Gehaltszahlungen verwalten (Administrator)

In folgender Dokumentation erfahren Sie, wie Sie einmalige und kontinuierliche Zahlungen importieren, Gehälter Ihrer Mitarbeiter verwalten und diese über Berichte auswerten und exportieren.

Einführung

Dokumentieren Sie laufende und einmalige Zahlungen und behalten Sie die Gehaltsentwicklungen Ihrer Mitarbeiter im Auge. Regelmäßige Zahlungen, wie Arbeitslohn oder Umsatzprovisionen sowie Einmalzahlungen, wie Weihnachtsgeld und Prämien, sind schnell erfasst und übersichtlich aufgezeichnet. Dazu trägt auch eine praktische grafische Darstellung bei. Die Grafik wird auf Grundlage der erfassten Zahlungen im Zeitverlauf automatisch im Menü “Lohn und Gehalt” angezeigt. Mit einem Klick vergleichen Sie in der Software die Löhne und Gehälter Ihrer Mitarbeiter. Sie können dabei verschiedene Kriterien im Lohn und Gehaltssegment definieren und die Grafik den Anforderungen Ihrer Auswertungen anpassen.

Administrator-Rollen zuweisen

Um die Funktion für Lohn und Gehalt in HRworks nutzen zu können, weisen Sie zunächst den für die Gehaltsverwaltung zuständigen Personen die entsprechenden Admin-Rollen zu. Dazu öffnen Sie als Master-Administrator unter “Admin/Personen/ Personen” mit Doppelklick auf die entsprechenden Namen die Menüs der jeweiligen Personen. Setzen Sie anschließend in den “Rollen und Berechtigungen” die Haken unter “Lohn und Gehalt” in den Feldern der Gehalts- und Gehaltsgrundlagen-Administrator- Rollen. Wählen Sie im unteren Bereich der Maske, für welche Organisationseinheiten die zugewiesenen Rollen gelten sollen. Setzen Sie die Haken in den gewünschten Feldern und bestätigen Sie die Auswahl mit Klick auf “Speichern”. Den gesamten Vorgang schließen Sie ebenfalls mit dem oberen Button “Speichern” ab.

Funktion für Lohn und Gehalt aktivieren

Öffnen Sie das Menü “Admin/Lohn und Gehalt/Einstellungen”, um über den Haken „Funktion für Lohn und Gehalt verwenden“ die Funktion zu aktivieren. Somit wird Ihnen ermöglicht, die Gehaltsdaten zu erfassen und zu verwalten. Sie erstellen, bearbeiten oder löschen die Lohnarten (wie Bonus, Gehalt, Provision), die bei den Zahlungen in Ihrem Unternehmen zur Auswahl stehen sollen.

Lohnarten hinterlegen

Die “System-Lohnarten” für die Lohnbuchhaltung sind in HRworks im Menü “Admin/ Lohn und Gehalt/Lohnarten” fest hinterlegt. Um diese innerhalb der Reisekosten- abrechnung an die Lohnbuchhaltung oder an Ihren Steuerberater übermitteln zu können, tragen Sie in der Spalte “Exportschlüssel” die entsprechenden Lohnarten-Schlüssel aus Ihrem Lohnprogramm ein. Nachdem Sie alle Werte mit Doppelklick in die Felder eingetragen haben, speichern Sie den Vorgang.

Neben den vordefinierten Lohnarten können Sie mit Klick auf “Neu” beliebig viele eigene Lohnarten anlegen. Dadurch erleichtern Sie die Kategorisierung der Zahlungen an Ihre Mitarbeiter. Um Beträge aus eigenen Lohnarten in HRworks importieren zu können, tragen Sie Ihre Importschlüssel in die entsprechende Spalte ein. Um die Lohnarten an Fremdsysteme weiterzuleiten, tragen Sie in der Spalte “Exportschlüssel” die entsprechenden Lohnarten-Schlüssel aus Ihrem Lohnprogramm ein.

Hinweis: In den Zahlungen verwendete Lohnarten können nicht gelöscht, sondern nur deaktiviert werden. Durch das Deaktivieren einer Lohnart, steht diese nicht mehr für neue Zahlungen zur Verfügung, kann aber noch ausgewertet werden. Deaktivierte Lohnarten können jederzeit wieder aktiviert und verwendet werden. 

