Arbeitszeugnisse erstellen (Administrator)

In folgender Dokumentation erfahren Sie, wie Sie Abschluss- sowie Zwischenzeugnisse einfach und professionell in kürzester Zeit gestalten können.

Einführung Zeugnisse erstellen

Professionelle Abschluss- oder Zwischenzeugnisse erstellen Sie in wenigen Schritten. Benötigte Informationen zum Unternehmen und Mitarbeiter werden automatisch aus der hinterlegten Firmenbeschreibung und den Personenstammdaten übernommen. Per Mausklick fügen Sie, je nach Tätigkeitsgebiet und Leistungen des Mitarbeiters, eine oder mehrere Stellenbeschreibungen hinzu. In verschiedenen Kategorien, von “Fachwissen” bis “Soziales Verhalten”, bewerten Sie den Mitarbeiter nach dem Schulnotenprinzip. Mitarbeiter können Zeugnisse direkt in HRworks beantragen. Dadurch sind keine Telefonate und E-Mails diesbezüglich notwendig. Stattdessen werden Administratoren und Vorgesetzte automatisch über den Zeugnisantrag informiert. Die Funktion kann zudem individuell durch den Administrator aktiviert oder deaktiviert werden.

Administrator-Rolle zuweisen

Weisen Sie zunächst der für die Arbeitszeugnisse zuständigen Person die entsprechende Administrator-Rolle zu. Dazu öffnen Sie als Master-Administrator unter “Admin/Personen/Personen” mit Doppelklick auf den entsprechenden Namen das Menü dieser Person. Setzen Sie anschließend in den “Rollen und Berechtigungen” den Haken unter “Personalverwaltung” in das Feld “Arbeitszeugnis-Administrator”. Wählen Sie im unteren Bereich der Maske, für welche Organisationseinheiten die zugewiesene Rollen gelten soll. Setzen Sie die Haken in die gewünschten Felder und bestätigen Sie die Auswahl mit Klick auf “Speichern”. Den gesamten Vorgang schließen Sie ebenfalls mit dem oberen Button “Speichern” ab. 

Arbeitszeugnisse beantragen lassen

Der Personalverwaltungsgrundlagen-Administrator kann im Menü “Admin/ Personalverwaltung/Arbeitszeugnisse/Einstellungen” festlegen, ob Mitarbeiter Arbeitszeugnisse anfordern dürfen oder nicht.

Textbausteine bearbeiten

Im Menü “Admin/Personalverwaltung/Textbausteine” können Sie eigene Textvorlagen für die Arbeitszeugnisse erstellen oder die bestehenden Vorlagen verändern. 

Wählen Sie einen der vordefinierten Bereiche (Einleitung, Tätigkeiten, Fachwissen o. a.) oder klicken Sie auf “Neu”, um die Texte zu bearbeiten bzw. neu zu verfassen. 

Um die Texte bei der Erstellung des Zeugnisses mit individuellen Personendaten zu füllen, verwenden Sie die entsprechenden Platzhalter, die Sie unten neben dem Editor finden:

Arbeitszeugnisse erstellen

Folgende Grafik bildet den gesamten Workflow ab:

Mitarbeiter beantragt das Zeugnis

Nachdem es der Personalverwaltungsgrundlagen-Administrator über die Einstellungen ermöglicht hat, können Mitarbeiter im Menü “Stammdaten/Stammdaten” ihr Arbeitszeugnis beantragen.

Die folgende Meldung bestätigt, dass der Antrag an den zuständigen Administrator weitergeleitet wurde:

Administrator erhält eine Aufgabe

Aus dem gestellten Arbeitszeugnis-Antrag wird für Sie als Administrator im Menü “Eingang/Zu erledigen” eine Rollenaufgabe erstellt. Nachdem Sie auf “Bearbeiten Sie x Rollen-Aufgaben, die für mind. eine Ihrer Administrator-Rollen vorliegen” doppelklicken, werden Sie in das entsprechende Menü geführt. 

Wählen Sie “Aufgabendetails” und schauen Sie sich im nachfolgenden Dialogfenster die Grundinformationen des gestellten Antrags an. 

