Bewerbungsprozess durchführen (Administrator)

In diesen Artikel erfahren Sie alles über die verschiedenen Kommunikationsprozesse innerhalb des Bewerbermanagements.

Bewerbung

Mit Doppelklick auf die Bewerbung oder über den Button “Bearbeiten” werden Sie in den Bearbeitungsbereich einer oder mehrerer von Ihnen ausgewählten Bewerbungen weitergeleitet. Im Untermenü “Bewerbung” erhalten Sie Informationen z. B. zum Eingang, Bearbeiter, Status und zu weiteren Details der Bewerbung, die Sie als Administrator weiter bearbeiten können. Um alle Informationen in einem Vorstellungsgespräch zur Verfügung zu haben, können Sie eine Zusammenfassung der Bewerbung ausdrucken.

Die eingegangenen Bewerbungen für bestimmte Stellen können auch anderen ausgeschriebenen Stellen zugeordnet werden. Dies beeinträchtigt dabei nicht die Statistiken des gesamten Bewerbermanagements.

Bewerber

Im Untermenü “Bewerber” finden Sie alle vom Bewerbungsformular übertragenen
persönlichen Daten des Interessenten. Zur Verfügung stehen Ihnen auch Felder zu
sozialen Netzwerken, in denen Profile des Bewerbers verlinkt werden können. Personen,
für die die Bewerbung freigegeben wird, können somit schneller auf die Unterlagen
zugreifen. Die hinterlegten Daten können von Ihnen ergänzt oder bearbeitet werden.
Werden die Angaben von Ihnen geändert, speichern Sie diese mit Klick auf den
entsprechenden Button.

Um den geeigneten Bewerber zu finden, können Sie hier die Betriebsstätten mit dem
Wohnort des Bewerbers abgleichen. So können Sie feststellen, für welche Betriebsstätte
der Interessent am besten geeignet ist. 

Außerdem haben Sie innerhalb der gesamten Bewerbung die Möglichkeit, sich zu den
Bewerbern sowie zu den vorhandenen Bewertungen, Kommentaren oder angehängten
Dokumenten mithilfe von einer integrierten Kommentarfunktion zu äußern. Diese ist
übersichtlich in der Seitenleiste positioniert und hilft Ihnen und anderen
Personalmitarbeitern, schnell und effizient miteinander zu kommunizieren.

Um das Zeitmanagement bei der Suche nach neuen Kollegen noch mehr zu unterstützen,
haben Sie hier die Möglichkeit, auch eine Kündigungsfrist der aktuellen Arbeitgeber der
jeweiligen Bewerber einzutragen. Bei Bewerbern ohne Beschäftigungsverhältnis muss
keine Kündigungsfrist eingetragen werden.

Dokumente

In diesem Bereich können Sie sich die vom Bewerber eingereichten Unterlagen ansehen oder sie bei Bedarf anpassen.

Aufgaben

Der Aufgabenbereich ermöglicht es Ihnen, einen systematischen Überblick innerhalb des Bewerbermanagements zu behalten. Erstellen Sie mit Klick auf “Neue Aufgabe” diverse Aufgaben zu unterschiedlichen Bewerbungen. Tragen Sie hier Titel, Frist, Priorität sowie eine Beschreibung der anstehenden Tätigkeit ein und speichern Sie die Angaben.

Anschließend erscheint die Aufgabe in Ihrer persönlichen To-do Liste im Menü “Eingang/Zu erledigen”: 

Doppelklicken Sie auf die Zeile, können Sie die Aufgabe im nachfolgenden Eingabefenster weiter bearbeiten oder auch direkt in den Bearbeitungsbereich der Bewerbung weitergeleitet werden.

Kommunikation

Gestalten und protokollieren Sie die gesamte Bewerberkommunikation mithilfe von hinterlegten Textbausteinen. Entscheiden Sie sich entweder für eine E-Mail oder für ein Telefonat und laden Sie den Bewerber zu einem Gespräch ein bzw. teilen Sie ihm eine Zu- oder Absage mit. Mit Klick auf “Neu” wählen Sie den gewünschten Vorgang aus.

 

Hinweis: Die Textbausteine bzw. Mailvorlagen erscheinen nur mit der Auswahl „E-Mail
senden“. Um den ausgewählten Textbaustein im unteren Bearbeitungsbereich
anzuzeigen, klicken Sie auf “Laden”.

