Digitale Belege (Administrator)

In folgender Dokumentation erfahren Sie, wie digitale Belege an die Reisekostenabrechnungen angehängt und von den Vorgesetzten bzw. durch die Buchhaltung mit ein paar Klicks geprüft werden.

Einführung

Die Funktion “Digitale Belege” von HRworks ist ein wichtiger Teil der Reisekostenabrechnung. Sie ermöglicht den Mitarbeitern ihre angefallenen Belege der Buchhaltung unkompliziert und komfortabel einzureichen und ihre Kosten in kürzester Zeit geprüft, genehmigt und rückerstattet zu bekommen. Digitale Belege minimieren den Zeitaufwand der gesamten Administration und können ein effizienter Ersatz für Papierbelege sein. Die Mitarbeiter haben die Möglichkeit ihre Originalbelege entweder zu Hause oder im Büro einscannen und als PDF hochladen oder von unterwegs mit dem
Smartphone abfotografieren und als Bilddatei direkt an die Reisekostenabrechnung anhängen

Nutzen

Nicht nur die reisenden Mitarbeiter profitieren von der Funktion “Digitale Belege”. Auch die Vorgesetzten sowie die Buchhaltung erhalten mit dem Einblick in die gescannten Originalbelege mehr Informationen im Genehmigungsprozess und in der anschließenden Prüfung der Reisekostenabrechnungen. Bis die erforderlichen Originalbelege in der Papierform eingereicht werden, dienen die digitalen Belege der vorzeitigen Prüfung und Abrechnung. Sehr hilfreich ist diese Option vor allem für reisende, externe sowie die Home Office Mitarbeiter. Sie bekommen ihre Reisekosten wesentlich schneller ausbezahlt und es kann auf eventuelle Vorschüsse verzichtet werden. Digitale Belege eignen sich gleichzeitig für potentielle Korrekturen bei Rückfragen sowie für die internen und
externen Prüfungen. Die hochgeladenen Belege sind zudem auch nach einigen Jahren immer gut lesbar und dienen, im Unterschied zu den Papierbelegen, zur langfristigen Überprüfung. In Absprache mit dem jeweiligen Finanzamt kann auf Papierbelege sogar komplett verzichtet werden.

Digitale Belege aktivieren

Das Einschalten der Funktion “Digitale Belege” erfolgt in nur wenigen Schritten. Als Administrator öffnen Sie in der Hauptnavigation links das Menü “Reisemanagement/Grundlagen/Einstellungen” und wählen die folgenden Optionen:
Wenn die Mitarbeiter nur die eingescannten PDF-Dateien hochladen sollen, setzen Sie den Haken auf “Digitale Belege Archivierung”. Für Erweiterung der Upload-Möglichkeiten wählen Sie “Hochladen von Bilddateien zulassen” aus. Somit können die Mitarbeiter ihre Belege auch per Smartphone abfotografieren und direkt hochladen.

Neuer Workflow mit digitalen Belegen

Hochladen durch die Mitarbeiter

Den Mitarbeitern stehen drei Wege zum Hochladen ihrer Belege zur Verfügung:

1. Direkt per E-Mail

Im Menü “Mitarbeiter/Reisemanagement/Digitale Belege/Dokumenten-Posteingang” generiert HRworks für Sie per Klick auf den Button “E-Mail-Adresse aktivieren” automatisch eine E-Mail-Adresse in der Form xxxxxxx@docs.hrworks.de und setzt den dafür entsprechenden Status auf “Aktiv”. Somit können Sie Ihre digitalen Belege per E-Mail an Ihren persönlichen “Dokumenten-Posteingang” in HRworks weiterleiten. Hier können Sie sich gleichzeitig entscheiden, ob Sie beim erfolgreichen Dateiupload auch Bestätigungsmails erhalten möchten: “Bestätigungsmails aktivieren”. 

Die eingereichten Scans finden Sie unter “Reisemanagement/Digitale Belege” und können diese von hier aus den Reisekostenabrechnungen zuordnen. 

2. Direkt vom Desktop

Um die Belege vom Desktop hochzuladen, nutzen Sie das Menü “Mitarbeiter/Reisemanagement/Digitale Belege” und klicken auf den Button “Anhängen” oder schieben Sie die Belege einfach per Drag & Drop in den Dokumentenkorb. Hier haben Sie die Möglichkeit, mehrere digitale Belege auf einmal anzuhängen, die Sie danach den bereits angelegten Reisekostenabrechnungen im linken Bereich per Drag & Drop zuordnen können. Außerdem können Sie in dieser Maske die angehängten Belege weiter bearbeiten und zu diesen auch nachträglich Reisekostenabrechnungen erstellen, indem Sie die erforderlichen Belege markieren und auf den Button “Neu/Reisekostenabrechnung aus selektierten Belegen erstellen” klicken.

