FLOW – Mehrtägige Reise abrechnen

In folgendem Artikel erfahren Mitarbeitende, wie Sie mehrtägige Reisen in HRworks erfassen und abrechnen

Neue Reisekostenabrechnung erstellen

Um eine Reisekostenabrechnung zu erstellen, wählen Sie auf dem Dashboard den Reiseantrag-Button in der Reisemanagement-Kachel.

Alternativ öffnen Sie direkt das Menü “Reisemanagement/Reisekostenabrechnungen”. Hier sehen Sie alle bereits erfassten Reisekostenabrechnungen oder Belegmappen. Legen Sie eine neue Abrechnung über den Reiseantrag-Button oben rechts.

Reisedaten eintragen

Die neue Reisekostenabrechnung wird im Menüpunkt „Reisedaten“ geöffnet. Tragen Sie hier die Eckdaten der Reise ein (Zweck, Datum, Uhrzeit sowie Abfahrts- und Zielort). Wurden auf der Reise Zwischenorte besucht, können Sie diese ebenfalls hinterlegen. Die Kostenstelle wird Ihnen in der Regel bereits vorgeschlagen. Falls Sie eine andere Kostenstelle auswählen möchten, können Sie diese aus dem Dropdown-Menü auswählen – hier können Sie per Eintippen weitere Einträge finden. Das Gleiche gilt für Kostenträger. Um mit der Erfassung fortzufahren, klicken Sie auf “Weiter zu den Reiseantragsdokumenten”.

Digitale Belege anhängen und verknüpfen

Im Menü „Digitale Belege“ können Sie Ihre gescannten Belege an die Reise anhängen.

Laden Sie diese direkt über den Plus-Button hoch oder ordnen Sie über den Weitere-Optionen-Button (drei Punkte) digitale Belege zu, die bereits hochgeladen aber noch keiner Reisekostenabrechnung zugeordnet sind.

Erfolgreich hochgeladene, sowie zugeordnete digitale Belege erscheinen links in der Liste. Wählen Sie hier einen Eintrag aus, um ihn anzupassen, z.B. indem Sie die Datei drehen oder den Namen ändern.

Unterhalb der Anzeige des digitalen Beleges haben Sie die Option, digitale Belege mit bestehenden Belegen zu verknüpfen oder neue Belege zu erstellen. Wählen Sie einen Beleg aus oder klicken Sie hierfür auf den Plus-Button für verknüpfte Belege unterhalb des digitalen Belegs.

Speichern Sie Ihre Änderungen und klicken Sie auf “Weiter”, um die erstellten und verknüpften Belege noch einmal zu prüfen.

Belege automatisch erkennen lassen (OCR)

Laden Sie die Bilddateien von den Belegen hoch und lassen Sie diese durch die automatische Belegerkennung erfassen. Details und genauere Informationen finden Sie in unserem Artikel Automatische Belegerkennung „OCR“.

Belege erfassen

In diesem Menü werden die Ihnen vorliegenden Belege einzeln erfasst und gespeichert. Erfassen Sie den ersten Beleg, indem Sie aus dem Dropdown-Menü die entsprechende Belegart auswählen. Tragen Sie im Feld “Text” eine nähere Beschreibung ein, z. B. den Namen der Tankstelle.
Hinweis: Bei einem Hotelbeleg wird das Datum des Beleges und das Enddatum der Übernachtung bereits eingetragen.

Erfassen Sie den Bruttobetrag und wählen Sie die entsprechende Zahlungsart aus. Haben Sie den Betrag in einer Fremdwährung gezahlt, wählen Sie die entsprechende Währung aus. Im Feld “Kurs” können Sie einen eigenen Wechselkurs für die gewählte Währung angeben. Bleibt das Feld leer, verwendet HRworks den tagesaktuellen Systemkurs.

Sie haben an dieser Stelle noch einmal die Chance, den erstellten Beleg mit einem vorhandenen digitalen Beleg zu verknüpfen oder eine neue, zugehörige Datei hochzuladen.

Nachdem Sie Ihre Angaben über den Button “Speichern & Neu” sichern, erscheint der Beleg links in der Liste der bereits erfassten Belege und ein neuer Beleg öffnet sich zur Bearbeitung.

Haben Sie alle Belege erfasst und überprüft, klicken Sie auf “Weiter zu den Berichten”.