Kontinuierliche Zahlungen importieren

Im Menü “Admin/Lohn und Gehalt/Gehaltszahlungen/Import kontinuierliche Zahlungen” können Sie die regelmäßig bzw. wiederholend vorkommenden Zahlungen für  Mitarbeiter importieren. Um eine Vorlagedatei zu erhalten, klicken Sie auf den Button „CSV-Vorlage“. In dieser Datei können Sie die monatlichen Zahlungen der Mitarbeiter einfügen.

Die Datei muss folgendermaßen aufgebaut sein:

Personalnummer; Beginn Jahr; Beginn Monat; Ende Jahr; Ende Monat; Intervall; Bruttobetrag; Lohnartenschlüssel

Beispiel: 1;2017;01;unbegrenzt;;1;5500;GH

Tragen Sie in der Spalte „Intervall“ ein, wie oft die Zahlung stattfindet. Zur Auswahl steht hier 1 (monatlich) , 3 (vierteljährlich), 6 (halbjährlich) oder 12 (jährlich). Die Lohnartenschlüssel finden Sie im Menü “Admin/Lohn und Gehalt/Lohnarten”.

Haben Sie alle erforderlichen Gehaltsdaten in Ihrer CSV-Datei gespeichert, laden Sie diese hoch. Klicken Sie zunächst auf den Button “Datei auswählen” und wählen anschließend den “Upload”. 

Sind nun alle Zahlungen im System vorhanden, klicken Sie auf den Button „Alle importieren“, um die Zahlungen den Personen zuzuweisen.

Das Feld „Bestehende Zahlungen schließen“ bedeutet, dass Zahlungen, die momentan fortlaufend sind (ohne ein Ende Datum), automatisch geschlossen werden, sofern eine neue Zahlung derselben Lohnart importiert wird.

Einmalzahlungen importieren

Möchten Sie unregelmäßige Zahlungen wie z. B. Prämien für mehrere Personen gleichzeitig importieren, öffnen Sie das Menü “Admin/Lohn und Gehalt/ Gehaltszahlungen/Import Einmalzahlungen”. Um eine Vorlagedatei zu erhalten, klicken Sie auf den Button „CSV-Vorlage“. In dieser Datei können Sie die monatlichen Zahlungen der Mitarbeiter einfügen.

Erstellen Sie eine CSV-Datei mit dem Format:

Personalnummer;Monat;Jahr;Betrag (ohne Währungszeichen);Lohnart-Schlüssel

Beispiel: 2301;03;2017;2500;BN

Haben Sie  alle erforderlichen Gehaltsdaten in Ihrer CSV-Datei gespeichert, laden Sie diese hoch. Klicken Sie zunächst auf den Button “Datei auswählen” und wählen anschließend den “Upload”. 

Sind nun alle Zahlungen im System vorhanden, klicken Sie auf den Button „Alle importieren“, um die Zahlungen den Personen zuzuweisen.

Gehälter der einzelnen Mitarbeiter verwalten

Um die Gehälter Ihrer Mitarbeiter einzeln zu verwalten, öffnen Sie das Menü “Admin/ Personen/Personen” und wählen mit Doppelklick den gewünschten Mitarbeiter aus. Anschließend können Sie im Menü “Mitarbeiter/Lohn und Gehalt/Gehalt” Zahlungen des ausgewählten Mitarbeiters verwalten. Mit Klick auf “Neue kontinuierliche Zahlung” bzw. “Neue Einmalzahlung” legen Sie neue Zahlungen an. Verwenden Sie das “Intervall”, um beispielsweise das Weihnachtsgeld nur einmal pro Jahr zu zahlen.

Im Bereich der kontinuierlichen Zahlungen steht Ihnen der Jahresgehaltsassistent zur Verfügung. Dieser hilft Ihnen, anhand aller eingetragenen kontinuierlichen Zahlungen das Monatsgehalt des Mitarbeiters so auszurechnen, dass das gewünschte Bruttojahresgehalt unverändert bleibt. 

Wählen Sie den Button “Jahresgehaltsassistent” und tragen Sie in das Feld “Gesamt Jahresgehalt” das gewünschte Bruttojahresgehalt des Mitarbeiters ein. Mit Klick auf “Aktualisieren” wird dieses auf 12 Monatszahlungen verteilt. Alle zusätzlichen Zahlungen, die Sie mit “Zahlung hinzufügen” in diesem Assistenten anlegen, werden von dem Gesamtbetrag abgezogen, sodass die Summe aller Zahlungen das angegebene Jahresgehalt ergibt.

