Digitale Personalakte (Administrator)

In folgendem Artikel erfahren Sie, wie Sie Ihre Papierakte durch digitale Personalakte ersetzen und somit Ihre Personaldokumente zentral und sicher verwalten.

Einführung

Digitalisieren Sie sämtliche Papierakten unkompliziert in kürzester Zeit und ersetzen Sie damit komplette Papierakten. Die digitale Personalakte verwaltet alle Personaldaten- und dokumente zentral und sicher, während Sie benötigte Unterlagen jederzeit schnell zur Hand haben. Die digitale Personalakte vereinfacht auch durch das Prinzip des Employee Self Service (ESS) die Verwaltung und Archivierung von Dokumenten. Dabei wird der Datenschutz durch modernste Verschlüsselungstechnologien jederzeit gewährleistet

Nutzen

Die Aufbewahrung von personenbezogenen Unterlagen wie Arbeitsverträge, Bewerbungsunterlagen oder Unterlagen zur Sozialversicherung funktioniert mit der digitalen Akte nach dem gleichen Prinzip wie in einem Aktenordner. Sie speichern die unterschiedlichen Personaldokumente in individuell definierbaren, thematischen Kategorien wie beispielsweise “Bescheinigungen”, “Beschäftigungsverhältnis” oder “Allgemeine Unterlagen zur Person”. Die integrierte Suchfunktion erleichtert die Recherche nach benötigten Dokumenten und macht das mühsame Durchsuchen einer Papierakte überflüssig. Auch zusätzliche Anmerkungen zu einzelnen Akteneinträgen können Sie durch eine integrierte Notizfunktion digital erfassen und zusammen mit den digitalen Dokumenten aufbewahren und einsehen.

 

Alle wichtigen Mitarbeiterdokumente können an einer zentralen Stelle übersichtlich und sicher aufbewahrt und abgerufen werden. Die Daten sind dank Verschlüsselung mittels AES-256, einer der meistgenutzten und sichersten Verschlüsselungsalgorithmen, geschützt. 

Personalakte aktivieren

Der Zugang zur Personalakte ist durch das bewährte rollenbasierte Berechtigungskonzept geregelt. So ist die Einsichtnahme nur für berechtigte Personen innerhalb Ihres Unternehmens möglich. 

Um die Funktion zu aktivieren, wählen Sie zunächst unter “Admin/Personen/Personen” eine für die Personalakte zuständige Person und öffnen diese mit Doppelklick. Klappen Sie anschließend unter “Stammdaten/Rollen und Berechtigungen” die Admin-Rollen der “Personalverwaltung” auf und setzen Sie den Haken bei “Personalakten-” sowie den “Personalakten-Einsichts-Administrator”.  

 

Wählen Sie im unteren Bereich der Maske, für welche Organisationseinheiten die zugewiesenen Rollen gelten sollen. Setzen Sie die Haken in den gewünschten Feldern und bestätigen Sie die Auswahl mit Klick auf “Speichern”. Den gesamten Vorgang schließen Sie ebenfalls mit dem oberen Button “Speichern” ab.

Zugriffs- und Bearbeitungsrechte vergeben

Sollen die Vorgesetzten oder andere berechtigte Personen Ihres Unternehmens Zugriffs- und Bearbeitungsrechte auf die Personalakten der Mitarbeiter erhalten, weisen Sie diesen zunächst die erforderliche Berechtigung zu. Öffnen Sie das Menü der entsprechenden Personen und setzen Sie den Haken unter “Stammdaten/Rollen und Berechtigungen/Berechtigungen” auf “Zugriff auf Personalakten eigener Mitarbeiter”.

 

Legen Sie anschließend im Menü “Admin/Personalverwaltung/Personalakte/ Einstellungen” fest, ob diese Personen die Personalakteneinträge nur einsehen oder auch bearbeiten dürfen. 

Entscheiden Sie sich dementsprechend für den Lese- oder Schreibzugriff. Bestimmen Sie gleichzeitig, ob Mitarbeiter ihre Unterlagen im eigenen Dokumentensammelkorb hochladen können und setzen Sie den dafür entsprechenden Haken.

Für das Löschen von Personalakteneinträgen können Sie im Menü “Admin/ Personalverwaltung/Personalakte/Einstellungen” das 4-Augen-Prinzip aktivieren. Dies bedeutet, dass immer zwei zuständige Administratoren die Löschung eines Personalakteneintrags bestätigen müssen. Jedes Dokument, das gelöscht werden soll, wird von einem Administrator zur Löschung beantragt und muss von einem zweiten Administrator bestätigt werden. Im Menü “Admin/ Personalverwaltung/Personalakte/ Löschanträge” haben Sie eine Übersicht aller Einträge, die zu löschen sind. Diese können von Ihnen bestätigt oder abgelehnt werden. 

