Firmenkreditkartenbelege abrechnen

In folgendem Artikel erfahren Mitarbeiter, wie Sie aus Firmenkreditkartenbelegen eine Reisekostenabrechnung erstellen.

Firmenkreditkartenbelege aufrufen

Klicken Sie auf die Aufgabe, die in der Maske “Eingang/Zu erledigen” angezeigt wird, sobald die Firmenkreditkartenbelege vom Administrator importiert wurden: “Fügen Sie die importierten bzw. mobil erfassten Belege zu Ihren Reisekostenabrechnungen hinzu.”

Alternativ öffnen Sie direkt das Menü “Reisemanagement/Zuzuordnende Belege”. Hier werden alle Belege angezeigt, die Sie mit der Firmenkreditkarte bezahlt haben und die von Ihrem Administrator importiert wurden. Überprüfen Sie zunächst die hinterlegten Felder und ergänzen Sie mit Doppelklick in die Zeile die fehlenden Angaben

Bei Bewirtungsbelegen müssen Ort, Grund, bewirtete Personen sowie das anteilige Trinkgeld angegeben werden. Klicken Sie hierzu auf die Spalte “Details” und füllen Sie die Pflichtfelder aus. Sichern Sie die Eingabe mit Klick auf “OK”. Nur vollständig ausgefüllte Belege können den Reisekostenabrechnungen bzw. den Belegmappen zugeordnet werden.

Belege einer Reisekostenabrechnung zurordnen

Wählen Sie mit der gedrückten Steuerungstaste (Strg) alle Belege aus, die während einer Reise angefallen sind. Fügen Sie die ausgewählten Belege einer bereits erfassten Reisekostenabrechnung per Drag & Drop hinzu.

Haben Sie noch keine Abrechnung erfasst, markieren Sie die entsprechenden Belege und wählen Sie mit Rechtsklick die Option “Reisekostenabrechnung aus selektierten Belegen erstellen”. Geben Sie den Zweck ein und ändern Sie ggf. das Anfangs- und/oder das Enddatum. Speichern Sie die Daten mit Klick auf “OK”. Die neu erfasste Reisekostenabrechnung erscheint mit den Belegen im linken Bereich der Maske.

Haben Sie zuerst eine Reisekostenabrechnung erstellt und befinden sich im Menü “Reisemanagement/Reisekostenabrechnungen”, öffnen Sie mit Doppelklick die Abrechnung, der die Firmenkreditkartenbelege zugeordnet werden sollen. Klicken Sie im Menü “Belege” auf den Button “Belege holen” und wählen Sie hier die Möglichkeit “Zuzuordnende Belege hinzufügen”. Somit werden Sie direkt zu den importierten Belegen weitergeleitet.

Sollten in diesem Bereich nicht alle Belege angezeigt werden, klicken Sie auf den Button “Zeige alle Belege”. Markieren Sie anschließend mit gedrückter Steuerungstaste alle Firmenkreditkartenbelege, die Sie der Reise zuordnen möchten und bestätigen die Auswahl mit Klick auf “Sammelbelege hinzufügen”.

Belege unabhängig von der Reise abrechnen

Belege, die unabhängig von einer Reise angefallen sind, rechnen Sie in einer Belegmappe ab. Markieren Sie die Belege und klicken Sie auf den Button “Reisekostenabrechnung aus selektierten Belegen erstellen”. Geben Sie den Zweck sowie das Datum ein und setzen Sie den Haken auf “Belegmappe”. Die Mappe erscheint mit den Belegen im linken Bereich der Maske und kann von dort zur Bearbeitung aufgerufen werden. Zum weiteren Vorgehen schauen Sie sich die Dokumentation “Belegmappe abrechnen” an.

Letztes Update am 12. April 2021

Diese Artikel könnten Ihnen auch weiterhelfen: