Auslandsniederlassungen integrieren (Administrator)

In folgender Dokumentation erfahren Sie, wie Sie Abwesenheits- und Krankheitsarten, Arbeitspläne sowie Feiertage hinterlegen, diverse Abwesenheiten und Krankmeldungen Ihrer Mitarbeiter bearbeiten, diese korrigieren oder auch auswerten.

Einführung

HRworks optimiert auch in Ihren Auslandsniederlassungen die alltägliche Arbeit in der Buchhaltung und Personalabteilung. Unter https://www.hrworks.de/international/ erhalten Sie eine Übersicht, für welche Länder Ihnen bereits eine Lösung für Reisemanagement, Zeitwirtschaft und Personalverwaltung angeboten wird. 

Einerseits handelt es sich um Länder (z. B. Österreich), für die die länderspezifischen Regelungen hinterlegt sind, andererseits um Länder ( z. B. Schweiz oder Großbritannien), bei denen die Reisekostenabrechnung nach Belegerfassung erfolgt. Ausgezahlt werden die Reisekosten in der länderspezifischen Auszahlungswährung. In Bezug zur Zeitwirtschaft sind auch die Feiertage der jeweiligen Länder in HRworks integriert und können jederzeit ergänzt werden. Führen Sie die folgenden Schritte nacheinander durch, um HRworks auch außerhalb Deutschlands nutzen zu können.

Organisationseinheiten anlegen

Für folgende Einstellungen benötigen Sie die Rolle “Organisationseinheiten- Administrator”.

Im Menü “Grundlagen/Organisationseinheiten” legen Sie zunächst die internationale Organisationseinheit an, indem Sie auf den Button “Neu” klicken. Wählen Sie danach das gewünschte Land aus und benennen die Organisationseinheit mit einem entsprechenden Titel:

Markieren Sie anschließend die neu erstellte Organisationseinheit und tragen Sie rechts, in der Registerkarte “Reisekosten”, alle für die Reisekostenabrechnung erforderlichen Angaben ein:

Spesengruppen: Die bereits in HRworks verfügbaren gesetzlichen Pauschalen (siehe Link: https://www.hrworks.de/international/) werden den Organisationseinheiten automatisch zugeordnet. Für Länder, bei denen noch keine Spesengruppen hinterlegt sind, können Sie optional Belegarten zu diesem Zweck anlegen.

Belegarten: Hier finden Sie die von HRworks automatisch hinterlegten Standard-Belegarten. Entscheiden Sie, ob Sie diese verwenden möchten. Falls nicht, können die Belegarten in jeder Organisationseinheit separat entfernt bzw. in den unteren Bereich verschoben werden. Von hier aus können diese jederzeit erneut den Organisationseinheiten zugewiesen werden. Möchten Sie die Belegarten noch ergänzen oder bearbeiten, führen Sie diese Änderungen im Menü “Admin/Reisemanagement/Grundlagen/Belegarten” durch, nachdem Sie das entsprechende Land im oberen Dropdown-Menü ausgewählt haben.

Setzen Sie hier wie beim Anlegen der deutschen Belegarten fort und legen Sie diese mit den betreffenden Kontonummern an.

Zahlungsart: Entscheiden Sie, welche Zahlungsarten Ihre Mitarbeiter der Auslandsniederlassungen verwenden sollen oder ob diese von der übergeordneten Organisationseinheit geerbt werden.

Export-Struktur: Weicht der Geschäftsbereich, der Mandant oder der Buchungskreis der ausländischen von der übergeordneten inländischen Organisationseinheit ab, tragen Sie hier den erforderlichen Typ und Code für die neue Niederlassung ein.

SEPA Export: Nutzen Sie in Ihrem Unternehmen SEPA-Exporte, entscheiden Sie hier, ob die SEPA Informationen von der übergeordneten Organisationseinheit geerbt werden sollen oder tragen neue Bankdaten ein.

Buchungsparameter: Tragen Sie in diesem Bereich das Konto sowie den entsprechenden Schlüssel für Mahlzeitenkürzungen ein. Organisationseinheiten der Länder, für die keine gesetzlichen Pauschalen hinterlegt sind, benötigen das Verrechnungskonto sowie den Schlüssel für erhaltene Vorschüsse.