Beim Emailversand (beispielsweise bei Absagen) können Sie auch ein Versanddatum
hinterlegen (z. B. in 14 Tagen). HRworks erstellt ab dem Versanddatum eine Aufgabe, die
Sie an das Versenden erinnert. Über diese Aufgabe können Sie alle fälligen E-Mails mit
einem Klick bestätigen und versenden. 

Hinweis: Um den Versand bei Ihrer eventuellen Abwesenheit zu verhindern, werden die E-Mails von HRworks nicht automatisch versendet. 

Ihre Signatur für Mailkommunikationen mit Bewerbern können Sie im Menü
“Name/Stammdaten/Maileinstellungen” anpassen sowie das Firmenlogo miteinbeziehen.

Vor dem Senden einer Mail, können Sie dann einen Haken setzen bei der Checkbox „Meine Signatur anhängen“, diese wir dann automatisch bei Versand der Email hinzugefügt.

Automatische Mailsynchronisation

Haken Sie diese Option an, werden die Antworten des Bewerbers auf die Mail direkt mit HRworks synchronisiert. 

Wenn Sie Ihre E-Mail als Antwortadresse hinterlegen, landen die Antworten des Bewerbers auch in Ihren Mail-Postfach.

Statusänderung nach E-Mail-Versand

Sie können direkt bei einer E-Mail an den Bewerber eine passende Statusänderung selektieren anstatt einer nachträglichen manuelle Statusänderung. 

Sobald Sie eine Kommunikation (E-Mail, Telefonat etc.) hinterlegen, wird Ihnen angeboten, dafür eine beliebige Aufgabe zu erstellen. 

Anschließend entscheiden Sie, welche Mitarbeiter (Personaler, Bearbeiter) Sie zu dieser
Kommunikation einladen oder sie darüber per E-Mail informieren möchten. Wählen Sie die
gewünschten Teilnehmer aus dem Dropdown-Menü und speichern Sie die Auswahl.

Über den Button “Personen informieren” werden die ausgewählten Teilnehmer über die Kommunikation informiert.

Über den Button “Einladungen senden” werden die ausgewählten Mitarbeiter zum Gespräch eingeladen. Der Bewerber selbst erhält keine E-Mail.

Auf die hinterlegte Aufgabe können Sie im Menü “Admin/Aufgaben/Übersicht” zugreifen und diese hier weiter bearbeiten. Werden die Angaben in der Kommunikation geändert, wird auch die Aufgabe automatisch aktualisiert.

E-Mails von Bewerbern importieren

Damit E-Mails von Bewerbern hochgeladen werden können, ist es möglich, auch .eml-Dateien (aus Outlook) zu importieren. Klicken Sie auf “Neu” → “E-Mail importieren” und ziehen Sie die .eml-Dateien aus Ihrem E-Mail-Programm in das Eingabefenster.

Automatische Mailsynchronisation

Ihre E-Mail-Kommunikation mit Bewerbern oder Interessenten im Talentpool kann automatisch in HRworks übertragen werden. Wenn ein Bewerber auf eine aus HRworks versendete E-Mail antwortet, wird diese Nachricht, inklusive aller Dokumente, in HRworks automatisch hinterlegt. Zusätzlich erhält auch der Bearbeiter der Bewerbung die Antwort des Interessenten mit allen angehängten Unterlagen. Beantwortet der Bearbeiter die E-Mail, wird diese ebenfalls in HRworks hinterlegt und der Bewerber erhält die Antwort des Bearbeiters. So haben Sie die gesamte E-Mail-Kommunikation in HRworks automatisch gespeichert und das mühsame Kopieren aus Ihrer oder mehreren E-Mail-Adressen entfällt komplett. Klicken Sie dafür auf “Neu” → “E-Mail senden” und setzen Sie den Haken “Automatische Mailsynchronisation”.

Bewertungen

Bewerbungsunterlagen können für beliebig viele, in HRworks angelegte, Personen zur Einsicht und Bewertung freigegeben werden. Personalmitarbeiter, Vorgesetzte und Teamleiter haben so die Möglichkeit, direkt in HRworks persönliche Notizen zu den Bewerbern festzuhalten und die Bewerbungen zu bewerten. Positive oder negative Bewertungen geben Sie einzeln mit Klick auf “Hinzufügen” ab. Die Bewertungen werden in der Bewerberübersicht angezeigt. Das erleichtert die Zusammenarbeit und hilft dabei, schnell den passenden Kandidaten zu finden.