Für jede nicht monatliche Zahlung muss auch der Monat festgelegt werden, in dem der Betrag ausgezahlt werden soll (z. B. Mai für das Urlaubsgeld und November für das Weihnachtsgeld). Bei jeder Zahlung können Sie die entsprechende Lohnart auswählen.

Monatliche Zahlungen beginnen im oben ausgewählten Monat, andere Zahlungsintervalle gehen von diesem Monat aus. Tragen Sie beispielsweise halbjährliche Zahlungen im Februar ein, die für Januar und Juli relevant sind, wird der erste Betrag im Juli ausgezahlt. 

Hinweis: Wird ein Mitarbeiter zur Mitte des Monats eingestellt, muss auch das vereinbarte Gehalt entsprechend berechnet werden. Tragen Sie den jährlichen Bruttobetrag im Jahresgehaltsassistenten ein, so berücksichtigt dieser das Eintrittsdatum des neuen Kollegen und rechnet die anteilige Summe für den ersten Monat aus.

Haben Sie alle Zahlungen eingetragen, speichern Sie den Vorgang mit “Abschließen & Zahlungen anlegen”. Anschließend bekommen Sie einen Hinweis, dass die bis dahin hinterlegten Zahlungen automatisch beendet und die neuen Zahlungen wirksam werden.

Im Bereich der “Einmalzahlungen” können Zahlungen für die ausgewählte Person über den Button “Import” hochgeladen werden.

Erstellen Sie dafür eine CSV-Datei mit folgendem Aufbau:

Lohnart-Schlüssel;Monat;Jahr;Betrag (ohne Währungszeichen)

Beispiel: 1;3;2017;2500

In der “Übersicht” können Sie durch das Beginn und Ende Datum den Zeitraum der kontinuierlichen Zahlungen eingrenzen. Mit Klick auf „Gehälter vergleichen“ können Sie die Zahlungen der selektierten Personen gegenüberstellen. 

Gehaltsentwicklung auswerten

Möchten Sie Diagramme zum Vergleich der Gehaltsentwicklung verschiedener Personen einsehen, öffnen Sie das Menü “Admin/Lohn und Gehalt/Gehaltszahlungen/ Gehaltsentwicklung”. Um Gehälter zu vergleichen, wählen Sie die gewünschten Personen, Lohnarten und den Zeitraum aus. Die Suche listet nur Personen auf, für die die eingetragenen Zahlungen vorliegen. 

 

Gehaltszahlungen auswerten und Daten exportieren

Mit HRworks erhalten Sie in wenigen Schritten detaillierte Auswertungen zu den Lohndaten Ihrer Mitarbeiter. Dank direkter Exporte in die Lohnbuchhaltung integriert sich die Verwaltung der Arbeitslöhne optimal in Ihre bestehende Softwarelandschaft und Organisationsstruktur.

Berichte erstellen

Im Menü “Admin/Lohn und Gehalt/Berichte” können Sie Auswertungen über den aktuellen Abrechnungszeitraum sowie einen manuell ausgewählten Zeitraum erstellen. Nach unterschiedlichen Auswahlkriterien stehen Ihnen folgende Berichte zur Verfügung: Jahresgehaltsentwicklung, Lohn pro Person, Mahlzeitenbelege pro Person und Lohnliste. 

Wählen Sie hier den gewünschten Bericht sowie das Dateiformat aus den vorhandenen Dropdown-Menüs aus. Bestimmen Sie gleichzeitig in den nächsten Registerkarten, welche Organisationseinheiten, Personen, Lohnarten und welcher Zeitraum bei der Auswertung berücksichtigt werden sollen und klicken Sie anschließend auf “Bericht erstellen”. 

Steht der Status im unteren Bereich auf “Erfolgreich erstellt”, laden Sie den Bericht mit Klick auf “Download” bzw. mit einem Doppelklick herunter.

Zahlungen in den aktuellen Lohnmonat übertragen

Um die aktuellen Werte der Gehaltszahlungen an Ihr Lohnprogramm übertragen zu können, müssen Sie zuerst im Menü “Admin/Lohn und Gehalt/Berichte” eine Lohnliste erstellen. Selektieren Sie in der Registerkarte „Bericht“ die Lohnliste und wählen Sie das Dateiformat aus, in dem diese gespeichert werden soll.