3. Direkte Erfassung mit dem Smartphone über die FLOW

Unabhängig von dem Speicherbereich können die Mitarbeiter ihre Belege bei Erfassung einer neuen Reisekostenabrechnung direkt vom Smartphone oder vom Tablet über den „+-Button“ hochladen.

Genehmigung durch den Vorgesetzten

Der Vorgesetzte kann nun unter “Genehmigung” in die digitalen Belege per Rechtsklick einsehen, sie überprüfen und die Abrechnungen anschließend genehmigen.

Prüfung durch die Buchhaltung

Für die buchhalterische Prüfung der angefallenen Reisekosten gibt es ein extra Menü, in dem digitale Belege mit den erfassten Belegen abgeglichen werden können. Im Menü “Reisemanagement/Prüfung/Prüfung digitaler Belege” können Sie auf alle zu prüfenden Reisekostenabrechnungen zugreifen. Sobald Sie eine Abrechnung im Dropdown-Menü ausgewählt haben, sehen Sie die erfassten sowie die gescannten Belege und können diese prüfen. Korrekte Belege werden durch Klick auf den Button „Beleg geprüft“ in den unteren Bereich verschoben. Nachdem alle erfassten Belege mit den Scans verglichen und in den unteren Bereich verschoben wurden, können Sie die Prüfung mit “Buchhaltung gepr. OK” abschließen. Diese Vorgehensweise empfiehlt sich bei einer
größeren Anzahl von Belegen, um sicher zu stellen, dass Sie keine vergessen haben. Handelt es sich um wenige Belege, ist es möglich auch ohne den beschriebenen Verschiebungsprozess die Prüfung der Reisekostenabrechnungen abzuschließen.

Bei der Prüfung nach digitalen Belegen ist die Sortierung der zu prüfenden Reisen einstellbar. Folgende Sortierungen sind möglich:

  • nach Wartezeit
  • nach Nachname der Person

Ansicht der gesamten Maske, inklusive der angehängten Scans:

Nachdem Sie alle Belege geprüft haben, klicken Sie auf den Button “Buchhaltung gepr. OK”.

Sollten Sie noch Papierbelege benötigen, werden Sie durch den entsprechenden Workflow unterstützt. Mitarbeiter, die Belege noch nicht eingereicht haben, werden per Aufgabe sowie einer wöchentlichen E-Mail darauf hingewiesen.

Als Administrator aktivieren Sie diese Benachrichtigung unter “Reisemanagement/Grundlagen/Einstellungen”, indem Sie “Workflow Originalbeleg Archivierung” auswählen.

Stehen die Papierbelege mit den Scans der Buchhaltung gleichzeitig zur Verfügung, kann ihre Zustellung unter “Reisemanagement/Prüfung/Prüfung digitaler Belege” mit dem entsprechenden Haken bestätigt werden.

Falls die Originalbelege nachträglich zugestellt werden, bestätigen Sie ihren Erhalt im Menü Admin/Reisemanagement/Nicht archivierte Reisen, indem Sie auf den Button “Papierbelege archiviert setzen” klicken.

Optionaler Export der Belege in Ihr digitales Archiv

Beim Export der Reisekostenabrechnungen in Ihr Finanzbuchhaltungssystem ist das Generieren eines zusätzlichen ZIP Archivs für die Übergabe der digitalen Belege möglich. Das Archiv enthält pro exportierte Reisekostenabrechnung bzw. pro Person eine PDF-Datei mit einem Kostenbericht und allen dazugehörigen digitalen Belegen.

Das Archiv erstellen Sie als Administrator im Menü “Reisemanagement/Abrechnung/Berichte”, indem Sie den Haken “Zusätzlich Kostenbericht mit digitalen Belegen für alle Reisekostenabrechnungen als Archiv erstellen” setzen.

