Eigene Spesengruppen anlegen (Administrator)

Möchten Sie die gesetzlich festgelegten Werte für Ihr Unternehmen anpassen, nutzen Sie dafür die Möglichkeit, eine eigene Spesengruppe anzulegen.

Grundlagen

Möchten Sie die gesetzlich festgelegten Werte für Ihr Unternehmen anpassen, nutzen Sie dafür die Möglichkeit, eine eigene Spesengruppe anzulegen. Öffnen Sie zunächst das Menü “Admin/Reisemanagement/Grundlagen/Spesengruppen” und klicken Sie auf den Button “Neu”. Im nachfolgenden Eingabefenster tragen Sie einen passenden Namen sowie einen Schlüssel für die neue Spesengruppe ein. Wählen Sie das Land für gesetzliche Regelungen aus und beachten Sie dabei, dass dieses Land im Nachhinein nicht mehr geändert werden kann. Möchten Sie von den gesetzlich hinterlegten Pauschalenwerten ausgehen, wählen Sie dafür die Vorlage aus. Sichern Sie die Angaben mit Klick auf “Ok”. Die Werte der gesetzlichen Regelung werden kopiert und können von Ihnen innerhalb der neu angelegten Spesengruppe weiter bearbeitet werden. Wählen Sie keine Vorlage aus, tragen Sie eigene Werte ein, ohne diese mit den gesetzlichen vergleichen zu können.

Alternativ selektieren Sie ein Land im oberen Dropdown-Menü, wählen den Button “Kopieren” und bestätigen die nachfolgende Frage mit Klick auf “Ja”:

Hinweis 1: Beim Anlegen einer deutschen individuellen Spesengruppe ist das Kopieren der gesetzlichen Regelung zu empfehlen.

 

Hinweis 2: Die vom Bundesfinanzministerium jährlich aktualisierten Pauschalbeträge werden innerhalb der gesetzlichen Spesengruppen in HRworks automatisch übernommen. Auf eine firmenindividuelle Spesengruppe hat ein System-Update keinen Einfluss. Achten Sie daher darauf, Ihre eigene Spesengruppe jährlich selbst an die gesetzlichen Änderungen anzupassen und ggf. die firmenspezifischen Abweichungen neu einzutragen. Wie das geht, erfahren Sie unter 3.2 Eigene Spesengruppe aktualisieren.

Öffnen Sie anschließend die Registerkarte “Grundlagen” und tragen Sie hier den entsprechenden Namen und Schlüssel der neu angelegten Spesengruppe ein. Je nach geplanten Abweichungen für Eintagesreisen bzw. An- und Abreisepauschale setzen Sie die Haken in die vorhandenen Felder und speichern Sie den Vorgang.

Pauschalen

Haben Sie beim Anlegen einer neuen Spesengruppe die Vorlage “Gesetzliche Pauschalen” ausgewählt, bekommen Sie in dieser Registerkarte eine Übersicht der hinterlegten Beträge für unterschiedliche Länder. Wählen Sie im Dropdown-Menü ein Land aus, bekommen Sie eine historisierte Zusammenfassung aller Pauschalenarten. Diese können in der von Ihnen angelegten Spesengruppe bearbeitet werden. Mit Klick auf “Hinzufügen” und anschließend in die entsprechenden Zeilen legen Sie ein neues Intervall sowie eigene Pauschalbeträge an.

Hinweis: Tragen Sie höhere Pauschalen, bis zum doppelten Betrag der gesetzlich festgelegten Pauschale, ein, wird der Differenzbetrag automatisch als pauschalsteuer- pflichtig ausgewiesen und mit 25% versteuert. Beim Überschreiten des doppelten Betrags (ab 49 € bei einer Ganztagespauschale) wird der Differenzbetrag als vollsteuerpflichtig ausgewiesen.

Kürzungen und Sachbezüge

In der Registerkarte “Kürzungen und Sachbezüge” finden Sie eine historisierte Zusammenfassung der Sachbezugswerte für Frühstück, Mittag- und Abendessen sowie die prozentualen Angaben für Mahlzeitenkürzungen. Diese gehen von der gesetzlichen Regelung aus und können von Ihnen nicht bearbeitet werden.

Kilometersätze

Die Kilometersätze können für jede Fahrzeugart einzeln bearbeitet werden. Wählen Sie ein Fahrzeug aus dem Dropdown-Menü aus und bearbeiten die Angaben entweder über den Button “Hinzufügen” oder mit Doppelklick in das entsprechende Feld. Sichern Sie die Angaben mit Klick auf “Speichern”.

Kontierung

Hinterlegen Sie mit Doppelklick in die Felder die entsprechenden Kontonummern zu den jeweiligen Pauschalenarten und speichern Sie diese.

Länder

Entscheiden Sie hier, welche Länder Sie Ihren Mitarbeitern in der Länderauswahl zur Verfügung stellen. Die vorhandene Liste bietet Ihnen alle Länder an, die gesetzliche Werte hinterlegt haben. Um die nicht erwünschten Länder zu entfernen, markieren Sie diese mit gedrückter Steuerungstaste (strg) und verschieben Sie sie per Drag & Drop in den unteren Bereich.

Transformer

Über den Transformer bearbeiten Sie Pauschalbeträge für ein oder mehrere Länder. Wählen Sie “Alle aktiven Länder selektieren”, werden alle Länder berücksichtigt, in denen es im aktuellen Jahr eine gesetzliche Pauschale gibt. 