Überprüfen Sie anschließend die Einstellungen in weiteren Registerkarten. Markieren Sie unter „Organisationseinheiten“ alle Organisationseinheiten, deren Daten Sie auswerten und anschließend in das Lohnprogramm exportieren möchten.

Um die aktuellen Werte an das Lohnprogramm zu übertragen, muss in der Registerkarte “Zeitraum” der Haken “Zahlungen in aktuellen Monat übertragen” gesetzt werden.

 

Klicken Sie anschließend oben rechts auf den Button „Bericht erstellen“, um die Berichterstellung zu starten. Neben diesem Button sehen Sie, wie viele Personen und Werte in der Liste ausgewertet werden.

Sobald im unteren Bereich der Maske der Status auf “Erfolgreich erstellt” steht, rufen Sie die Lohnliste per Doppelklick oder über den Button “Download” auf und klicken Sie in der nachfolgenden Meldung auf “Bericht downloaden”.

Nachdem Sie den Bericht überprüft haben, können Sie per “Zahlungen übertragen” alle enthaltenen Zahlungen in den aktuellen Lohnmonat übermitteln. Mit Klick auf “Abbrechen” werden die Werte nicht übertragen.

Bestätigen Sie den Vorgang mit “Ja”.

Lohnmonat schließen → Daten in das Lohnprogramm übertragen

Nachdem Sie die Zahlungen in den aktuellen Lohnmonat übertragen haben, führen Sie nun im Menü “Admin/Lohn und Gehalt/Berichte” den Lohnbuchhaltungsexport durch. Somit werden die Gehaltsdaten für Ihr Lohnprogramm exportiert und der aktuelle Lohnmonat kann geschlossen werden. 

Selektieren Sie in der Registerkarte „Bericht“ den Lohnbuchhaltungsexport und wählen Sie die hinterlegte Schnittstelle aus, über die die Gehaltsdaten in Ihr Lohnprogramm übermitteln werden sollen. 

Überprüfen Sie anschließend die Einstellungen in weiteren Registerkarten.

Markieren Sie unter „Organisationseinheiten“ alle Organisationseinheiten, deren Daten Sie exportieren möchten. Beachten Sie dabei, dass der ausgewählte Bericht nicht gleichzeitig für unterschiedliche Länder erstellt werden kann.

Um den Lohnmonat zu schließen und die aktuellen Werte an das Lohnprogramm zu übertragen, muss in der Registerkarte “Zeitraum der Haken “Aktuellen Lohnmonat verwenden und schließen” gesetzt werden. 

Klicken Sie anschließend oben rechts auf den Button „Bericht erstellen“, um die Berichterstellung zu starten. Neben diesem Button sehen Sie, wie viele Personen und Werte in der Liste ausgewertet werden.

Sobald im unteren Bereich der Maske der Status auf “Erfolgreich erstellt” steht, rufen Sie den Lohnbuchhaltungsexport per Doppelklick oder über den Button “Download” auf. 

Klicken Sie in der nachfolgenden Meldung auf “Bericht downloaden” und verarbeiten Sie diesen in Ihrem Zielsystem. Wurden die Daten erfolgreich an die Lohnbuchhaltung übertragen, bestätigen Sie den Vorgang mit “Monat schließen”.

Hinweis: Auch zum späteren Zeitpunkt haben Sie die Möglichkeit, die Auswertungen über ausgewählte Berichte zu erstellen. Entfernen Sie dazu in der Registerkarte “Zeitraum” den Haken „Zahlungen in aktuellen Lohnmonat übertragen“ und legen Sie den gewünschten Zeitraum manuell fest.

Einstellungen als Berichtsvorlage speichern

Um Ihre Einstellungen als Berichtsvorlage zu speichern, klicken Sie im oberen Bereich der Maske auf die Option „Als Vorlage speichern“. Die Berichtsvorlage wird dann im oberen Dropdown-Menü zur Auswahl bereit gestellt. Wählen Sie diese aus, müssen Sie zum nächsten Mal die Suchkriterien nicht erneut zusammenstellen, sondern wählen direkt den Button “Bericht erstellen”. 

Hinweis: Bitte beachten Sie, dass jegliche Änderungen von Suchkriterien in der ausgewählten Vorlage automatisch gespeichert werden.

Bestehende Vorlagen können geändert oder neu sortiert werden, indem Sie auf den Button „Verwalten“ klicken. Per Doppelklick ändern Sie den Namen der Vorlage und per Drag & Drop können Sie die Reihenfolge ändern.

Letztes Update am 30. April 2020

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