Grundlagen-Administrator-Rollen

In folgender Dokumentation erfahren Sie, welche Funktionen in der jeweiligen Admin-Rolle enthalten sind.

Grundlagen-Administrator

Auftragsverarbeitungsvertrags-Administrator

Als Auftragsverarbeitungsvertrags-Administrator laden Sie den AV-Vertrag herunter und leiten diesen an die Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen weiter, die für den Datenschutz verantwortlich sind. Anschließend ergänzen Sie Ihre Unternehmensdaten und bestätigen, dass Sie berechtigt sind den AV-Vertrag abzuschließen. Ihre Eingaben werden automatisch im AV-Vertrag ergänzt, sobald Sie den AV-Vertrag elektronisch mit einem Klick auf „Bestätigen“ akzeptiert haben. Den Vertrag können Sie im Anschluss jederzeit im Menü “Admin/Grundlagen/Auftragsverarbeitungsvertrag” einsehen.

Dienstleistungsbestell-Administrator

Als Dienstleistungsbestell-Administrator können Sie z. B. Administrator-Schulungen auf der HRworks Webseite bestellen. Nur mit dieser Rolle sowie den hinterlegten Zahlungsdaten können Sie den Einkauf abschließen.

Exportformat-Administrator

Als Exportformat-Administrator verwalten Sie die Schnittstellen für die Lohn- oder Finanzbuchhaltungs- sowie für die Abwesenheits- und Stammdatenexporte. 

Sie haben die Möglichkeit die im System hinterlegten Layouts für Briefe oder Berichte selbst anzupassen. 

Sie können Kunden- und Firmenlogos hochladen und individuell anpassen. Diese werden anschließend in den erstellten Berichten ausgegeben.

Grundlagen-Administrator

Als Grundlagen-Administrator legen Sie die Betriebsstätten für Ihr Unternehmen an, über die die Feiertage der Länder und Bundesländer den Mitarbeitern zugeordnet werden können. 

Sie pflegen die Firmendaten für Rechnungen und Lastschriftmandate. Zudem können Sie die monatlichen Rechnungen von HRworks ansehen, drucken oder speichern.

Mit der Systemoptimierung können Sie eine Übersicht generieren, die Ihnen dabei hilft, die in HRworks gespeicherten Daten Ihres Unternehmens optimal zu verwenden. 

Sie definieren die grundlegenden E-Mail-Einstellungen und haben die Möglichkeit Erinnerungsmails den Mitarbeitern zuzusenden. 

Sie erhalten Übersicht über alle aus HRworks versandten E-Mails der letzten fünf Tage. 

Für Personen-Stammdaten, Reisedaten, Belege, Kilometerangaben und Reiseanträge können Sie zusätzlich freie Felder zu erweiterten Informationen anlegen. 

Sie exportieren elektronische Belege, Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen, Personalakteneinträge und Mahlzeitenzuschüsse aus HRworks. 

Kostenrechnungs-Administrator

Als Kostenrechnungs-Administrator editieren und verwalten Sie die Kostenstellen und Kostenträger, die für die Reisekostenabrechnung in Ihrem Unternehmen verwendet werden. Sie bearbeiten die Grundeinstellungen für die Kostenrechnung und entscheiden über die optionalen Pflichtfelder.

Listen-Administrator

Als Listen-Administrator erstellen Sie bereits hinterlegte Listen über Personen bzw. über die ganzen Organisationseinheiten oder definieren neue Listen über die in HRworks fest hinterlegten Daten (wie z. B. Stammdaten oder Zuordnungen). 

Organisationseinheiten-Administrator

Als Organisationseinheiten-Administrator verwalten Sie die Organisationseinheiten Ihres Unternehmens. Jeder Organisationseinheit können Sie z. B. Personen, Belegarten, Zahlungsarten, Spesengruppen, Abwesenheitsarten, Krankmeldungen, Reisebestellungen, Kostenstellen und Kostenträger zuordnen. So können Sie z. B. festlegen, dass bestimmte Personen nur ausgewählte Belegarten verwenden dürfen. Jede Person in ihrer eigenen Organisationseinheit kann auf die dort zugeordneten Elemente zugreifen. 

Profil-Administrator

Als Profil-Administrator verwalten Sie das Standardprofil für das Anlegen neuer Personen. Zudem bestimmen Sie unter Maileinstellungen, welche Benachrichtigungen neue Mitarbeiter standardmäßig erhalten sollen.

Sicherheitsgrundlagen-Administrator

Als Sicherheitsgrundlagen-Administrator verwalten Sie die Passwortrichtlinien, die Vorgaben für die Zwei-Faktor-Authentifizierung sowie die Einrichtung von Single Sign-On

Sie definieren die Sicherheitseinstellungen für die Passwörter, die die Mitarbeiter bei der Anmeldung angeben müssen. Sie legen fest, welche E-Mail-Domäne beim Anlegen neuer Personen in HRworks erlaubt ist. Außerdem können Sie über das Anmeldeprotokoll alle Anmeldungen und Anmeldeversuche nachvollziehen. 

Letztes Update am 24. Februar 2020

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