Möchten Sie die Beträge nur in bestimmten Ländern anpassen, klicken Sie auf den Button “Alle deselektieren”. Markieren Sie anschließend mit gedrückter Steuerungstaste (Strg) die gewünschten Länder, die bearbeitet werden sollen. 

 

Soll in Ihrem Unternehmen ein Betrag für alle Länder, unabhängig von der Gültigkeit der hinterlegten Pauschalen, eingetragen werden, klicken Sie auf “Alle selektieren”. Nachdem Sie die Auswahl getroffen haben, wählen Sie aus dem Dropdown-Menü rechts die Pauschalenarten aus, deren Werte bearbeitet werden sollen. 

Haben Sie die Länder sowie die Pauschalenarten festgelegt, bestimmen Sie, in welcher Art die Änderung vorgenommen werden soll. 

Bei “Betrag setzen” bestimmen Sie einen festen Wert, der für das eine bzw. mehrere Länder gelten soll. 

Beispiel 1: Ihre Mitarbeiter sollen in keinem Land außerhalb Deutschlands Anspruch auf eine Übernachtungspauschale haben. Selektieren Sie dafür alle Länder und klicken anschließend mit gedrückter Steuerungstaste (Strg) auf “Deutschland”, um es aus der Auswahl deselektieren. Aus dem Dropdown-Menü der Pauschalenarten wählen Sie die “Übernachtungspauschale” aus und setzen den “Betrag” auf 0,- Euro. Tragen Sie hier das Beginn Datum ein, um festzulegen, ab welchem Zeitraum die Änderung in Gültigkeit treten soll. Klicken Sie anschließend auf den Button  “Transformer starten” und bestätigen Sie in nachfolgender Meldung Ihre Einstellungen. 

Beispiel 2: Die Mitarbeiter sollen unabhängig vom Land, das sie aus betrieblichen Gründen besuchen, eine An- und Abreisepauschale in Höhe von 15,- € bekommen. Tragen Sie diesen Wert in das entsprechende Feld ein und schließen Sie den Vorgang mit “Transformer starten” ab.

 

Auch hier bestätigen Sie Ihre Einstellungen im nachfolgenden Fenster mit Klick auf “Ok”.

Bei “Betrag addieren/subtrahieren” legen Sie einen bestimmten minimalen bzw. maximalen Schwellenwert fest, nach dessen Überschreitung der gesetzliche Pauschalenwert um den von Ihnen bestimmten Betrag steigen bzw. sinken soll.

Beispiel 3: Sollen alle Pauschalbeträge, die einen Schwellenwert von 50,- € überschreiten, um 20,- € verringert werden, bekommt ein deutscher Mitarbeiter bei einer Dienstreise in Frankreich anstatt einer Übernachtungspauschale in Höhe von 81,-€   einen reduzierten Betrag in Höhe von 61,- €.

 

Tragen Sie zuerst das Beginn Datum ein. Um die hinterlegten Pauschalbeträge zu verringern, geben Sie im Feld “Betrag” ein Minuszeichen ein. Art der Schwelle “Minimum” bedeutet, dass die Werte, nach dem erwähnten Beispiel, ab mindestens 50,- € (Schwelle) berücksichtigt werden.

Beispiel 4: Alle An-/Abreisepauschalen, die bis einschließlich 15,- € hoch sind, sollen um 5,- € erhöht werden. Somit erhält ein deutscher Mitarbeiter auf einer Dienstreise in Deutschland anstatt einer Pauschale im Wert von 12,- € einen Betrag in Höhe von 17,- €.

 

Nach der Datum-Eingabe hinterlegen Sie im Feld “Betrag” einen positiven Wert, um die Pauschalenbeträge zu erhöhen. Art der Schwelle “Maximum” bedeutet, dass die Werte, nach dem erwähnten Beispiel, bis maximal 15,- € (Schwelle) berücksichtigt werden. 

Bei “Prozentsatz addieren/subtrahieren”, legen Sie einen bestimmten minimalen bzw. maximalen Schwellenwert fest, nach dessen Überschreitung der gesetzliche Pauschalenwert um den von Ihnen bestimmten Prozentsatz steigen bzw. sinken soll.

 

Beispiel 5: Möchten Sie die Ganztagespauschale für Ihre Mitarbeiter in allen Ländern bis einschließlich 30,- € um 10% erhöhen, wählen Sie im linken Bereich den Button “Alle selektieren”/”Alle aktiven Länder selektieren” und tragen Sie folgende Werte ein:

Ein deutscher Mitarbeiter erhält somit anstatt einer Tagespauschale in Höhe von 24,- € einen Betrag im Wert von 26,40 €. 

Möchten Sie die hinterlegten Pauschalbeträge verringern, achten Sie darauf, die Prozentsätze mit einem Minuszeichen einzutragen. “Maximum” in der Art der Schwelle  bezieht sich dabei auf den maximalen Wert der hinterlegten Pauschalen, die bei der Berechnung noch berücksichtigt werden sollen. 

 

Möchten Sie die Werte erneut an die gesetzlichen anpassen, wählen Sie dafür die Art “Auf gesetzlichen Betrag zurücksetzen”. Tragen Sie dafür das “Beginn Datum” ein, um festzulegen, ab welchem Tag die zurückgesetzten Beträge in Gültigkeit treten sollen.

Die angepassten bzw. veränderten Pauschalenwerte werden in den angefallenen Reisen erst nach dem festgelegten “Beginn Datum” berechnet. Alle vor diesem Datum erfassten Reisen werden nach den ursprünglichen Werten berechnet.

Letztes Update am 02. April 2020

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