Auch andere Registerkarten erben die Daten von der übergeordneten Organisationseinheit. Bei abweichenden Angaben führen Sie die Änderungen in der gleichen Vorgehensweise wie bei “Reisekosten” durch.

Anschließend tragen Sie entsprechend Ihres Finanzbuchhaltungssystems die erforderlichen Schlüssel für jeden Mehrwertsteuersatz ein. Wählen Sie im Menü “Admin/Reisemanagement/Grundlagen/Mehrwertsteuer” das Land sowie den Mehrwertsteuersatz aus und füllen das leere Feld im rechten Bereich mit dem entsprechenden Schlüssel aus.

(Rechter Bereich der Mehrwertsteuer-Maske)

Überprüfen Sie gleichzeitig, ob die Mehrwertsteuersätze in Ihrem Unternehmen mit den hinterlegten übereinstimmen. Sollte das nicht der Fall sein, passen Sie diese ebenfalls unter “Admin/Reisemanagement/Grundlagen/Mehrwertsteuer” nach Ihren Anforderungen an.

Personen zuordnen

Personen anlegen

Für folgende Einstellungen benötigen Sie die Rolle “Personen-Administrator”

Neue Personen für die internationalen Organisationseinheiten können entweder im Vor- oder im Nachhinein angelegt und diesen zugeordnet werden. Nachdem Sie im Menü “Admin/Personen/Personen” auf den Button “Neu” geklickt haben, wählen Sie “Neue Person” aus und erhalten folgende Meldung:

Steht für das Land noch keine angelegte Organisationseinheit in Ihrem System zur Verfügung, können Sie diese im folgenden Fenster direkt anlegen und ggf. zu einem späteren Zeitpunkt weiter bearbeiten.

Im anderen Fall ordnen Sie die neue Person der schon angelegten Organisationseinheit zu, indem Sie zuerst das gewünschte Land auswählen. Die Zuordnung zur entsprechenden Organisationseinheit und Betriebsstätte erfolgt danach automatisch.

Personen konvertieren

Für folgende Einstellungen benötigen Sie die Rolle “Personen-Administrator”

Mitarbeiter, die bereits einer Organisationseinheit (somit einem bestimmten Land) zugeordnet sind, konvertieren Sie im Menü “Admin/Personen/Personen” mit Rechtsklick auf “Person konvertieren”. Wahlweise ist die Konvertierung auch in den Stammdaten der jeweiligen Mitarbeiter möglich.

Auch hier markieren Sie zunächst das benötigte Land und bestätigen die automatische Auswahl der Betriebsstätte sowie der Organisationseinheit.

Hinweis: Ist die Person als Stellvertreter für die Zukunft hinterlegt oder besitzt noch nicht abgeschlossene Reisen bzw. offene Abwesenheiten in der Vergangenheit, kann sie nicht konvertiert werden:

Überprüfen Sie deshalb, ob die Person keinen Stellvertreter-Status besitzt, ob ihre Reisen im Status “Abgerechnet” stehen und ob alle in der Vergangenheit liegenden Abwesenheiten vom Vorgesetzten geprüft wurden. Sollte dies nicht der Fall sein, schließen Sie diese ab.

Stehen die geprüften Abwesenheiten eines zu konvertierenden Mitarbeiters in der Zukunft, werden sie nicht direkt in sein Urlaubskonto übernommen, sondern in den Status “In Erfassung” zurückgesetzt. Die erneute Genehmigung übernehmen dann die Vorgesetzten bzw. Administratoren der zuständigen Organisationseinheit.

Wurde die Person erfolgreich konvertiert, erhalten Sie folgende Meldung:

Nach der Konvertierung ist die Person im System doppelt angelegt, wird jedoch in der monatlichen Miete nur einmal berechnet. Die ursprüngliche Person wird auf ausgeschieden gesetzt und Benutzerkennung sowie Personalnummer automatisch umbenannt. Somit kann die konvertierte Person ihre ursprünglichen Daten weiterhin verwenden.

Die ausgeschiedene Person ist mit der konvertierten verknüpft und kann nicht gelöscht werden, bis auch die konvertierte Person auf ausgeschieden gesetzt wird. Die bisher erfassten und abgeschlossenen Reisekostendaten werden nicht in die neu angelegte Person übertragen.

