Automatische Belegerkennung “OCR”

In folgender Dokumentation erfahren Sie, wie Sie die automatische Belegerkennung Mobil und am Desktop nutzen können.

Voraussetzungen für die Nutzung

Die automatische Belegerkennung steht ausschließlich in der FLOW Oberfläche zur Verfügung. Diese können Sie entweder durch Aktivierung der Checkbox “Mobile Oberfläche verwenden” auf der HRworks Login-Seite starten oder in HRworks über Ihr Dashboard und “FLOW Oberfläche öffnen”. Grundlagen zur FLOW Oberfläche erfahren Sie hier. Um die automatische Belegerkennung nutzen zu können, müssen Sie vorher eine Reise oder eine Belegmappe erstellen. Wie das funktioniert können Sie im Artikel Reisedaten eintragen nachlesen

Automatische Belegerkennung (OCR) durchführen

Im Menü “Digitale Belege” innerhalb einer Reise oder Belegmappe steht Ihnen die Funktion automatische Belegerkennung (OCR) zur Verfügung.

Über den Plus-Button oder dem drag&drop Verfahren können Sie einen neuen digitalen Beleg hochladen oder (Mobil) einen Beleg abfotografieren. Die automatische Analyse des Beleges startet anschließend automatisch im Hintergrund und wird Ihnen über den Button “Beleg erstellen” unter dem Belegfoto grafisch dargestellt. Während der Beleganalyse ist es möglich, weitere digitale Belege hochzuladen und im Hintergrund erkennen zu lassen. Ebenfalls können Sie direkt von Anfang an mehrere Belege hochladen (max. 5 MB), die dann im Hintergrund automatisch analysiert werden.

Sobald die Analyse des digitalen Belegs abgeschlossen ist, wird der Button “Beleg erstellen” unter dem Belegfoto in blauer Farbe angezeigt.

Mit Klick auf den Button “Beleg erstellen” werden alle erkannten Belegdaten in die Belegerfassungsmaske übernommen und die Maske wird rechts neben dem digitalen Beleg zur manuellen Prüfung und Korrektur bzw. Ergänzung geöffnet.

Sämtliche bekannten Pflichtfelder aus der manuellen Belegerfassung müssen anschließend auch hier ausgefüllt werden (Bspw. Bewirtungsspesenangaben oder Ende-Datum des Hotelbeleges usw.)

Über Klick auf “Speichern & Neu” wird der Beleg gespeichert und Sie können direkt einen weiteren Beleg abfotografieren oder hochladen. Über das DropUp (Pfeil nach oben) im Button “Speichern & Neu” können Sie alternativ auch nur “Speichern” auswählen, sollten Sie keinen weiteren digitalen Beleg hochladen.

Mit dem Weiter-Button gelangen Sie ins nächste Menü “Belege”, in dem eine ausschließlich manuelle Erfassung von Belegen möglich ist. Wurden alle Ihre digitalen Belege erkannt, können Sie das Menü “Belege” auch überspringen.