Kilometerangaben

Außerdem können Sie die Kilometer, die Sie auf Ihrer Dienstreise zurückgelegt haben erfassen. Neben der Kilometeranzahl geben Sie Abfahrt- und Zielort, sowie das genutzte Fahrzeug an. Der Auszahlungsbetrag wird automatisch anhand des Kilometersatzes berechnet.

Erfassen Sie mit dem „Speichern & Neu“-Button mehrere Fahrten nacheinander und fahren Sie anschließend mit „Weiter“ fort.

Tagesangaben bearbeiten

Im Menü “Tagesangaben” werden Angaben zu den Ländern und den erhaltenen Mahlzeiten während der Reise angezeigt. HRworks berechnet automatisch die Tagespauschale und nimmt je nach Einstellung die Kürzung für das Frühstück aufgrund des eingetragenen Hotelbeleges vor. Liegt kein Hotelbeleg vor, da Sie privat (z.B. bei einem Bekannten) übernachtet haben, können Sie hier die Übernachtungspauschale aktivieren. Findet die Reise nicht in Deutschland statt, können Sie das Land pro Tag mit Klick in das Feld Land bzw. Land der Übernachtung abändern. 

 

Diese Anträge werden anschließend durch den Prüfer an die zuständige Krankenkasse übermittelt. Sobald die Krankenkasse einen solchen Antrag erhält, sendet sie eine A1-Antragsbestätigung zurück. Diese stellt bei einer Überprüfung während der Dienstreise einen gültigen Nachweis dar. Hat die Krankenkasse den Antrag geprüft, sendet sie die finale A1-Bescheinigung. Beide Dokumente werden durch den A1-Prüfer an Ihren Antrag angehängt, sodass Sie darüber informiert werden und jederzeit im Menü “Mitarbeiter/Reisemanagement/A1-Anträge” Zugriff darauf haben.

Auswahl des Landes in den Tagesangaben einer Reisekostenabrechnung

Um eine Änderung für weitere Tage zu übernehmen, klicken Sie auf “Daten für andere Tage übernehmen”. Betrifft diese Änderung nur bestimmte Tage, wählen Sie diese auf der folgenden Seite aus und klicken auf “Selektierte Tage ändern”. Sie sehen zuvor in roter Schrift, welche Werte sich hierbei ändern werden. Verwenden Sie die gleiche Vorgehensweise auch bei den Kürzungen für Mahlzeiten oder nehmen Sie die Änderung direkt im entsprechenden Tag vor. Um mit der Erfassung fortzufahren, klicken Sie auf “Weiter”.

Übernahme von Daten aus Tagesangaben in einer Reisekostenabrechnung in FLOW. Daten, die sich ändern, sowie Buttons sind hervorgehoben.

Erfassung der Reise abschließen

Im Menü “Berichte” können Sie sich zu jeder Reisekostenabrechnung einen oder mehrere Berichte anzeigen und  ausdrucken lassen. Kontrollieren Sie Ihre Angaben und drucken Sie den Kostenbericht über den Weitere-Optionen-Button rechts oben aus, sofern dies in Ihrem Unternehmen erforderlich ist. Wenn alles passt, klicken Sie auf „Abschließen“. Reichen Sie den ausgedruckten Bericht mit den Originalbelegen zur buchhalterischen Prüfung ein. Alternativ können Sie mit „Weiter“ noch einmal in das Dashboard Ihrer Reisekostenabrechnung zurückkehren und die Reisekostenerfassung dort auf “Abschließen“ klicken. Die Reise wird nun geschlossen und dem Vorgesetzten automatisch per E-Mail zur Freigabe zugestellt. In Ihrer Reisekostenübersicht können Sie die Abrechnung erneut aufrufen sowie den aktuellen Status nachverfolgen.

Geld erhalten

Sobald Ihnen die Reisekosten erstattet wurden, können Sie die erfolgreiche Überweisung mit bestätigen, indem Sie in der Reisekostenabrechnungen-Übersicht in der Spalte Aktionen über den Weitere-Optionen-Button „Geld erhalten“ auswählen.

Auch mobil Reisen abrechnen

Reisekostenabrechnungen können mit FLOW auch mobil erstellt und bearbeitet werden. Die Menüs sind hierbei an das mobile Endgerät angepasst und durch die Breadcrumb Navigation wissen Sie immer in welchem Schritt der Reisekostenabrechnung Sie sich befinden.

FLOW Reisekostenabrechnung im Schritt "Belege" auf mobilen Endgeräten

Letztes Update am 27. August 2021

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