Gesetzliche Spesengruppen (Administrator)

In folgenden Artikel erfahren Sie, wie Sie individuelle Spesengruppen erstellen und die Pauschalen für Reisekostenabrechnungen selbst definieren.

Einführung

Die Spesengruppen sind für die Berechnung der Pauschalen in der Reisekostenabrechnung ausschlaggebend. Falls Sie die gesetzlichen Pauschalen bezahlen, stehen Ihnen diese in Form der bereits hinterlegten Spesengruppe zur Verfügung. HRworks übernimmt die automatische Aktualisierung der gesetzlichen Pauschalen.

Falls Sie mehr oder weniger als die gesetzlichen Pauschalen zahlen oder die Reisekostenregelung vor 2014 verwenden, haben Sie die Möglichkeit, eine individuelle Spesengruppe zu erstellen. Unter www.hrworks.de/international erfahren Sie, für welche Länder (neben Deutschland) die gesetzlichen Regelungen zur Verfügung stehen. Jeder Person kann eine individuelle Spesengruppe zugeordnet werden.

Gesetzliche Spesengruppen

Unter Admin/Reisemanagement/Grundlagen/Spesengruppen können Sie die gesetzlichen Werte einsehen und die Kontierung festlegen. Dazu selektieren Sie die Spesengruppe aus dem Drop-Down-Menü. Hinweis: Die gesetzlichen Pauschalen können nicht geändert werden.

Grundlagen

Die Registerkarte “Grundlagen” enthält die Informationen zur Spesengruppenbezeichnung, zum Schlüssel, sowie zum Jahr der gesetzlichen Regelung. Ist der Haken im Feld “Benutzt Pauschalen ab 2014” gesetzt, werden die Pauschalen im System nach der neuesten Regelung berechnet. Nutzt Ihr Unternehmen abweichende Pauschalen für Eintagesreisen bzw. unterschiedliche An-/Abreisepauschalen, wird dies mit einem Haken gekennzeichnet.

Pauschalen

Unter “Pauschalen” bzw. “Diäten” sehen Sie eine Übersicht aller hinterlegten Pauschalbeträge für unterschiedliche Länder. Wählen Sie im Dropdown-Menü ein Land aus, bekommen Sie eine historisierte Zusammenfassung aller Pauschalenarten. 

Hinweis: Die Werte der jeweiligen Länder gehen immer vom Reisekostenrecht des oben ausgewählten Landes aus. 

 

Beispiel: Reist ein deutscher Mitarbeiter z. B. nach Ecuador, erhält er einen im deutschen Reisekostenrecht festgelegten Betrag für das besuchte Land.

Kürzungen und Sachbezüge

In der Registerkarte “Kürzungen und Sachbezüge” sehen Sie eine historisierte Zusammenfassung der Sachbezugswerte für Frühstück, Mittagessen und Abendessen sowie die prozentualen Angaben für Mahlzeitenkürzungen der zugewiesenen Pauschalen.

 

Kontierung

In der Spesengruppe der gesetzlichen Pauschalen ist “Kontierung” der einzige Bereich, der von Ihnen bearbeitet werden kann. Mit Doppelklick in das entsprechende Feld haben Sie die Möglichkeit, die hinterlegten Kontonummern anzupassen.

Kilometersätze

Kilometersätze werden im System historisiert angezeigt und unterscheiden sich je nach Fahrzeugart.

Letztes Update am 02. April 2020

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