Digitale Belege anhängen

In folgendem Artikel erfahren Mitarbeiter, wie Sie digitale Belege hochladen und
einer Reisekostenabrechnung zuordnen.

Überblick

Grundsätzlich bietet HRworks drei unterschiedliche Möglichkeiten, digitale Belege in HRworks hochzuladen.
Digitalisierte Belege können:

 ● vom PC hochgeladen werden 

● per E-Mail an Ihren persönlichen Dokumenten-Posteingang in HRworks gesendet werden

 ● direkt bei der Reisekostenabrechnung mit Ihrem Smartphone abfotografiert werden.

Digitalisierte Belege einer Reise zuordnen

Öffnen Sie zunächst im Menü “Reisemanagement/Reisekostenabrechnungen” eine bereits angelegte Reisekostenabrechnung. Im Menü “Digitale Belege” haben Sie die Möglichkeit, Ihre digitalisierten Belege als PDF an die Reise anzuhängen. Klicken Sie dazu auf den Button “Anhängen”. Über den Button “Beleg hinzufügen” können Sie bereits hochgeladene digitale Belege einer Reise zuordnen. Voraussetzung hierfür ist, dass Sie zuvor digitale Belege im Menü “Reisemanagement/Digitale Belege” hochgeladen haben.

Sammelansicht verwenden

Im Menü “Reisemanagement/Digitale Belege” finden Sie eine Sammelansicht aller Reisekostenabrechnungen “In Erfassung”. Hier können die gescannten Belege gesammelt und auf alle offenen Abrechnungen verteilt werden. Klicken Sie auf “Anhängen” und wählen Sie die gewünschte Datei aus. Die digitalen Belege erscheinen im rechten Bereich der Maske und können per Drag & Drop in die gewünschte Reisekostenabrechnung links verschoben werden.

Digitale Belege per E-Mail hochladen

E-Mail-Adresse aktivieren (nur einmalig notwendig)

Öffnen Sie das Menü “Reisemanagement/Digitale Belege” und wählen Sie die Registerkarte “Dokumenten-Posteingang” aus. Mit Klick auf den Button “E-Mail-Adresse aktivieren” generiert HRworks für Sie automatisch eine E-Mail-Adresse. Somit können Sie Ihre gescannten Belege per E-Mail direkt an Ihren persönlichen Dokumenten-Posteingang weiterleiten.

“Whitelist” erstellen (optional, nur einmalig notwendig)

Wenn Sie sicherstellen wollen, dass nur Dokumente von Ihre(n) E-Mail-Adresse(n) verarbeitet werden sollen, können Sie diese in Ihre Whitelist aufnehmen. Durch Verwendung von “*” können auch komplette Domänen, wie z. B. *@hrworks.de, zugelassen werden.

Digitale Belege hochladen

Haben Sie Ihre Originalbelege per E-Mail erhalten, können Sie diese an Ihren HRworks Dokumenten-Posteingang weiterleiten. Auch bei Papierbelegen bietet sich die Möglichkeit an, diese direkt vom Scanner an den Dokumenten-Posteingang zu senden.

Digitale Belege den Reisekostenabrechnungen zuordnen

Haben Sie Ihre Originalbelege per E-Mail erhalten, können Sie diese an Ihren HRworks Dokumenten-Posteingang weiterleiten. Auch bei Papierbelegen bietet sich die Möglichkeit an, diese direkt vom Scanner an den Dokumenten-Posteingang zu senden

Digitale Belege den Reisekostenabrechnungen zuordnen

Die hochgeladenen Belege finden Sie anschließend im gleichen Menü in der Registerkarte “Digitale Belege” im rechten Bereich der Maske. Diese können von hier aus per Rechtsklick bearbeitet oder direkt den erfassten Abrechnungen per Drag & Drop hinzugefügt werden.

Digitale Belege per Smartphone abfotografieren und zuordnen

Über die mobile Oberfläche können Belege direkt innerhalb einer erfassten Reisekostenabrechnung abfotografiert werden. Optional können Sie die Belege zuerst außerhalb einer Abrechnung abfotografieren und anschließend über die Sammelansicht hochladen und einer Reisekostenabrechnung zuordnen.

Digitalisierte Belege einer Reise anhängen

Um Ihre Belege einer Reisekostenabrechnung zuzuordnen, öffnen Sie im Menü
“Reisemanagement/Reisekostenabrechnungen” eine bereits angelegte Abrechnung. Im Menü
“Digitale Belege” haben Sie die Möglichkeit, über den Button “Anhängen” Ihre Belege
abzufotografieren oder diese über die Fotomediathek/Dateien hochzuladen.

Digitalisierte Belege sammeln

Im Menü “Reisemanagement/Digitale Belege” können Sie über den Button “Anhängen” Ihre Belege abfotografieren oder über die Fotomediathek/Dateien hochladen. Nach dem erfolgreichen Upload können die gesammelten Belege über den Button “Verschieben” einer bereits erfassten Reise zugeordnet werden.

Berichte mit digitalen Belegen erstellen

Im Menü “Berichte” haben Sie die Möglichkeit, die Berichte mit oder ohne gescannte Belege auszudrucken. Wählen Sie dazu den Button “PDF mit digitalen Belegen erstellen”.

Letztes Update am 12. April 2021

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