FLOW – Erste Schritte

Die neue Benutzeroberfläche kann bereits für viele Funktionen genutzt werden. Lesen Sie hier wie Sie erfolgreich die ersten Schritte machen.

Allgemein

Dashboards

In Ihrem Dashboard sehen Sie auf einen Blick alle zur Verfügung stehenden Bereiche. Innerhalb der einzelnen Dashboard-Kacheln werden Sie auf anstehende Termine und offene Aufgaben hingewiesen. 

Neben dem übergreifenden Dashboard verfügt auch jeder Bereich über ein sogenanntes „Funktionsdashboard“ in dem die einzelnen Funktionen aufgeführt sind.

 

Beispiel von Funktionskacheln im Hauptdashboard der neuen Oberfläche

Geheimwaffe ⋮-Menü

Sie vermissen eine Funktion? Um den Fokus auf die am häufigsten benötigten Funktionen zu legen, finden sich einige der weniger genutzten Optionen nun im ⋮-Menü, das sich in der Regel oben rechts findet.

 

Browser-Tabs und -Lesezeichen

In der neuen Oberfläche haben HRworks-Funktionen erstmalig eigene URLs. Somit können Sie gleichzeitig in mehreren Browser-Tabs aktiv arbeiten und sich häufig genutzte Funktionen als Lesezeichen in Ihrem Browser fixieren.

 

Beispiel von mehreren geöffneten Tabs und Lesezeichen zu spezifischen HRworks-Seiten

Fixiertes Menü

Egal, wo Sie sich in der neuen Oberfäche befinden, im Header der Oberfläche sind einige allgemeine Funktionen fixiert und immer für Sie erreichbar.

Zu erledigen

In dem am oberen Bildschirmrand fixierten Menü finden Sie alle Ihre persönlichen und vom System erstellten Aufgaben. Über „Aufgabe erstellen“ können Sie sich aus jeder Funktion heraus eine neue Aufgabe anlegen. Anschließend werden Sie wieder zurück in die genutzte Funktion geleitet.

 

Firmenübersicht

In der Firmenübersicht, die sich ebenfalls im oben fixierten Menü befindet, können Sie neben dem Telefonverzeichnis und Ihren internen Ansprechpartnern auch die Mitteilungen und die Firmenkalender aufrufen.

 

Profil-Einstellungen​

Klicken Sie oben rechts auf Ihr Profilbild, um Einstellungen zu HRworks und Ihren Benachrichtigungen vorzunehmen, sowie Ihre Stammdaten einzusehen. Außerdem haben Sie hierüber die Möglichkeit uns Feedback zu HRworks zu senden und sich abzumelden.

 

Geöffnetes Menü mit Zugang zu Profileinstellungen und Feedback

Zeitwirtschaft

In der Kachel zur Zeitwirtschaft sehen Sie die für den aktuellen Tag erfasste Arbeitszeit, einen Überblick Ihres Urlaubskontos, sowie Informationen zu offenen und anstehenden Abwesenheiten, Homeoffice, Stellvertretungen und mehr.

 

Arbeitszeiten erfassen

Per Klick auf den „Ein-“ bzw. „Ausstempeln“-Button, der sich am Desktop oben rechts bzw. auf kleineren sowie mobilen Endgeräten in der Zeitwirtschafts-Kachel befindet, erfassen Sie ganz einfach Ihre Arbeitszeiten. Falls Sie einen Arbeitszeittyp angeben können, öffnet sich hierfür ein kurzes Auswahlfenster.

Button zum Einstempeln

Neu erstellen: Homeoffice, Abwesenheit, Krankmeldung & Arbeitszeit

Über die Buttons auf der Kachel können Sie direkt einen neuen Homeoffice-Antrag stellen, Urlaub beantragen sowie Krankmeldungen einreichen.

Reisemanagement

In der Reisemanagement-Kachel sind Ihre offenen Reiseanträge und Reisekostenabrechnungen zusammengefasst. Bei letzteren sehen Sie direkt, welcher Betrag Ihnen nach der Prüfung erstattet wird. Auch sehen Sie direkt, ob Belege oder elektronische Belege zur Zuordnung in Reisekostenabrechnungen bereit liegen.

Haben Sie die Erfassung einer Reisemittelbestellung begonnen, aber noch nicht abgeschlossen, werden Sie ebenfalls direkt informiert.

 

Neu erstellen: Reiseantrag, Reiserkostenabrechnung, Belegmappe & Sammelerfassung

Auch hier werden die passenden Buttons angezeigt um neue Anträge und Abrechnungen zu erstellen. Wenn Sie Reisen beantragen, können Sie auf diesem Weg direkt aus dem Dashboard in einen neuen Antrag springen. Gleiches gilt für Reisekostenabrechnungen, Belegmappen und die Sammelerfassung.

Personalbereich

Hier sehen Sie direkt, wann Ihr nächstes Mitarbeitergespräch ansteht, ob die Bestätigung von Compliance Management Dokumenten aussteht oder sich Dateien in Ihrem Dokumentenkorb befinden.

 

Kachel für den Personalbereich mit Informationen zu bevorstehenden Mitarbeitergesprächen, Dokumenten und mehr

Lohn und Gehalt

Über die Lohn und Gehalt-Kachel erhalten Sie Zugriff auf Ihre monatlichen Gehaltszahlungen und die zugehörigen Dokumente. Zusätzlich sehen Sie, wie viele Mahlzeitenbelege Sie im aktuellen Monat eingereicht haben.

 

Lohn und Gehalt Dashboard-Kachel mit Informationen zu Zahlungen, Gehaltsdokumenten sowie Zuwendungen wie Gutscheinen und Mahlzeitenzuschüssen

Neu erstellen: Mahlzeitenbelege

Der Plus-Button erlaubt es Ihnen direkt neue Mahlzeitenbelege zu erfassen und ein passendes Foto des Beleges hochzuladen.

Auch mobil im FLOW

Nutzen Sie HRworks bisher nur mobil oder nur als Desktopversion, so erleichtert Ihnen FLOW den Umstieg, durch ein einheitliches Design und einheitliche Workflows.

HRworks zum Startbildschirm hinzufügen

Rufen Sie HRworks einmalig in Ihrem Browser auf, um danach immer direkt von Ihrem Startbildschirm zur Anmeldung zu gelangen.

Nutzen Sie ein Android-Gerät tippen Sie zunächst oben rechts in Ihrem Browser auf das ⋮-Menü.
In Chrome wird Ihnen hier anschließend die Option „Zum Startbildschirm hinzufügen“ angeboten. 
In Firefox erreichen Sie diese Option über „Seite/Seitenverknüpfung hinzufügen“

Ausschnitt von einem Smartphone mit Option HRworks zum Startbildschirm hinzuzufügen

 

Nutzen Sie ein iOS-Gerät tippen Sie zunächst unten in der Mitte in Ihrem Browser auf den „share-Button“. Auf Apple-Geräten funktioniert dies ausschließlich mit Safari.

Klicken Sie anschließend auf „Zum Home-Bildschirm“, um das HRworks Symbol direkt auf dem Startbildschirm zur Verfügung zu haben. 

Führungskräfte und Administratoren

Sind Sie eine Führungskraft oder genehmigen Abwesenheiten und Reisekostenabrechnungen für weitere Personen, so finden Sie hier einen Überblick über die weiteren Funktionen, die Ihnen in FLOW zur Verfügung stehen:

Eine Einführung in die FLOW Oberfläche für Administratoren erhalten Sie unter folgendem Artikel.

Letztes Update am 06. August 2021

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