FLOW – Belege verknüpfen

In folgendem Artikel erfahren Mitarbeitende, wie Sie Belege und digitale Belege verknüpfen und somit die buchhalterische Prüfung von Reisekostenabrechnungen und Belegmappen vereinfachen.

Neue Reisekostenabrechnung oder Belegmappe erstellen

Um eine Reisekostenabrechnung oder Belegmappe zu erstellen, wählen Sie auf dem Dashboard den „+ Reisekostenabrechnung“ bzw. „+Belegmappe“-Button in der Reisemanagement-Kachel.

 

Alternativ können Sie direkt das Menü “Reisemanagement/Reisekostenabrechnungen” aufrufen. Hier sehen Sie alle bereits erfassten Reisekostenabrechnungen oder Belegmappen. Wählen Sie auch hier die „+ Reisekostenabrechnung“ bzw. „+ Belegmappe“ bzw. „+ Reisekosten Sammelerfassung“-Buttons, um neue Elemente zu erfassen.

Weitere Informationen dazu, wie Sie eine Reisekostenabrechnung erfassen, finden Sie in diesem Artikel:

Digitale Belege hinzufügen

Nach der Auswahl einer Reise oder Belegmappe können Sie über den „+ Digitaler Beleg“-Button in der Kachel „Digitale Belege“ Ihre gescannten Belege hochladen.

Alternativ können Sie nach Eingabe Ihrer Reisedaten direkt in der Maske „Digitale Belege“ Ihre Belege hinzufügen.

Laden Sie diese direkt über den „+ Neu“-Button hoch.

Erfolgreich hochgeladene, sowie zugeordnete digitale Belege erscheinen links in der Liste. Wählen Sie hier das gewünschte Element aus, um dieses anzupassen.

Belege verknüpfen

Unterhalb der Anzeige des digitalen Beleges haben Sie nun die Option, digitale Belege mit Belegen zu verknüpfen. Für den Fall, dass bereits Belege angelegt wurden, selektieren Sie diese über die Dropdown-Liste, um die Verknüpfung durchzuführen.

Alternativ haben Sie die Möglichkeit über den grauen „+ Beleg hinzufügen“-Button einen neuen Beleg anzulegen und unmittelbar mit dem digitalen Beleg zu verknüpfen. Hierfür öffnet sich neben dem digitalen Beleg eine weitere Ansicht, in der die benötigten Daten erfasst werden können. 

Hinweis: Digitale Belege können stets mit mehreren Belegen verknüpft werden.

Die Belegverknüpfung kann ebenso in der „Belege“ Maske erfolgen. Unter „Verknüpfter Beleg“ können Sie einen bestehenden digitalen Beleg zur Verknüpfung selektieren oder per Klick auf den grauen „+ Digitalen Beleg hochladen“-Button einen neuen digitalen hochladen.

Sie können auch Belege außerhalb der Reisen unter „Zuzuordnende Belege“ verknüpfen. Wählen Sie dafür die Reise aus, mit der Sie die Belege verknüpfen wollen und geben Sie die Daten für den Beleg ein. Anschließend können Sie unter „Verknüpfter Beleg“ einen vorher hochgeladenen Digitalen Beleg auswählen und verknüpfen.

Ebenfalls können Sie Belege unter „Digitale Belege“ außerhalb der Reisen verknüpfen. Drücken Sie dafür auf „+ Neu“, um einen neuen digitalen Beleg hochzuladen. Jetzt können Sie auf der rechten Seite entweder eine bestehende Reise bei „Zuordnen“ auswählen oder eine neue anlegen. Unter „Verknüpfte Belege“ können Sie dann einen vorher hochgeladenen Beleg auswählen und diesen verknüpfen.

Hinweis: Die Verknüpfung von Belegen bei der Erfassung von Reisen erleichtert Ihren Administratoren die Prüfung von Reisekostenabrechnungen. Voraussetzung hierfür ist, dass Sie die Reisekostenabrechnungen in FLOW erfassen, da die Belegverknüpfung ausschließlich über die neue Oberfläche zur Verfügung steht.

Bitte beachten Sie außerdem, dass die verknüpften Belege immer gemeinsam in und aus den Reisen geschoben werden. 

Letztes Update am 11. August 2021

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