Mit Klick auf “Entsprechende Ansicht öffnen” werden Sie zu der Entscheidung geführt, ein Feedback vom Vorgesetzten desjenigen Mitarbeiters einzuholen oder das Zeugnis ohne zusätzliche Bewertung zu erstellen.

Administrator holt vom Vorgesetzten Bewertung ein

Nachdem Sie auf “Entsprechende Ansicht öffnen” geklickt haben, können Sie sich nun entscheiden, ob Sie eine Bewertung vom Vorgesetzten des antragstellenden Mitarbeiters erhalten möchten. Selektieren Sie hier den zuständigen Vorgesetzten und bestätigen Sie den Vorgang mit “OK”.

Vorgesetzter erhält eine Aufgabe

Haben Sie sich als Administrator entschieden eine Bewertung einzuholen, wird der Vorgesetzte darüber mittels folgender E-Mail informiert:

Vorgesetzter verfasst Bewertung

Direkt über die E-Mail wird der Vorgesetzte in das entsprechende Menü zur Bewertung weitergeleitet. In verschiedenen Kategorien, von “Fachwissen” bis “Soziales Verhalten”, bewertet er den Mitarbeiter nach dem Schulnotenprinzip.

 

Sobald der Vorgesetzte alle Noten eingetragen hat, schließt er den Vorgang mit dem entsprechenden Button ab und sendet die Bewertung an den Administrator. Anschließend übersetzt HRworks die Noten in die gängige Zeugnissprache. Dem Administrator werden dabei bis zu fünf verschiedene Zeugnis-Formulierungen zur Auswahl vorgeschlagen. 

Administrator überträgt die Bewertung in das Zeugnis

Nachdem der Vorgesetzte die Bewertung abgeschlossen und abgesendet hat, wird Ihnen im Bereich “Eingang/Zu erledigen” eine Aufgabe zugewiesen. 

Mit Doppelklick in die Zeile werden Sie in das Menü “Admin/Personalverwaltung/ Arbeitszeugnisse/Arbeitszeugnisse” zur Bearbeitung weitergeleitet. Doppelklicken Sie auf die gewünschte Person, um den Bearbeitungsbereich zu öffnen. 

Hier können Sie sich das Feedback vom Vorgesetzten anschauen und die Bewertung direkt ins Arbeitszeugnis übertragen.

Hat der Vorgesetzte in der Bewertung seines Mitarbeiters zusätzlich besondere Leistungen eingetragen, werden diese erst mit Klick auf “Bewertung beenden” in das Arbeitszeugnis übertragen.

Vorschau der übertragenen Bewertung:

Tragen Sie anschließend auf der linken Seite Informationen zum Arbeitszeugnis ein, überprüfen Sie die Stammdaten des Mitarbeiters und wählen eine passende Einleitung aus. 

Stellen Sie bei der “Arbeitszeugnisart” fest, ob es sich um ein Abschluss- oder ein Zwischenzeugnis handelt und wählen Sie die Arbeitszeugnissprache aus. Bei Bedarf ändern Sie den Titel des Arbeitszeugnisses.

Die erforderlichen Mitarbeiterinformationen werden aus den Stammdaten automatisch übernommen. Rot markierte Angaben wurden noch nicht hinterlegt und können jederzeit in den Stammdaten des Mitarbeiters ergänzt werden.

Entscheiden Sie sich für eine der hinterlegten Einleitungs-Versionen. Klicken Sie anschließend auf “Weiter”, um auch die nächsten Bereiche (Firmenbeschreibung, Tätigkeiten) zu überprüfen oder zu ergänzen.

Auch bei den benoteten Kompetenzen stehen Ihnen bis zu fünf unterschiedliche Formulierungen zur Verfügung, die Sie ggf. abändern können.

Hinweis: Sie haben ebenfalls die Möglichkeit, mit Klick auf “Menü zeigen” ein bestehendes Zeugnis zu kopieren. In diesem Fall wird vom Vorgesetzten kein Feedback eingeholt. Möchten Sie ein Vorgesetzten- Feedback einholen, müssen Sie grundsätzlich ein neues Zeugnis erstellen. Die hinterlegten Bewertungen können immer wieder im alten Arbeitszeugnis eingesehen werden.

