DATEV LODAS Integration

In folgender Dokumentation erfahren Sie, welche Schritte zur Einrichtung der DATEV LODAS Schnittstelle notwendig sind und wie Sie die Datenübertragung starten können. 

Vorteile des DATEV Lohnimportdatenservice

Mit Hilfe des Lohnimportdatenservice können Sie mit nur einem Knopfdruck für die Lohnabrechnung relevante Stamm- und Bewegungsdaten (Fixgehälter sowie variable Vergütungsanteile) an das DATEV Rechenzentrum übertragen. Die Daten werden hierbei über eine sichere Verbindung an DATEV gesendet. Dabei werden Sie stets über den aktuellen Status der Datenübertragung informiert. Mit dem Lohnimportdatenservice verbessern und beschleunigen Sie die Prozesse zwischen Ihrem Unternehmen und Ihrer Steuerberatung im Rahmen Ihrer Lohnabrechnung.

Voraussetzungen für die Nutzung des Lohnimportdatenservice

Die Voraussetzungen in Kürze:

  • Sie verfügen über ein DATEV-Anmeldemedium zur Autorisierung der Schnittstelle in HRworks
  • Die DATEV-Personalnummern Ihrer Mitarbeiter wurden Ihnen durch die Steuerberatung zur Verfügung gestellt
  • Die Bestellung und Einrichtung der Schnittstelle Lohnimportdatenservice wurde durch Ihre Steuerberatung in DATEV ausgeführt

 

Bitte informieren Sie sich zuallererst bei Ihrer Steuerberatung, ob der Lohnimportdatenservice für Sie als Kunde in DATEV LODAS aktiviert ist. Beachten Sie hierbei, dass durch die Freischaltung des Lohnimportdatenservice gegebenenfalls zusätzliche Kosten für Ihre Steuerberatung entstehen können.

 

Des Weiteren benötigen Sie ein DATEV-Anmeldemedium mit den entsprechenden Rechten zur Aktivierung der DATEV-Integration in HRworks. Stellen Sie zusätzlich sicher, dass Ihnen bei Einrichtung der Schnittstelle die DATEV-Personalnummern Ihrer Mitarbeiter zur Verfügung stehen. Die Bereitstellung des DATEV-Anmeldemediums und der DATEV-Personalnummern erfolgt durch Ihre Steuerberatung Beachten Sie daher, dass die Inbetriebnahme der DATEV-Integration stets über Ihre Steuerberatung erfolgen muss. 

 

Hinweis: Über das DATEV-Partner-Onboarding können DATEV-Steuerberaterinnen und Steuerberater einen kostenfreien Supporttermin buchen, falls Unterstützung bei der Einrichtung benötigt wird. In diesem Termin wird die Schnittstelle telefonisch und per Fernbetreuung in der Kanzlei eingerichtet.

 

Tipps für Ihre Steuerberatung zur Einrichtung des Lohnimportdatenservice finden Sie hier: 

Rollen zuweisen

Weisen Sie als Master-Administrator den Personen, die für die Konfiguration der Schnittstellen zuständig sind, zunächst die entsprechende Rolle zu. Öffnen Sie hierzu als Master-Administrator unter “Admin/Personen/Personen” mit Doppelklick die gewünschten Personen und navigieren in das Menü “Rollen und Berechtigungen”. Setzen Sie hier unter “Grundlagen” den Haken bei “Exportformat-Administrator”. Um den Export mit vollständigen Daten ausführen zu können, benötigen Sie außerdem die Administratorenrollen “Gehalts-Administrator”, “Lohnabrechnungs-Administrator” unter „Lohn und Gehalt“ sowie den “Personen-Administrator” unter „Personen“.

Den Vorgang schließen Sie mit dem “Speichern” Button ab.

Einrichtung des DATEV Lohnimportdatenservice

Um den Lohnimportdatenservice nutzen zu können, konfigurieren Sie bitte zunächst die DATEV LODAS Schnittstelle im Menü “Grundlagen/Ausgaben Format/DATEVconnect online”. Um die Konfiguration der Schnittstelle vorzunehmen benötigen Sie die Rolle „Exportformat-Administrator“.

Konfiguration der LODAS Schnittstelle

Legen Sie in der Registerkarte “Grundlagen” per Klick auf “Neuer DATEV-Mandant” zunächst einen Mandanten an. Geben Sie im nächsten Schritt die Mandanten- und Beraternummer (Pflichtfelder) an und ordnen Sie dem Mandanten die zugehörigen Organisationseinheiten zu. Des Weiteren können Sie für jeden Mandanten einen individuellen Namen vergeben und die E-Mail des Steuerberaters hinterlegen, sodass dieser nach der Datenübertragung an das DATEV Rechenzentrum unmittelbar informiert werden kann. Wählen Sie zudem als Zielsystem die Option „LODAS“ aus.

