Exportdefinitionen, Layouts und Vorlagen anpassen (Administrator)

In der folgenden Dokumentation erfahren Sie, wie Sie Anpassungen an Berichten und den Schnittstellen zur Lohn- und Finanzbuchhaltung vornehmen.

Exportdefinition

Ihre eigenen Schnittstellen können Sie im Menü “Admin/Grundlagen/Ausgaben Format/ Export Definition” definieren. Sie können festlegen, in welcher Reihenfolge und mit welchem Format die Felder in den Ebenen Exportkopf, Personkopf, Positionskopf und Position ausgegeben werden.

Registrierkarte Exportformat

Der Exportkopf übergibt z. B. Daten zum Export-Ersteller, Abrechnungszeitraum und einem fortlaufenden Zähler.

Der Personenkopf gibt u. a. Daten zum reisenden Mitarbeiter (wie Name, Personalnummer, Kreditorenkonto oder Organisationseinheit) aus.

Der Positionskopf übergibt die Eckdaten der Reise, z. B. Reisenummer, Auszahlungssumme, Zeitraum der Reise und Kosten der Reise.

Die Position gibt die einzelnen Belege der Reise mit Daten zu Betrag, Vorsteuer, Belegart, Kostenstelle, etc. aus.

Die Ebenen “Positionsfuß”, “Personfuß” und “Exportfuß” können die Daten der jeweiligen ‚-kopf‘-Ebene ausgeben.

Bei Fragen zur Einrichtung einer neuen Schnittstelle steht Ihnen das HRworks Support-Team gerne zur Verfügung.

Layout

Im Menü “Admin/Grundlagen/Ausgaben Format/Layout” können alle Berichte Ihrer Firma individuell angepasst werden.

Wählen Sie dazu aus dem oberen Dropdown-Menü den Bericht, den Sie bearbeiten wollen. Berichte, die Ihrerseits bereits bearbeitet wurden, werden in der Liste oben aufgeführt.

In der Maske “Layout bearbeiten” sehen Sie den XSLT-Code des Berichtes. Hier können Sie Änderungen vornehmen. Um diese in der rechten Maske “Vorschau individuelles Firmenlayout” angezeigt zu bekommen, speichern Sie Ihre Änderungen mit Klick auf den entsprechenden Button.

Sollten Sie den Bericht auf den HRworks Standard zurücksetzen wollen, klicken Sie auf den Button “Zurücksetzen”. Dabei gehen alle firmenindividuelle Änderungen verloren.

Das Layout des jeweiligen Berichtes liegt sowohl in deutscher als auch in englischer Sprache vor. Nehmen Sie daher die gewünschte Anpassung auch im englischen Layout vor, wenn Ihre Mitarbeiter die Software in der englischen Sparchumgebung nutzen.

Haben Sie im Menü „Kundenlogo“ eigene Logos hochgeladen, können Sie diese in den jeweiligen Berichten einbinden und damit ausgeben. Platzieren Sie dafür den Cursor an die gewünschte Stelle im XSLT-Code und klicken Sie anschließend auf den Button „Xsl in Layout einfügen“, um danach das gewünschte Logo einzubinden. Speichern Sie Ihre Änderung mit Klick auf „Speichern.“

Bei Fragen steht Ihnen das HRworks Support-Team gerne zur Verfügung.

Firmenlogo

Im Menü “Admin/Grundlagen/Ausgaben Format/Firmenlogo” können Sie bis zu zehn Kundenlogos im JPG-Format hochladen. Sobald ein Logo hochgeladen wurde, wird dieses in diversen Berichten (z. B. Kostenbericht, Belegliste oder Finanzbuchhaltungsbericht) automatisch ausgegeben. Firmenindividuelle Berichte werden das neue Logo nicht enthalten.

Um ein Logo hochzuladen, klicken Sie auf „Upload“ und wählen die gewünschte Datei aus. Klicken Sie anschließend auf „Datei anhängen“ und „Fertig“, um den Upload abzuschließen. Nachdem das Logo hochgeladen wurde, zeigt Ihnen HRworks das XML Tag für das Logo an (z. B. CustomerLogo1).

Hinweis: Im Menü “Ausgaben Format/Layout” können Sie bei Bedarf das Logo individuell positionieren oder die Größe anpassen. Verwenden Sie dort dazu den Button „Xsl in Layout einfügen“ und wählen das gewünschte Logo aus.

Brieflayouts

Laden Sie im Menü “Admin/Grundlagen/Ausgaben Format/Briefvorlagen” unterschiedliche  Briefvorlagen als odt-Datei hoch, um Briefe aus HRworks mit dem gewünschten Layout auszugeben.
Dazu müssen Sie vorab in einer odt-Datei Ihr Brieflayout und den Aufbau definieren. Innerhalb der odt-Datei können Sie diverse Textbausteine verwenden, um z.B. den erstellten Brief automatisch mit Daten aus HRworks zu befüllen. Klicken Sie dazu in HRworks auf den Button „Textbefehle anzeigen“ und kopieren Sie die Schlüssel in die odt-Datei an die passende Stelle. Mit dem Schlüssel %text% wird der geschriebene Text  aus HRworks in den Brief übernommen.

Letztes Update am 19. Oktober 2020

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