Hinweis: Das Löschen sowie die Bestätigung der Löschung können nur von Personen durchgeführt werden, die über die Rolle “Personalakten-Administrator” für die entsprechende Organisationseinheiten verfügen.

Akten-Kategorie anlegen

Im Menü “Admin/Personalverwaltung/Personalakte/Kategorien” erstellen oder bearbeiten Sie die Akten-Kategorien, denen Sie später die hochgeladenen Unterlagen zuordnen können. 

Verwenden Sie die vorhandenen Kategorien oder erstellen Sie, je nach Bedarf, mit einem Mausklick auf den Button “Neu” weitere Kategorien in beliebiger Anzahl. Tragen Sie anschließend den entsprechenden Namen in das Feld “Bezeichnung oder Übersetzungsschlüssel” ein und speichern den Vorgang. Der Name der Akten-Kategorie passt sich beim Speichern Ihrer Bezeichnung automatisch an.

Vollständig Papierakten digitalisieren und importieren

Mit dem Personalaktenimport digitalisieren Sie Ihr komplettes Papierarchiv in kürzester Zeit. Sie scannen und importieren beliebig viele Personalakten auf einen Schlag. Alle Papierdokumente werden sortiert nach Personen und Kategorien in HRworks übertragen. Ermöglicht wird die automatische Zuordnung durch Deckblätter mit speziellen QR-Codes, die beim Scanvorgang zwischen Personen, Kategorien und einzelnen Dokumenten eingeschoben werden. 

 

Suchen Sie im Menü “Admin/Personalverwaltung/Personalakte/Import/Vorbereitung” die Personen aus der Liste, für die Sie Personalaktendokumente importieren wollen. Erstellen Sie für jede ausgewählte Person ein Deckblatt mit QR-Code, indem Sie diese Person markieren und auf den Button “Drucken” klicken.

Die Deckblätter werden automatisch heruntergeladen und können direkt ausgedruckt werden:

Jede Seite, die nach diesem Deckblatt in einem Personalaktenimport aufgeführt ist, wird automatisch der Person auf dem Deckblatt zugewiesen. Sobald ein Deckblatt einer anderen Person erkannt wird, werden die nachfolgenden Seiten dieser neuen Person zugeordnet. 

 

Möchten Sie die Personalakten der ausgewählten Personen beim Import zusätzlich nach Kategorien unterscheiden, klicken Sie anschließend auf den Button “Weiter”. 

Wählen Sie in diesem Bereich mit gedrückter Steuerungstaste (strg) alle Akten-Kategorien, die den Unterlagen der jeweiligen Mitarbeiter entsprechen und klicken Sie auf “Drucken”.

Sortieren Sie die ausgedruckten Deckblätter mit Kategorie-Codes zwischen die Personalakten-Unterlagen der Mitarbeiter.

 

Um die Papier-Dokumente noch differenzierter importieren zu können, klicken Sie erneut auf “Weiter” und drucken Sie ein “Element-Trenner”-Code aus. Mit diesem Deckblatt werden einzelne Dokumente, innerhalb einer Kategorie, voneinander getrennt. Möchten Sie gleichzeitig ein Anschreiben und einen Lebenslauf importieren, können Sie dazwischen folgendes Deckblatt legen:

So enthält der Personalaktenimport automatisch zwei Dokumente, die als zwei eigenständige Personalakteneinträge mit jeweils einem Dokument in HRworks importiert werden. 

 

Wurde die komplette Papier-Akte mit den entsprechenden Deckblättern eingescannt, laden Sie diese unter “Admin/Personalverwaltung/Personalakte/Import/ Information” hoch.

Import direkt per E-Mail

Noch einfacher funktioniert der Upload von Personaldokumenten per E-Mail. Sparen Sie einen zusätzlichen Arbeitsschritt und lassen Sie sich Personalunterlagen gleich an den zentralen “Dokumenten-Posteingang” in HRworks schicken. Die Unterlagen für die Personalakte können unabhängig vom E-Mail-Programm oder Endgerät direkt an die Adresse des Firmen-Posteingangs zugesendet werden. 