Definition der Dateinamen für das optionale PDF Archiv

Möchten Sie aus HRworks PDF-Dateien mit Reisekostenabrechnungen exportieren, die nach Ihren Anforderungen benannt werden sollen, können Sie diese individuell definieren. Öffnen Sie dazu das Menü “Admin/Grundlagen/Ausgaben Format/Exportdefinition” und erstellen Sie hier von den hinterlegten Textbausteinen den gewünschten Dateinamen. Das Beispiel im Bild zeigt, dass die Dateinamen der exportierten Reisekostenabrechnungen aus den Personal- und Reisenummern generiert werden:

Sollten in den Dateinamen weitere Angaben einbezogen werden, kopieren Sie die gewünschten Textbausteine in das entsprechende Feld und trennen Sie diese mit einem Bindestrich.

Möchten Sie die Kostenberichte mit Reisekostenabrechnungen zusätzlich mit einem Protokoll zum Ablauf der Genehmigungen erstellen, setzen Sie den Haken “Kostenbericht mit Reiseprotokoll” (siehe oben im Bild).

Verzicht auf Papierbelege möglich - nach Freigabe vom Finanzamt

Beantragen Sie die digitale Archivierung von Originalbelegen bei Ihrem zuständigen Finanzamt. Diese sind nach dem Anhängen an die Reisekostenabrechnung bereits digital in HRworks hinterlegt und können im Rahmen der Reisenarchivierung in der Software gespeichert werden. Nicht alle Finanzämter akzeptieren Bilddateien als gültige Rechnung, was Auswirkungen auf den Vorsteuerabzug hat. Klären Sie diesen Sachverhalt mit ihrem zuständigen Finanzamt. Ein entsprechendes Formschreiben finden Sie im Anhang.

Nachgelagerte Archivierung

Wird eine Reise in HRworks auf den Status „abgerechnet“ gesetzt, dann können die digitalen Belege dieser Reise nicht mehr geändert, oder gelöscht werden. Auch wenn die Person gelöscht wird, die die Reise unternommen hat, sind die Belege weiterhin auffindbar und herunterladbar in HRworks. Die Belege können zielgenau gesucht werden, über die Referenz-, Reise- sowie Personalnummer.

Was passiert nach der Kündigung von HRworks?

Grundsätzlich können alle digitalen Belege aus HRworks jederzeit exportiert werden. Diese stehen Ihnen in einer übersichtlichen Ordnerstruktur, sortiert nach Mitarbeiter und Reisekostenabrechnungen, zur externer Archivierung zur Verfügung.

Als Administrator führen Sie diesen Export unter “Grundlagen/Dokumenten Export” durch und wählen dabei das entsprechende Jahr aus.

Anlage

Schreiben an das Finanzamt zur Beantragung der digitalen Belegarchivierung

Dieser Entwurf soll Ihnen die Beantragung der digitalen Belegarchivierung bei Ihrem zuständigen Finanzamt erleichtern. Er wurde gemeinsam mit unseren Kunden sowie dem für die HRworks GmbH zuständigen Finanzamt erstellt. Die Bearbeitung des Entwurfs ist möglich.

Bitte beachten Sie, dass Sie für Ihr Unternehmen eine individuelle Absprache mit Ihrem Finanzamt treffen müssen.

Betreff: Antrag zur Digitalen Archivierung von Reisekostenabrechnungen

Sehr geehrte Damen und Herren,

nach den Regelungen des § 147 Abs. 2 AO können die Reisekostenabrechnungen sowie die zugehörigen Belege auch auf Datenträgern aufbewahrt werden, wenn dies den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entspricht und sichergestellt ist, dass die Wiedergabe oder die Daten mit den Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden.

Die XXXX beantragt die digitale Archivierung der Reisekostenabrechnungen sowie der dazugehörigen Belege ab dem 01. MONAT JAHR.

Im Einklang mit den Ordnungsvorschriften zur Aufbewahrung von Unterlagen in § 147 der Abgabenordnung sowie dem Lohnsteuerhandbuch § 3 Nr. 16 möchten wir zukünftig die Reisekostenabrechnungen sowie zugehörige Belege ausschließlich in digitaler Form aufbewahren. 

Die Archivierungssoftware ist HRworks. Die Reisekostenabrechnungen sowie die dazugehörigen Belege sind jederzeit verfügbar, können unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden. Die nachträgliche Prüfung der Reisekostenabrechnungen und Belege ist somit gegeben.

Bitte bestätigen Sie uns, dass hierdurch eine Archivierung der Originalbelege entfällt.

Vielen Dank und
freundliche Grüße

Letztes Update am 31. Mai 2021

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