Reisedatums abgerechnet werden sollen oder definieren Sie alternativ ein individuelles Beginn und Ende Datum für die zu berücksichtigenden Abrechnungen. 

Personenübersicht und Datenübertragung

Zur Prüfung der Abrechnungsdaten erhalten Sie in der Registerkarte “Personenübersicht” eine abschließende Auflistung der dem Mandanten zugeordneten Mitarbeiter. Für jeden Mitarbeiter können Sie in dieser Übersicht die für den gewählten Zeitraum enthaltenen Reisekostenabrechnungen und Belegmappen einsehen. Für die Datenübertragung werden stets alle Abrechnungen im Status “Buchhaltung, geprüft OK” berücksichtigt. Per Rechtsklick auf einen Mitarbeiter oder eine einzelne Abrechnung haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, in die Reisekostenübersicht eines Mitarbeiters zu wechseln oder gezielt eine einzelne Abrechnung zu öffnen, um weitere Details einzusehen. 

 

Nach Prüfung der Daten starten Sie die Übertragung per Klick auf “Daten an DATEV übertragen”. Mit der Datenübertragung wird der Status der im Export enthaltenen Reisekostenabrechnungen und Belegmappen automatisch auf „Abgerechnet“ geändert.

Einsicht in die Exporthistorie

Im Bereich “Aktuelle Exporte” werden die zuletzt durchgeführten Exporte angezeigt. Hier erhalten Sie insbesondere detaillierte Statusinformationen über die erstellten Exporte. Nach erfolgreicher Datenübertragung wechselt der Status des Exports auf “Hochgeladen”. Nun können die übermittelten Daten aus dem Rechenzentrum in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen importiert und verarbeitet werden. Per Rechtsklick auf einen Export können Sie einen detaillierten Verarbeitungsstatus sowie ein Protokoll der Datenübertragung aufrufen.

Häufig gestellte Fragen

Die Sicherheit Ihrer Daten hat für uns höchste Priorität. Aus diesem Grund werden Ihre Daten nach aktuellen Standards verschlüsselt per TLS (Transport Layer Security) an das DATEV Rechenzentrum übermittelt.

Wir empfehlen Ihnen bei Interesse an der DATEV-Integration frühzeitig Kontakt mit Ihrer Steuerberatung aufzunehmen, um den Abrechnungsprozess abzustimmen und an die benötigten Daten zur Einrichtung zu gelangen. Die Schnittstelle Buchungsdatenservice muss in DATEV durch Ihre Steuerkanzlei über die MyDATEV Mandantenregistrierung bestellt und eingerichtet werden. Sollte Ihre Steuerkanzlei Hilfe bei der Bestellung und Einrichtung benötigen, so kann diese einen kostenfreien Termin beim DATEV-Partner-Onboarding-Team buchen. Für Informationen zum Einrichtungsprozess in HRworks steht Ihnen neben diesem Helpcenter Artikel auch gerne unser Consulting-Team zur Verfügung.

Eine One-Click-Schnittstelle ist derzeit nur für DATEV verfügbar. Über manuelle Exporte ist der Austausch der Daten jedoch auch für andere Systeme möglich. Hierbei unterstützen Sie die Kollegen im Consulting und Support gerne.

Die abrechnungsrelevanten Daten werden von HRworks zunächst an das DATEV Rechenzentrum übermittelt. Sobald die Daten im DATEV Rechenzentrum angekommen sind, hat Ihre Steuerberatung in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen die Möglichkeit diese Daten abzurufen und für die Weiterverarbeitung zu importieren. Es ist daher stets ein manueller Schritt durch Ihre Steuerberatung für die Datenübernahme notwendig. Nähere Informationen zur Verarbeitung der Daten in DATEV erhalten Sie in folgendem Artikel.

Die API zu DATEV Kanzlei-Rechnungswesen kann grundsätzlich auch problemlos als Selbstbucher genutzt werden. Aktuell ist die Bestellung der DATEV Cloud-Services Rechnungswesen jedoch ausschließlich im Kanzleimarkt möglich. Daher muss die Bestellung der Schnittstelle Buchungsdatenservice stets durch Ihre Steuerberatung über die MyDATEV Mandantenregistrierung erfolgen.

Letztes Update am 12. November 2021

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