Ausblick: So sieht die Mitarbeiter-Ansicht aus

Mitarbeiter und Administratoren erfassen und prüfen ihre Reisen in gleicher Vorgehensweise wie die deutschen Mitarbeiter, jedoch mit einigen länderspezifischen Unterschieden.

Die Mehrwertsteuersätze unterscheiden sich je nach Land und hängen von den jeweiligen Belegarten ab.

Beispiele:

Mehrwertsteuer für Frankreich:

Mehrwertsteuer für Großbritannien mit automatischer Zuordnung der länderspezifischen Standard-Währung:

Je nach Land bietet sich eine andere Ansicht der Tagesangaben in Bezug zu unterschiedlichen Möglichkeiten der Reisekostenabrechnung:

Beispiel: Tagesangaben für Belgien (inkl. Kürzungen und Pauschalen)

Beispiel: Tagesangaben für Frankreich (ohne Kürzungen und Pauschalen):

Kilometerangaben und Streckendetails tragen Sie nur in Deutschland und Österreich ein, wobei in Österreich auch die Grenzübertritte relevant sind.

Zeitwirtschaft international einsetzen

Für folgende Einstellungen benötigen Sie die Rolle “Abwesenheitsgrundlagen-Administrator”.

In internationalen Niederlassungen unterscheidet sich die Zeitwirtschaft nur in der Hinsicht der länderspezifischen Feiertage und in der Urlaubsberechnung. Die Feiertage der implementierten Länder sind in HRworks unter “Admin/Zeitwirtschaft/Grundlagen/Feiertage” hinterlegt und können von Ihnen jederzeit bearbeitet und ergänzt werden.

Beispiel: Unterschiedliche Feiertage in der Schweiz je nach Kanton:

Je nach Land können Sie neue bzw. nicht vorhandene Feiertage entsprechend den Ländern, Bundesländern bzw. Kantonen hinzufügen:

Die Urlaubsberechnung eines Mitarbeiters, der einer Auslandsniederlassung zugeordnet ist, geht von den festgelegten Arbeitsplänen Ihres Unternehmens aus:

Sollte sich der Urlaubsanspruch länderspezifisch unterscheiden, passen Sie diesen unter “Admin/Zeitwirtschaft/Abwesenheiten/Einstellungen” an. Klicken Sie in der Registerkarte “Urlaubsarten” auf den Button “Neu” und tragen die neue Urlaubsart mit dem gewünschten Urlaubsanspruch ein. Ordnen Sie anschließend die neu angelegte Urlaubsart der entsprechenden Organisationseinheit zu, indem Sie diese unter “Admin/Grundlagen/Organisationseinheiten/Abwesenheiten/Abwesenheiten” der oberen Maske hinzufügen.

Ist eine gesetzliche Regelung für die Urlaubsberechnung bereits im System implementiert, werden die Urlaubstage entsprechend der länderspezifischen Regelungen berechnet. 

Beispiel: Die Urlaubsberechnung eines deutschen Mitarbeiters berücksichtigt die Regelungen des  Bundesurlaubsgesetzes.

 

Beispiel: Die Urlaubsberechnung eines luxemburgischen Mitarbeiters passt sich dem
aktuellen Arbeitsrecht in Luxemburg an:

Stehen die geprüften Abwesenheiten eines zu konvertierenden Mitarbeiters in der Zukunft, werden sie nicht direkt in sein Urlaubskonto übernommen, sondern in den Status “In Erfassung” zurückgesetzt. Die erneute Genehmigung übernehmen dann die Vorgesetzten bzw. Administratoren der zuständigen Organisationseinheit.

HRworks in Ihre Sprache übersetzen

HRworks steht Ihnen auf Deutsch und auf Englisch zur Verfügung. Weitere Sprachen sind bereits in HRworks implementiert. Um die Software voll übersetzt auf allen Landessprachen anbieten zu können, braucht HRworks Ihre Unterstützung!

Aktivieren Sie das Übersetzungstool über das Hamburger-Menü oben rechts und lassen Sie sich danach von der HRworks Homepage Schritt für Schritt unterstützen: https://www.hrworks.de/international/

Letztes Update am 02. April 2020

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