Die nach Personen und Kategorien sortierten und eingescannten Dokumente für die Personalakte können Sie direkt vom Scanner in den Dokumenten-Posteingang versenden, indem Sie sich von HRworks eine E-Mail-Adresse generieren lassen. Diese Dokumente landen danach nicht in Ihrem Dokumentensammelkorb, sondern werden direkt den jeweiligen Personen zugeordnet.

Im Menü “Admin/Personalverwaltung/Personalakte/Import → Dokumenten- Posteingang” generiert HRworks für Sie per Klick auf den Button “E-Mail-Adresse aktivieren” automatisch eine E-Mail-Adresse in der Form xxxxxxx@docs.hrworks.de. Dadurch wird der dafür entsprechende Status auf “Aktiv” gesetzt. 

Auch alle Mitarbeiter, die über diese E-Mail-Adresse verfügen, können die digitalen Unterlagen per E-Mail an Ihren “Dokumenten-Posteingang” weiterleiten.

Um Spam zu verhindern, können Sie E-Mail-Adressen in der Whitelist einrichten. Somit werden nur solche Dokumente hochgeladen, die von einer der angegebenen Adressen gesendet werden. 

Wählen Sie dazu den Button “Whitelist bearbeiten” und klicken im nachfolgendem Fenster auf “E-Mail-Adresse hinzufügen”. Tragen Sie nun alle gewünschten Adressen in die Felder ein und schließen Sie den Vorgang mit “Speichern” ab. 

Tipp: Durch Verwendung von “*” können Sie komplette Domains zulassen (siehe Beispiel im Screenshot).

Hinweis: Bitte beachten Sie, dass die hochgeladenen Dokumente unter Umständen erst nach einigen Minuten zur weiteren Bearbeitung in HRworks zur Verfügung stehen.

Unterlagen via Dokumentensammelkorb der Administratoren hochladen

Haben Sie den Import Ihres kompletten Papierarchivs durchgeführt und benötigen Sie von Ihren Mitarbeitern nachträglich nur einzelne Personalakten-Dokumente, nutzen Sie dafür den Dokumentensammelkorb. 

Zum Hochladen der Personalaktenunterlagen stehen Ihnen drei Möglichkeiten zur Verfügung: Laden Sie die digitalen Unterlagen entweder vom Desktop hoch oder fordern Sie diese per Mausklick von den Mitarbeitern an. Liegen Ihnen nur die Papierdokumente vor, senden Sie diese vom Scan-Vorgang über eine von HRworks automatisch generierte E-Mail-Adresse direkt in Ihren “Dokumenten-Posteingang”. 

Direkt vom Desktop

Klicken Sie im Menü “Admin/Personalverwaltung/Personalakte/Dokumentensammelkorb” auf den Button “Neu” und laden Sie die eingescannten Dokumente über das nachfolgende Fenster entweder per Drag & Drop oder über den Button “Anhängen” hoch.

Von hier aus können die Dokumente den jeweiligen Personen zugeordnet werden. Markieren Sie mit einem Klick das gewünschte Dokument und wählen den Button “In den Dokumentenkorb einer Person schieben”.

Folgende Meldung bestätigt den erfolgreichen Dokumenten-Eingang. Gleichzeitig bietet sich hier die Möglichkeit, direkt in den Dokumentenkorb der ausgewählten Person verwiesen zu werden.

Dokumente anfordern

Fordern Sie benötigte Dokumente direkt über HRworks an. Haben Sie den Mitarbeitern unter “Personalakte/Einstellungen” die Berechtigung zum selbstständigen Hochladen der Dateien erteilt, erstellen Sie für das Einreichen eines bestimmten Dokuments eine Anforderung. Wählen Sie im Menü “Admin/Personalverwaltung/Personalakte/ Dokumentensammelkorb” in der Registerkarte “Personen, die Dokumente hochgeladen haben” eine oder mehrere Personen aus und klicken Sie auf den entsprechenden Button.

Wählen Sie danach die gewünschte Person aus und definieren Sie die Anforderung im nachstehenden Fenster:

Der Mitarbeiter erhält eine Benachrichtigung, auf die er im eigenen HRworks Zugang unter “Eingang/Zu erledigen/Meine Aufgaben” zugreifen und von hier aus direkt erledigen kann. 

 

In der Registerkarte “Personen, die Dokumente hochgeladen haben” sehen Sie, welche Mitarbeiter Dateien in Ihren Dokumentenkorb hinzugefügt haben. Bearbeiten Sie diese, um aus den Dokumenten Personalakteneinträge zu erstellen.