 

Hinweis: Stellen Sie vor dem ersten Exportlauf sicher, dass sich die Organisationseinheiten jeweils im aktuellen Lohnmonat befinden. Für notwendige Anpassungen kontaktieren Sie bitte unseren Support.

 

Autorisierung des Mandanten

Führen Sie im nächsten Schritt die Autorisierung Ihres Mandanten gegenüber DATEV durch, um HRworks die Erlaubnis zu erteilen, Daten an DATEV übermitteln zu dürfen. Halten Sie für die Autorisierung bitte das von Ihrer Steuerberatung zur Verfügung gestellte DATEV-Anmeldemedium bereit. Die Autorisierung muss für jeden Mandanten und jeden HRworks Administrator separat erfolgen.

 

Um die Autorisierung durchzuführen klicken Sie auf “DATEV-Autorisierung starten”. Anschließend öffnet sich ein neues Tab mit der DATEV Login-Seite, auf der Sie sich zunächst mit dem Anmeldemedium authentifizieren. Stimmen Sie anschließend den erforderlichen Berechtigungen zu, um mit der Autorisierung fortfahren zu können. 

 

Nach einer erfolgreichen Autorisierung erhalten Sie eine entsprechende Erfolgsmeldung und der Status Ihres Mandanten wechselt unmittelbar auf “aktiv”. Sie können den Status Ihrer Autorisierung jederzeit einsehen und diese gegenüber DATEV widerrufen. Sobald sich ein Mandant im Status “aktiv” befindet können abrechnungsrelevante Daten an das DATEV Rechenzentrum übermittelt werden.

 

Konfiguration der Exportinhalte

In einem dritten Schritt haben Sie die Möglichkeit die zu übertragenden Stamm- und Bewegungsdaten zu definieren. Daten welche über die Schnittstelle nicht an DATEV übertragen werden sollen, können Sie über die Checkboxen problemlos abwählen.

 

Folgende Stammdaten stehen zur Datenübertragung an DATEV zur Verfügung:

 

Bankverbindung - BIC

Bankverbindung - IBAN

Abweichender Kontoinhaber

Ausbildungsbeginn

voraussichtliches Ausbildungsende

Kündigungszeitpunkt

Haupt-/Nebenarbeitgeber

Eintrittsdatum

Austrittsdatum

Adresse - Land

Adresse - Ort

Adresse - PLZ

Adresse - Straße

Adresse - Hausnummer

Adresse - Zusatz

Geburtstag

Geburtsland

Geburtsort

Staatsangehörigkeit

Arbeitserlaubnis gültig bis

Aufenthaltserlaubnis gültig bis

Nachname

Vorname

Titel

Höchster Bildungsgrad

Höchste berufliche Qualifikation

Studienbescheinigung gültig bis

Geschlecht

E-Mail

Beitragsgruppenschlüssel Krankenversicherung

Beitragsgruppenschlüssel Rentenversicherung

Beitragsgruppenschlüssel Arbeitslosenversicherung

Beitragsgruppenschlüssel Pflegeversicherung

Personengruppenschlüssel

Tätigkeitsschlüssel

Sozialversicherungsnummer

Konfession

Steuerklasse

Steuer-ID

Schwerbehinderung ab

Schwerbehinderung bis

DATEV-Personalnummer

Geburtsname

Vertragsform

Arbeitnehmerüberlassung

Kinderfreibetrag

Faktor für Steuerklassen IV/IV

Stammkostenstelle

Stammkostenträger

Position/Berufsbezeichnung

Vor Durchführung des ersten Exports per API empfehlen wir, einen Abgleich der in DATEV und HRworks hinterlegten Stammdaten durchzuführen. Durch den Datenabgleich können fehlende Stammdaten in HRworks ergänzt als auch Differenzen ausgeglichen werden. Die in DATEV vorhandenen Stammdaten Ihrer Mitarbeiter können von Ihrer Steuerberatung idealerweise mithilfe eines DALY-Exports zur Verfügung gestellt werden – Voraussetzung hierfür ist, dass die DATEV comfort Produkte im Einsatz sind.

Hinweis: Lohnspezifische Attribute wie die DATEV-Personalnummer, Beitragsgruppenschlüssel, Tätigkeitsschlüssel & Personengruppenschlüssel lassen sich in den Stammdaten Ihrer Mitarbeiter eintragen, nachdem diese einem DATEV-Mandanten zugeordnet wurden. Für eine möglichst schnelle Vervollständigung der Stammdaten Ihrer Mitarbeiter können Sie unter „Admin/Personen/Personen“ einen Änderungsimport durchführen.