Administrator erstellt das Arbeitszeugnis

Nachdem Sie das Feedback übertragen und alle erforderlichen Informationen ergänzt haben, klicken Sie  auf “Bewertung beenden”. 

Hat der Vorgesetzte in der Bewertung seines Mitarbeiters zusätzlich besondere Leistungen eingetragen, beantworten Sie die nachfolgende Frage mit “Ja”:

Ist die Bewertung des Mitarbeiters abgeschlossen, kann der Zeugnistext im Überarbeitungsstatus individuell geändert, ergänzt oder formatiert werden. Möchten Sie keine Änderungen vornehmen, wählen Sie den Button “Überarbeitung beenden” und schließen den Vorgang ab.

Möchten Sie die Angaben auf der linken Seite noch bearbeiten, tragen Sie diese ein und speichern Sie. Aktualisieren Sie danach die Ansicht des Zeugnisses auf der rechten Seite mit Klick auf “Preview aktualisieren”. Mit Klick auf “PDF” steht das Zeugnis anschließend als PDF-Datei zum Ausdrucken bereit.

Hinweis: Sobald das Zeugnis dem Mitarbeiter überreicht wurde, können Sie dies mit dem Button “An XY überreicht” bestätigen und es anschließend archivieren. Danach ist nicht mehr möglich, das Zeugnis zu bearbeiten. 

Arbeitszeugnis ohne Antrag/ mit Schnellbewertung erstellen

Muss es einmal noch schneller gehen, können Sie den Mitarbeiter mit einer Gesamtnote bewerten. Automatisch wird der Mitarbeiter so in allen Bewertungskategorien mit einer einheitlichen Note, zum Beispiel mit „Gut“ bewertet. Hierzu wird der entsprechende Zeugnistext automatisch generiert und man muss nicht auf die entsprechende Formulierung achten.

Öffnen Sie dazu das Menü “Admin/Personalverwaltung/Arbeitszeugnisse/ Arbeitszeugnisse” und klicken Sie auf den Button “Erstellen”. Wählen Sie im nachfolgenden Dialogfenster die gewünschte Person aus und bestätigen Sie die Auswahl mit “Erstellen”. Deselektieren Sie im nächsten Schritt den Vorgesetzten und klicken Sie auf “OK”. Wählen Sie nun die entsprechende Note und führen Sie die Schnellbewertung aus.

Tragen Sie anschließend Informationen zum Arbeitszeugnis ein, überprüfen Sie die Stammdaten des Mitarbeiters und wählen eine passende Einleitung aus. 

Vorlage hinterlegen

Um individuelle Arbeitszeugnisvorlagen zu hinterlegen, öffnen Sie das Menü “Admin/ Personalverwaltung/Arbeitszeugnisse/Arbeitszeugnisvorlagen” und hinterlegen Sie mit Klick auf “Neu” Ihren eigenen Brieflayout für Arbeitszeugnisse. 

Bereiten Sie Ihre Vorlage zunächst in einer Word-Datei. Verwenden Sie dazu auch Textbefehle, die Ihnen in HRworks zur Verfügung stehen. Klicken Sie auf “Textbefehle anzeigen”, um zu erfahren, welche Begriffe Sie als Platzhalter verwenden können. Diese werden später bei der Zeugniserstellung um aktuelle Daten des Mitarbeiters und des Absenders ersetzt.

Der Key %text% dient dazu, die ausgewählten Textbefehle in Ihrem Dokument zu übernehmen. Sobald Sie die Datei erfasst haben, speichern Sie diese im Format „ODT“. Laden Sie danach die ODT-Vorlage mit Klick auf “Neu → Anhängen” hoch. Die Briefvorlage kann beim Erfassen des Arbeitszeugnisses ab dem Status “Abgeschlossen” im Bereich “Vorbereitung für die Übergabe” ausgewählt werden. 

Letztes Update am 02. April 2020

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