Unterlagen via Dokumentenkorb der Mitarbeiter hochladen

Mitarbeiter können selbst unter “Personalbereich/Dokumentenkorb” mit Klick auf “Neu” PDF-Dokumente für ihre eigene Personalakte in HRworks hochladen. Als zuständiger Administrator werden Sie automatisch über neue Personaldokumente im Sammelkorb informiert und können auf diese direkt zugreifen:

Nachdem Sie in den Dokumentensammelkorb weitergeleitet wurden, öffnen Sie mit Doppelklick die eingereichten Unterlagen der ausgewählten Mitarbeiter. Erstellen Sie für diese entweder entsprechende Personalakteneinträge oder schieben Sie sie in den  Dokumentenkorb der Firma.

Möchten Sie einen neuen Personalakteneintrag erstellen, definieren Sie eine entsprechende Kategorie, optional auch das Datum zur Wiedervorlage sowie das Erstelldatum des Dokuments. Benötigt die angehängte Unterlage einen Kommentar, fügen Sie Notizen hinzu.

Die Personalakteneinträge werden unter “Personalverwaltung/Personalakte/ Dokumentenkorb” des Mitarbeiters übersichtlich aufgelistet und können von hier aus einzeln bearbeitet werden.

Personalakteneinträge freigeben

Noch mehr Zeit und Arbeit sparen Sie durch die individuelle Vergabe von Zugriffsrechten für Personalakten und einzelne Personalakteneinträge. Neben der Vergabe von Lese- und/ oder Schreibrechten für Vorgesetzte (siehe: 4. Zugriffs- und Bearbeitungsrechte vergeben), ist auch die Freigabe einzelner Personalakteneinträge zur Einsicht für Mitarbeiter steuerbar. Darüber hinaus können Sie die Dauer der Verfügbarkeit einzelner Personalakteneinträge in der Software bestimmen.

Öffnen Sie den Menübaum einer bestimmten Person, die Sie als Administrator unter “Personen/Personen” ausgewählt haben und geben Sie ihre Dokumente über “Personalverwaltung/Personalakteneinträge” frei. Markieren Sie das gewünschte Dokument und wählen Sie mit Rechtsklick  “Freigabe erteilen”. Im nachfolgenden Eingabefenster verfassen Sie eine Zugriffsberechtigung für die ausgewählte Personalakte.

Im Menü “Admin/Personalverwaltung/Personalakte/Freigaben” ist die Anzeige alphabetisch nach den Mitarbeitern sortiert, deren Personalakteneinträge freigegeben wurden. In der Tabelle sehen Sie, welcher Administrator den Zugriff erteilt hat und wer diese Akte bis zu welchem Datum einsehen darf.

 

In der Auswahlliste “Freigaben für” können Sie die Anzeige ändern, indem Sie eine Person auswählen und über den Button “Suchen” angezeigt bekommen, auf welche Einträge diese Person Einsicht hat.

Personalaktenfreigabe via Bericht erstellen

Wenn Sie über einen Bericht Dokumente aus den hinterlegten Dokumentenvorlagen erstellen möchten, haben Sie die Möglichkeit, aus diesen Dokumenten Personalakteneinträge zu erstellen. Die ausgewählten Dokumente (wie z. B. Fortbildungszertifikate oder interne Sicherheitsrichtlinien) werden somit direkt als Personalakteneintrag des Mitarbeiters erstellt.

Öffnen Sie dazu das Menü “Admin/Personen/Berichte” und wählen Sie aus dem Dropdown-Menü “Dokumente aus Dokumentenvorlagen”. Setzen Sie anschließend den Haken “Personalakteneinträge erstellen”. 

In der Registerkarte “Parameter” wählen Sie die gewünschten Dokumente aus und verschieben diese mit Klick auf “Hinzufügen” in den Bereich der angehängten Dokumente.

Markieren Sie in den nächsten zwei Registerkarten Organisationseinheiten und Personen, denen Sie die ausgewählten Dokumente als Personalakteneinträge zuordnen möchten. Haben Sie die Auswahl getroffen, klicken Sie auf “Bericht erstellen”.

 

Sobald der Bericht im Status “Erfolgreich erstellt” steht, können Sie diesen herunterladen.

 

Die Personalakteneinträge Ihrer Mitarbeiter wurden dadurch automatisch erstellt. Diese sind in Menüs der jeweiligen Personen unter “Mitarbeiter/Personalverwaltung/ Personalakteneinträge angezeigt.

Letztes Update am 27. August 2021

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