Compliance Management (Administrator)

In folgender Dokumentation erfahren Sie, wie Sie Compliance Management Dokumente hochladen und verwalten.

Einführung

Das integrierte Compliance Management System von HRworks unterstützt Sie dabei, die Einhaltung von Gesetzen, Vereinbarungen und internen Richtlinien in Ihrem Unternehmen sicherzustellen. Insbesondere im Zuge der Umsetzung der DSGVO sind zahlreiche Dokumente von der Personalabteilung aufzusetzen, zu distribuieren und deren Unterzeichnung zu dokumentieren. Dazu gehören beispielsweise Verfahrensanweisungen, Datenschutzrichtlinien und Vertraulichkeitsverpflichtungen. Mit dem Compliance Management bilden Sie diesen kompletten Prozess digital und effizient ab, vom Upload des Dokuments bis zur sicheren Speicherung. Die Einführung und Implementierung des Systems gestaltet sich dabei selbsterklärend. Mit HRworks können Sie so die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Richtlinien ohne großen Mehraufwand sicherstellen.

Administrator-Rolle zuweisen

Um Compliance Management Dokumente verwalten zu können, weisen Sie zunächst der dafür zuständigen Person die entsprechende Administrator-Rolle zu. Dazu öffnen Sie als Master-Administrator unter “Admin/Personen/Personen” mit Doppelklick auf den entsprechenden Namen das Menü dieser Person. Setzen Sie anschließend in den “Rollen und Berechtigungen” den Haken unter “Personalverwaltung” in das Feld “Compliance Management Administrator”. Wählen Sie im unteren Bereich der Maske, für welche Organisationseinheiten die zugewiesene Rolle gelten soll. Setzen Sie die Häkchen in die gewünschten Felder und bestätigen Sie die Auswahl mit Klick auf “Speichern”. Den gesamten Vorgang schließen Sie ebenfalls mit dem oberen Button “Speichern” ab.

 

Dokumente hochladen und bearbeiten

Im Menü “Admin/Personalverwaltung/Compliance Management Dokumente” können Sie Dateien im PDF- oder ODT-Format (OpenDocument-Textformat) hochladen und bearbeiten. Klicken Sie zunächst auf “Neu” und laden Sie mit Klick auf “Anhängen” die erforderlichen Dokumente hoch.

 

 

Die hochgeladenen Dokumente können beliebig benannt und anschließend den einzelnen Personen, Organisationseinheiten oder dem gesamten Unternehmen zugewiesen werden.

Um bestimmte Organisationseinheiten oder Personen auszuwählen, öffnen Sie die entsprechenden Registerkarten und setzen Sie die Häkchen in den gewünschten Feldern.

 

 

Bei Dokumenten im ODT-Format können Textbefehle als Platzhalter verwendet werden, um Daten der zugewiesenen Personen einzubinden und die Dokumente damit zu personalisieren. Vorname, Nachname, Personalnummer oder auch Adressinformationen werden automatisch ergänzt und müssen nicht manuell eingefügt werden (siehe auch Beschreibung im Bild).

 

 

Sobald Sie die Dokumente zugewiesen haben, speichern Sie den Vorgang mit Klick auf den entsprechenden Button.

Jede Person, der ein Dokument zugewiesen wurde, wird im Menü “Eingang/Zu erledigen” per Aufgabe beauftragt, dieses zu bestätigen.

 

 

Mit Doppelklick in die Zeile werden Mitarbeiter in das entsprechende Menü “Mitarbeiter/Personalbereich/Compliance Management Dokumente” weitergeleitet.

 

 

Per Klick prüfen hier Mitarbeiter die Annahme von Richtlinien, Anweisungen und Verträgen und stimmen damit dem Inhalt der jeweiligen Dokumente zu. HRworks speichert die Bestätigung nachvollziehbar mit entsprechendem Zeitstempel.

Mitarbeiter können zugeordnete Compliance Management Dokumente auch nach der Bestätigung jederzeit einsehen.

Als Administrator erhalten Sie im Menü “Admin/Personalverwaltung/ Compliance Management Dokumente” in der Registerkarte “Unbestätigt/Bestätigt” eine Übersicht über bereits erteilte und ausstehende Bestätigungen, die auch ausgedruckt werden kann.

Außerdem können Sie pro Dokument eine Erinnerungsmail an alle Mitarbeiter senden, die das Dokument noch nicht bestätigt haben.

 

 

So werden die Mitarbeiter aufgefordert, das Dokument zu bestätigen.

 

Dokumente automatisch zuweisen

Ordnen Sie Ihre Compliance Management Dokumente dem gesamten Unternehmen oder bestimmten Organisationseinheiten zu, werden die entsprechenden Dokumente allen zugehörigen Mitarbeitern automatisch zur Bestätigung zugewiesen.

Neuer Mitarbeiter betritt Organisationseinheit

Neue Mitarbeiter erhalten automatisch alle für ihre Organisationseinheit hinterlegten Dokumente zur Bestätigung zugewiesen.

Bestehender Mitarbeiter wechselt Organisationseinheit

Beendet ein Mitarbeiter seine Tätigkeit in einer Organisationseinheit und wechselt in eine neue Abteilung, werden ihm alle bisher bestätigten sowie Dokumente der neuen Organisationseinheit angezeigt.


Compliance Management Dokumente entfernen

Um Compliance Management Dokumente beim Mitarbeiter zu entfernen, öffnen Sie als Master-Administrator “Admin/Personalverwaltung/Compliance Management Dokumente”, wählen Sie mit einem Klick das entsprechende Dokument aus. 

Entfernen Sie anschließend im unteren Bereich der Registerkarte “Grundlagen” den Haken “dem gesamten Unternehmen zugewiesen”.

 

 

Wechseln Sie nun, im unteren Bereich zur Registerkarte “Personen” und selektieren Sie die gewünschten Mitarbeiter, welche weiterhin auf das jeweilige Compliance Management Dokument zugreifen sollen.

Den Vorgang schließen Sie mit dem Button “Speichern” ab.

 

 

Hinweis: 

Das Compliance Dokument wird für den Mitarbeiter nur dann entfernt, sofern dieser es noch nicht bestätigt hat.

Letztes Update am 31. Mai 2021

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