Notizen

Notieren Sie auch außerhalb der Bewertungen erforderliche Informationen zum Bewerber bzw. zu dem gesamten Bewerbungsprozess und schaffen Sie somit einen Überblick für sich sowie für Ihre Kollegen.

Freigaben

Geben Sie die eingereichten Bewerbungen an weitere zuständige Kollegen zur Prüfung und Bewertung frei. Mit Klick auf “Hinzufügen” öffnet sich ein Suchfenster, in dem Sie die Personen selektieren können. Sichern Sie die Auswahl mit dem entsprechenden Button und bestätigen Sie die Freigabe im nachfolgenden Fenster mit “Ok”. Entscheiden Sie hier, ob Ihre Kollegen über die freigegebenen Zugriffsberechtigungen per E-Mail informiert werden sollen.

Personen, für die Bewerbungen freigegeben wurden, verfügen zusätzlich über die Möglichkeit, die Kandidaten zusammenfassend mit “Bewerber geeignet” oder “Bewerber nicht geeignet” zu beurteilen. Haben Sie eine Bewerbung einem Mitarbeiter freigegeben und dieser kann aufgrund fehlender Informationen nicht entscheiden, ob ein Bewerber geeignet ist oder nicht, kann er weitere Informationen anfordern. Der Status der Freigabe wird somit von “Offen” auf “Zurückgestellt” gesetzt.

Mit dieser Anforderung wird für Sie eine Aufgabe erstellt.

Sobald Sie diese Aufgabe lösen, wird die Freigabe von „Zurückgestellt“ wieder auf „Offen“ gesetzt und der Mitarbeiter erhält eine E-Mail, die ihn darüber informiert, dass die Aufgabe gelöst wurde. Die Antworten auf die Rückfragen des Mitarbeiters können Sie in der “Kommunikation” der Bewebung (E-Mail, Telefonat – intern/extern) hinterlegen.

Innerhalb der einzelnen Bewerbungen erhalten Sie als Stellenadministrator eine Übersicht aller Bewertungen.

Gut zu wissen: Wenn ein Bewerbungsbearbeiter eine E-Mail-Kommunikation mit einem Bewerber vorbereitet und daraus eine Aufgabe zum Versand erstellt, wird diese Aufgabe allen Personen angezeigt, denen die jeweilige Bewerbung freigegeben wurde. Auch Benachrichtigungsmails über neue Bewerbungen werden den Bearbeitern der Stellenfreigaben versendet. Übersicht aller freigegebenen Bewerbungen finden Sie im Menü “Admin/ Personalverwaltung/Bewerbermanagement/Freigaben & Kommentare”. Hier erhalten Sie einen Überblick über alle Lese- und/oder Schreibrechte der freigegebenen Bewerbungen. Diese sind anhand eines praktischen Ampelsystems farblich gegliedert und bedeuten folgendes: 

Ampelfunktion bei freigegebenen Bewerbungen:

  • Grün = bei allen Freigaben wurde eine Entscheidung getroffen
  • Gelb = beim Teil der Freigaben wurde eine Entscheidung getroffen
  • Rot = bislang hat noch kein Bearbeiter eine Entscheidung getroffen

Ampelfunktion bei bearbeitenden Mitarbeitern:

  • Grün = Mitarbeiter hat den Bewerber schon bewertet
  • Rot = Mitarbeiter hat den Bewerber noch nicht bewertet

 

In der Registerkarte „Kommentare“ sehen Sie alle Bewerbungen und deren Kommentare, die von den zuständigen Bewertern erfasst wurden. Bestehende Kommentare können dabei eingesehen und (wenn diese von einem selbst stammen) abgeändert werden. Mit Klick auf „Hinzufügen“ können Sie weitere Kommentare zu den Bewerbungen erfassen und bei Bedarf per Rechtsklick löschen.

Protokoll

Im Protokoll finden Sie eine Zusammenfassung des gesamten Bewerbungsprozesses.

Letztes Update am 04. Juni 2021

Diese Artikel könnten Ihnen auch weiterhelfen: