Aufgaben verwalten (Administrator)

In folgender Dokumentation erfahren Sie, wie Sie Aufgabenvorlagen erstellen und Kollegen je nach Rolle unterschiedliche Aufgaben zuweisen können.

Einführung

Mit der Aufgabenverwaltung von HRworks sorgen Sie für ein strukturiertes Arbeiten. Aufgaben erstellen Sie dabei nicht nur für sich selbst, sondern Sie weisen diese auch Ihren Kollegen je nach Rolle zu. Egal ob eigene, delegierte, System- oder Rollenaufgaben – alle werden für Sie sortiert nach Status in der Gesamtübersicht angezeigt. Für Aufgaben, die sich bei bestimmten Prozessen wiederholen, z. B. Onboarding, Offboarding, Abteilungswechsel etc., haben Sie die Möglichkeit, Aufgabenvorlagen zu hinterlegen. Aufgabenvorlagen werden in Gruppen zusammengefasst und ermöglichen es, ganze Prozesse per Klick anzustoßen. Darüber hinaus werden Sie über anstehende oder zugewiesene Aufgaben, die erledigt wurden, von HRworks automatisch benachrichtigt. 

Administrator-Rolle zuweisen

Um Aufgabenvorlagen und -gruppen zu erstellen, benötigen Sie oder eine andere Person die entsprechende Administrator-Rolle. Dazu öffnen Sie als Master-Administrator unter “Admin/Personen/Personen” mit Doppelklick auf den entsprechenden Namen das Menü dieser Person. Setzen Sie anschließend in den “Rollen und Berechtigungen” den Haken unter “Aufgabenverwaltung” in das Feld “Personenaufgaben-Administrator”. Wählen Sie im unteren Bereich der Maske, für welche Organisationseinheiten die zugewiesene Rolle gelten soll. Setzen Sie die Haken in die gewünschte Felder und bestätigen Sie die Auswahl mit Klick auf “Speichern”. Den gesamten Vorgang schließen Sie ebenfalls mit dem oberen Button “Speichern” ab. Damit ermöglichen Sie unterschiedlichen Abteilungen Ihres Unternehmens Aufgabenverwaltung zu übernehmen.

Vorlagen verwalten

Aufgabenvorlagen werden in Gruppen zusammengefasst und ermöglichen es, ganze Prozesse zu erstellen und per Klick anzustoßen. Unter einer Aufgabenvorlagen-Gruppe ist eine beliebige Anzahl von Aufgaben zu verstehen, die mit einem bestimmten Ereignis (z. B. Onboarding eines neuen Mitarbeiters) zusammenhängen. Sobald ein Ereignis stattfindet, können die einzelnen Teilaufgaben (wie z. B. “Team informieren” oder “Zugang einrichten”) ausgelöst werden. Alle zuständigen Personen werden somit über die zu erledigenden Aufgaben benachrichtigt.

Als Administrator haben Sie die Möglichkeit, eine beliebige Anzahl individueller Gruppen und Aufgaben zu erfassen. Ebenfalls können Sie festlegen, wer die einzelnen Aufgabengruppen auslösen darf. Erstellte Gruppen können entweder in den Stammdaten einer ausgewählten Person oder über das Rechtsklickmenü in der gesamten Personenübersicht ausgelöst werden.

Neue Aufgabenvorlagen-Gruppe erstellen

Erstellen Sie im Menü “Admin/Aufgaben/Vorlagen” mit Klick auf den Button ”Neue Aufgabenvorlagen-Gruppe” eine Gruppe, der Sie anschließend diverse Aufgabenvorlagen zuordnen können. 

Neue Aufgabenvorlage erstellen (Rollenaufgabe)

Markieren Sie eine der hinterlegten Aufgabenvorlagen-Gruppen (z. B. Onboarding), um eine neue Aufgabenvorlage erstellen zu können. Mit Klick auf den Button “Neue Aufgabenvorlage” erstellen Sie eine Vorlage innerhalb dieser Gruppe. Tragen Sie den Titel ein und wählen Sie aus dem Dropdown-Menü aus, welchen Personen* Ihres Unternehmens (Vorgesetzten, Administratoren oder Mitarbeitern) diese Aufgabe nach dem Auslösen zugewiesen werden soll. Tragen Sie im Feld “Bemerkung” die Detailinformationen ein und speichern Sie den Vorgang. 

*Hinweis: Hierbei handelt es sich um Personen, die über bestimmte Rollen verfügen. Weisen Sie z. B. eine Aufgabenvorlage einem Personen-Administrator zu, erhalten beim Auslösen alle Personen-Administratoren diese Aufgabe.

Neue Personen-Aufgabenvorlage erstellen

Möchten Sie die Aufgabenvorlagen nur für bestimmte Personen erstellen, klicken Sie auf den Button “Neue Personen-Aufgabenvorlage”. Diese wird nicht (wie in 3.2 beschrieben) einer Rolle zugeordnet, sondern einer konkreten Person. Tragen Sie den Titel und Inhalt Ihrer Aufgabe ein und wählen Sie aus dem Dropdownmenü den gewünschten Mitarbeiter aus. Je nach Wichtigkeit der auszuführenden Aufgabe definieren Sie die Priorität.

Textbausteine verwenden

Beim Erstellen der einzelnen Vorlagen stehen Ihnen zusätzlich auch diverse Textbausteine zur Verfügung, die Sie in die Aufgabenbeschreibung hinzufügen können. Sinnvoll ist dies beispielsweise bei der Aufgabenvorlage “Onboarding”, über die Sie Ihren Kollegen mit dem entsprechenden Textbaustein das Eintrittsdatum des neuen Mitarbeiters mitteilen können. Um die Textbausteine in Ihr Text hinzuzufügen, kopieren Sie einen der gewünschten Begriffe aus der Spalte “Befehl” und fügen ihn in Ihre Nachricht ein.

Aufgaben verwalten

Im Menü “Admin/Aufgaben/Übersicht” erhalten Sie in der Registerkarte “Aufgaben” einen Überblick über alle Aufgaben, die den Mitarbeitern zugewiesen wurden. Die Standard- Ansicht zeigt alle offenen und bearbeiteten Aufgaben an, die noch nicht abgeschlossen wurden. Mit dem Suchfilter können Sie die Ansicht entsprechend anpassen.

Einstellungen vornehmen

Definieren Sie in der Registerkarte “Einstellungen”, wem Mitarbeiter Ihres Unternehmens Aufgaben zuweisen dürfen.

Aufgaben erstellen

Über den Button „Neue Aufgabe“ können Sie einzelne oder mehrere Aufgaben auf einmal anlegen und anschließend einem oder mehreren Mitarbeitern zuweisen.

Definieren Sie für jede neue Aufgabe den Titel und geben Sie eine nähere Beschreibung ein. Weisen Sie die Aufgabe einem Mitarbeiter zu, dem diese anschließend im Menü “Eingang/Zu erledigen” angezeigt wird. Tragen Sie bei Bedarf die Priorität und eine Frist ein. Sollte die Aufgabe bis zur gesetzten Frist nicht erledigt werden, wird dazu automatisch eine Erinnerungsmail versendet. Bei Bedarf können Sie die bestehenden Aufgaben mit Doppelklick bearbeiten und somit auch den zuständigen Bearbeiter ändern.

Aufgabenvorlagen auslösen

Im Menü “Admin/Personen/Personen” können Sie mit Rechtsklick für die ausgewählte Person eine Aufgabenvorlage auslösen. 

Dabei ist es möglich, die hinterlegten Aufgabentexte individuell anzupassen. Somit können Sie beispielsweise eine Aufgabe mit dem Titel „Team informieren“ um konkrete Informationen ergänzen. 

Rollen-Aufgaben bearbeiten

Das Menü “Admin/Aufgaben/Rollen-Aufgaben” führt alle Aufgaben auf, die für Ihre Rollen (als Administrator oder Vorgesetzter) und Organisationseinheiten vorliegen. Durch das Abschließen einer Aufgabe, verschwindet diese auch aus den Ansichten der anderen Administratoren. So ist sichergestellt, dass ein und dieselbe Aufgabe nicht von mehreren Adminsitratoren gleichzeitig bearbeitet wird.

Mit Klick auf “Entsprechende Ansicht öffnen” werden Sie in das Menü weitergeleitet, in dem Sie die Aufgabe bearbeiten können. Auch über “Aufgabendetails” gelangen Sie im entsprechenden Menü bzw. können die Aufgabe direkt “In Arbeit” setzen oder abschließen. 

Letztes Update am 02. April 2020

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