 

Im Fall der Bewegungsdaten (Lohn- und Gehaltszahlungen) stehen Ihnen die im Menü “Lohn und Gehalt/Lohnarten” vorhandenen System-Lohnarten und eigens angelegten Lohnarten zur Übertragung zur Verfügung. Bitte beachten Sie, dass ausschließlich numerische Lohnarten an DATEV LODAS übertragen werden können. Für den Fall, dass Ihnen die korrekten DATEV Lohnarten nicht bekannt sind, kontaktieren Sie bitte Ihre Steuerberatung. Eine Anpassung der Lohnarten können Sie per Rechtsklick vornehmen, wenn Ihnen die Rolle “Gehaltsgrundlagen-Administrator” vorliegt.

 

Durchführung des DATEV LODAS Exports

Nach erfolgter Autorisierung des DATEV Lohnimportdatenservice, können Sie den Export der Stamm- und Bewegungsdaten im Menü “Lohn und Gehalt/Lohnimportdatenservice” durchführen. Hierfür benötigen Sie die Administratorenrollen “Gehalts-Administrator”, “Lohnabrechnungs-Administrator” und “Personen-Administrator”.

Auswahl des Lohnmonats & Prüfung der Lohndaten

Wählen Sie im ersten Schritt den Mandaten aus, für den Sie Daten an das DATEV Rechenzentrum übertragen möchten. Selektieren Sie anschließend den entsprechenden Monat, welcher für den Export herangezogen werden soll. Die zur Übertragung an DATEV zur Verfügung stehenden Löhne und Gehälter des ausgewählten Monats können anschließend eingesehen und überprüft werden. Per Rechtsklick haben Sie die Möglichkeit Anpassungen an Lohn- und Gehaltsdaten Ihrer Mitarbeiter vorzunehmen. 

 

Prüfung der Personendaten

In der Registerkarte “Personendaten” haben Sie nun die Möglichkeit, die zu übermittelnden Stammdaten vor der Datenübertragung einer abschließenden Prüfung zu unterziehen. Seit dem letzten Exportlauf erfolgte Stammdatenänderungen werden hierbei farblich für Sie hervorgehoben. Per Rechtsklick können Sie zudem die Stammdaten einzelner Personen öffnen und bearbeiten.

 

Übertragung der Daten an das DATEV Rechenzentrum

Nach Prüfung der Lohndaten können die Abrechnungsdaten mit nur einem Klick über den Button “Daten an DATEV übertragen” an das DATEV Rechenzentrum gesendet werden. In der Registerkarte “Übersicht” können Sie vor der Übertragung nochmals die im Export enthaltenen Organisationseinheiten prüfen. Zusätzlich können Sie den vorangegangenen Lohnlauf als auch weitere im Export enthaltene Werte wie Reisekostenabrechnungen, Mahlzeitenzuschüsse und Gutscheine einsehen. 

Einsicht in die Exporthistorie

Im Bereich “Aktuelle Exporte” werden die zuletzt erstellten Exporte angezeigt. In dieser Übersicht erhalten Sie insbesondere detaillierte Statusinformationen über die erstellten Exporte. Nach erfolgreicher Datenübertragung, wechselt der Status des Exports auf “Hochgeladen”. Nun kann Ihre Steuerberatung die übermittelten Daten aus dem Rechenzentrum in DATEV LODAS importieren und verarbeiten. Sobald der Import durch Ihre Steuerberatung erfolgreich durchgeführt wurde, wechselt der Status des Exports auf “In DATEV importiert”. Die Stamm- und Bewegungsdaten wurden in diesem Fall erfolgreich verarbeitet. Per Rechtsklick auf einen Export können Sie zusätzlich einen detaillierten Verarbeitungsstatus und ein Protokoll aufrufen. 

 

Häufig gestellte Fragen

Die Sicherheit Ihrer Daten hat für uns höchste Priorität. Aus diesem Grund werden Ihre Daten nach aktuellen Standards verschlüsselt per TLS (Transport Layer Security) an das DATEV Rechenzentrum übermittelt.

Sobald Sie in den Stammdaten eines Mitarbeiters eine DATEV-Personalnummer vergeben, wird dieser bei der nächsten Datenübertragung berücksichtigt. Hierdurch ist es möglich, neu eingetretene Mitarbeiter direkt aus HRworks heraus an DATEV zu übertragen und für die Lohnabrechnung zu berücksichtigen. Bei der Vergabe der DATEV-Personalnummer wird sichergestellt, dass diese innerhalb eines Mandanten eindeutig ist.

