Bewerber einstellen, Vertrag erstellen, Onboarding starten (Administrator)

In diesen Artikel erfahren Sie, wie Sie für den passenden Mitarbeiter aus der
Bewerbung ein Onboarding Formular und Arbeitsvertrag generieren.

Haben Sie den passenden Mitarbeiter für eine Stelle gefunden, generieren Sie aus der Bewerbung ein Onboarding Formular, das dem neuen Mitarbeiter zugesendet wird. Öffnen Sie zunächst das Menü “Admin/Personalverwaltung/Bewerbermanagement/ Bewerbungen” und ändern Sie den Status mit Rechtsklick auf den Bewerber auf “Eingestellt”.

Wählen Sie im nachfolgenden Fenster die gewünschten Optionen und bestätigen Sie Ihre Auswahl mit Klick auf den entsprechenden Button.

Wählen Sie nur “Onboarding für die selektierte Person starten” werden Sie in das entsprechende Menü weitergeleitet und können dieses ggf. mit den Ihnen bekannten Informationen ausfüllen. Außerdem werden hier alle persönlichen Daten vom Bewerbungsprozess übertragen. Mit Klick auf “Freigeben” aktivieren Sie die Eingabe für den Mitarbeiter und senden ihm eine E-Mail mit Link zum Formular.

Direkt von zu Hause können neue Mitarbeiter alle zur Einstellung erforderlichen Daten (z. B. Familienstand, Anschrift und Bankverbindung) ergänzen und von der Personalabteilung benötigte Dokumente (z. B. Unterlagen zur Kranken- oder Sozialversicherung) digital anhängen.

Wählen Sie zusätzlich auch die Option “Arbeitsvertrag erstellen”, selektieren Sie zunächst die entsprechende Organisationseinheit für das Onboarding und bestätigen Sie die Auswahl. Anschließend können Sie für den neuen Mitarbeiter ein Arbeitsvertrag erstellen. Mit Klick auf “Vorlage aktualisieren” wird Ihnen auf der rechten Seite die hinterlegte Arbeitsvertragsvorlage angezeigt. Tragen Sie in den Feldern auf der linken Seite alle relevanten Informationen zum neuen Mitarbeiter ein und übertragen Sie diese in den Arbeitsvertrag mit Klick auf “Vorlage aktualisieren”.

Haben Sie die Bearbeitung abgeschlossen, speichern Sie den Vertrag mit Klick auf den entsprechenden Button.

Alle Bewerbungen mit einem hinterlegten Vertrag befinden sich im Menü “Admin/Personalverwaltung/Bewerbermanagement/Arbeitsverträge” und können von dort aus weiter bearbeitet werden. Arbeitsverträge werden mit unterschiedlichen Bearbeitungsstatus gekennzeichnet:

  • In Bearbeitung
  • Überreicht
  • Zu prüfen
  • Nicht zustande gekommen
  • Geprüft, OK

Statusänderungen werden je nach Bearbeitung automatisch gesetzt oder können im entsprechenden Menü per Rechtsklick durchgeführt werden.

Beispiel: Bei einer abgelehnten Bewerbung wird der Arbeitsvertrag automatisch auf den Status „Nicht zustande gekommen“ gesetzt.

Hinweis: Wird ein Bewerber eingestellt und einem Vorgesetzten zugeordnet, kann der Vorgesetzte standardmäßig auf die Onboarding- sowie Bewerbungsdokumente seines Mitarbeiters zugreifen. Als Administrator können Sie den Vorgesetzten diese Rechte entziehen. Sie können bei jedem Vorgesetzten definieren, ob er auf die Onboarding Dokumente bzw. auf die Bewerbungen seiner Mitarbeiter Zugriff haben darf oder nicht. Öffnen Sie dazu das Menü der gewünschten Person und entnehmen Sie die Haken unter “Stammdaten/Rollen und Berechtigungen → Berechtigungen”:

Letztes Update am 04. Juni 2021

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