Wir empfehlen Ihnen bei Interesse an der DATEV-Integration frühzeitig Kontakt mit Ihrer Steuerberatung aufzunehmen, um den Abrechnungsprozess abzustimmen und an die benötigten Daten zur Einrichtung zu gelangen. Die Schnittstelle Lohnimportdatenservice muss in DATEV durch Ihre Steuerkanzlei über die MyDATEV Mandantenregistrierung bestellt und eingerichtet werden. Sollte Ihre Steuerkanzlei Hilfe bei der Bestellung und Einrichtung benötigen, so kann diese einen kostenfreien Termin beim DATEV-Partner-Onboarding-Team buchen. Für Informationen zum Einrichtungsprozess in HRworks steht Ihnen neben diesem Helpcenter Artikel auch gerne unser Consulting-Team zur Verfügung.

Bei Aktivierung der DATEV Schnittstelle ist es nicht mehr notwendig, den bisherigen Lohnbuchhaltungsexport zu erstellen und manuell an Ihre Steuerberatung zu übermitteln. Auch die Änderungsübersicht wird durch die neue Funktion ersetzt. Mit der DATEV Integration steigern Sie Ihre Effizienz in der vorbereitenden Lohnbuchhaltung und können noch mehr abrechnungsrelevante Daten als bisher übermitteln. 

Im Monat, in dem Ihr Mitarbeiter das Unternehmen verlässt oder durch einen Wechsel der Organisationseinheit einem anderen Mandant zugeordnet ist, wird Ihr Mitarbeiter weiterhin dem ursprünglichen Mandanten zugerechnet und exportiert. Hierdurch wird sichergestellt, dass anteilige Lohnzahlungen weiterhin in der Lohnbuchhaltung berücksichtigt werden. Bitte berücksichtigen Sie hierbei die in HRworks hinterlegten Lohn- und Gehaltszahlungen gegebenenfalls anzupassen.

Um Personen an DATEV übermitteln zu können muss zunächst die DATEV-Personalnummer als Pflichtfeld in den Stammdaten Ihrer Mitarbeiter hinterlegt werden. Generell empfehlen wir frühzeitig Kontakt zu Ihrer Steuerberatung aufzunehmen, um sich bezüglich der zu übertragenden Stammdatenattribute abzustimmen. Fehlende Stammdaten können Sie problemlos per Import vervollständigen. Für den Fall, dass die Funktion Lohn & Gehalt in HRworks noch nicht genutzt wird, empfehlen wird diese zu aktivieren und Gehaltsdaten für die Übertragung bei Ihren Mitarbeitern zu hinterlegen. Für die Einrichtung dieser Funktion steht Ihnen ein Helpcenter Artikel sowie unser Consulting-Team zur Verfügung. 

Die DATEV-Personalnummer kann von der in HRworks hinterlegten Personalnummer abweichen, muss innerhalb eines Mandanten jedoch eindeutig sein. Die DATEV-Personalnummer kann innerhalb der lohnspezifischen Stammdaten eines Mitarbeiters hinterlegt werden. Die Lohnspezifischen Stammdaten sind bearbeitbar, nachdem die Organisationseinheit eines Mitarbeiters einem Mandanten zugeordnet wurde.

Eine One-Click-Schnittstelle ist derzeit nur für DATEV verfügbar. Über manuelle Exporte ist der Austausch der Daten jedoch auch für andere Systeme möglich. Hierbei unterstützen Sie die Kollegen im Consulting und Support gerne.

Die Übertragung der Gehaltsdokumente aus DATEV an HRworks ist derzeit noch nicht möglich. Eine entsprechende API ist derzeit jedoch bereits in Planung. Aktuell können die Gehaltsdokumente Ihren Mitarbeitern jedoch bereits bequem per Massenimport zugewiesen werden. Mehr Informationen hierzu finden Sie in folgendem Helpcenter-Artikel.

Die abrechnungsrelevanten Daten werden von HRworks zunächst an das DATEV Rechenzentrum übermittelt. Sobald die Daten im DATEV Rechenzentrum angekommen sind, hat Ihre Steuerberatung in DATEV LODAS die Möglichkeit diese Daten abzurufen und für die Weiterverarbeitung zu importieren. Es ist daher stets ein manueller Schritt durch Ihre Steuerberatung für die Datenübernahme notwendig. Nähere Informationen zur Verarbeitung der Daten in DATEV erhalten Sie in folgendem Artikel.

Aktuell ist die Bestellung der DATEV Cloud-Services Personalwirtschaft ausschließlich im Kanzleimarkt möglich. Daher muss die Bestellung der Schnittstelle Lohnimportdatenservice stets durch Ihre Steuerberatung über die MyDATEV Mandantenregistrierung erfolgen.

Letztes Update am 13. September 2021

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