Arbeitsmittel verwalten (Administrator)

In folgender Dokumentation erfahren Sie, wie Sie Arbeitsmittel Ihren Mitarbeitern zuordnen, eine Rückgabe quittieren, Berichte erstellen und einen Überblick behalten.

Einführung

Mit der integrierten Arbeitsmittelverwaltung behalten Sie stets den Überblick über alle Leihgaben an Ihre Mitarbeiter. HRworks übernimmt die Verwaltung sämtlicher Arbeitsmittel, die Sie Ihrem Team zur Verfügung stellen. Laptops, Fahrzeuge, Schlüssel oder Arbeitskleidung, aber auch immaterielle Güter wie Vollmachten und Softwarelizenzen werden in wenigen Schritten angelegt, individuell konfiguriert und einzelnen Mitarbeitern zugeordnet. Dank einer komfortablen Such- und Reportingfunktion haben Sie stets den Überblick über alle eingesetzten Arbeitsmittel.

Administrator-Rolle zuweisen

Weisen Sie zunächst der für die Arbeitsmittelverwaltung zuständige Person die entsprechenden Administrator-Rollen zu. Dazu öffnen Sie als Master-Administrator unter “Admin/Personen/Personen” mit Doppelklick auf den entsprechenden Namen das Menü dieser Person. Setzen Sie anschließend in den “Rollen und Berechtigungen” den Haken unter “Arbeitsmittel” in die Felder der jeweiligen Rollen. Wählen Sie im unteren Bereich der Maske, für welche Organisationseinheiten und Arbeitsmittelart die zugewiesenen Rollen gelten sollen. Setzen Sie die Haken in die gewünschten Felder und bestätigen Sie die Auswahl mit Klick auf “Speichern”. Den gesamten Vorgang schließen Sie ebenfalls mit dem oberen Button “Speichern” ab.

Arbeitsmittelverwaltung aktivieren

Im Menü “Admin/Arbeitsmittel/Einstellungen” aktivieren Sie die Funktion für die Arbeitsmittelverwaltung mit dem Haken “Arbeitsmittel verwenden”.

In diesem Menü können Sie ebenfalls festlegen, welche Parameter (Person, Zeitraum, Nummer) in den Berichten „Arbeitsmittelzuordnung nach Monaten“ und „Arbeitsmittelzuordnung nach Wochen“ ausgegeben werden sollen. 

Markieren Sie dazu die benötigten Felder und schieben Sie diese per Drag & Drop in den oberen Bereich der Maske. Alternativ klicken Sie auf den Button „Hinzufügen“. 

Zum Entfernen der Felder aus den Berichten markieren Sie diese im oberen Feld und schieben Sie diese per Drag & Drop in den unteren Bereich oder klicken Sie auf den Button „Entfernen“.

Arbeitsmittelarten anlegen

Legen und definieren Sie im Menü “Admin/Arbeitsmittel/Arbeitsmittelarten” neue Arbeitsmittelarten an. Wählen Sie zuerst eine der hinterlegten Arbeitsmittelarten aus dem Dropdownmenü aus oder legen Sie mit Klick auf “Neu” eine ganz neue Arbeitsmittelart an.

Mit diesen definieren Sie, welche Art von Wertgegenständen Sie in welcher Form verwalten möchten.

In den „Grundlagen“ legen Sie z. B. den Genehmigungsworkflow, Sichtbarkeitseinstellungen sowie die Verwendungsmöglichkeiten für Mitarbeiter fest. 

In der Registerkarte “Mails” bestimmen Sie, über welche Vorgänge Sie benachrichtigt werden möchten. 

“Freie Felder” bieten Ihnen die Möglichkeit, neue Felder zu erstellen, um bei der Erfassung der Arbeitsmittel zusätzliche Informationen (wie z. B. Ende der Leasinglaufzeit für Fahrzeuge) hinterlegen zu können. 

In der Registerkarte “Sortierung” definieren Sie, nach welchen Kriterien Auswertungen über Arbeitsmittel (“Berichte”) erstellt werden sollen.

Arbeitsmittel anlegen und zuweisen

Im Menü “Admin/Arbeitsmittel/Übersicht” erstellen Sie anhand der hinterlegten Arbeitsmittelarten konkrete Arbeitsmittel an. Klicken Sie dazu auf „Neu“ und wählen aus dem Dropdownmenü die entsprechende Arbeitsmittelart aus. Die Daten des Arbeitsmittels öffnen sich in einer separaten Registerkarte.

Arbeitsmitteldaten eintragen

Tragen Sie unter „Arbeitsmitteldaten“ den Namen oder eine nähere Bezeichnung des Arbeitsmittels ein. Im Feld „Status“ wählen Sie den Verfügbarkeitsstatus des Arbeitsmittels aus. Bei der “Nummer” des Arbeitsmittels beachten Sie, dass diese immer eindeutig sein muss. Geben Sie das Beschaffungsdatum ein, an dem das Arbeitsmittel erhalten oder gekauft wurde. Zusätzliche Felder können in Abhängigkeit vom ausgewählten Typ der Arbeitsmittelart oder auch durch freie Felder angezeigt werden. Nachdem Sie alle Angaben eingetragen haben, sichern Sie den Vorgang mit Klick auf “Speichern”.

Arbeitsmittel zuordnen

Ordnen Sie anschließend in den “Arbeitsmittelzuordnungen” das angelegte Arbeitsmittel einem Mitarbeiter zu. Klicken Sie auf „Neu“, um eine neue Arbeitsmittelzuordnung zu erstellen. Tragen Sie die erforderlichen Angaben in den jeweiligen Feldern ein und speichern Sie den den Vorgang.

In der Spalte „Erhalt quittiert“ bzw. „Rückgabe quittiert“ sehen Sie, ob der Mitarbeiter bzw. der Arbeitsmittel-Administrator den Erhalt oder die Rückgabe bestätigt hat.

Arbeitsmitteländerungen protokollieren

Im “Protokoll” werden Ihnen die zeitlich dokumentierte Änderungen des ausgewählten Arbeitsmittels angezeigt.

Arbeitsmittel bearbeiten

Um die Daten eines Arbeitsmittels oder die Zuordnung zu einem Mitarbeiter zu bearbeiten, doppelklicken Sie im Menü “Admin/Arbeitsmittel/Übersicht” auf das gewünschte Arbeitsmittel oder wählen Sie dieses mit Klick auf „Bearbeiten“ aus.

Arbeitsmittel-Suchfilter verwenden

Im oberen Teil der Maske im Menü “Admin/Arbeitsmittel/Übersicht” können Sie nach den schon zugeordneten Arbeitsmitteln suchen.

Soll in einem Fenster nach keinem Begriff gesucht werden, geben Sie dort einen * ein.
Suchbegriffe können auch folgenderweise gesucht werden:

  • Geben Sie ein B* ein, wenn Sie nach etwas suchen, das mit B beginnt.
  • Gegen Sie ein *b ein, wenn der gesuchte Begriff auf b endet oder *b* beinhaltet.
  • Klicken Sie auf “Zurücksetzen”, wenn Sie den Suchfilter zurücksetzen möchten.

Klappen Sie die erweiterte Suche auf, um gezielt nach Arbeitsmitteln zu suchen, die in einem  bestimmten Zeitraum ausgegeben oder zurückgegeben wurden. Mithilfe der Suchvorlagen können Sie vordefinierte Anfragen stellen.

Arbeitsmittelanträge bearbeiten

Die Arbeitsmittel-Anträge Ihrer Mitarbeiter können Sie im Menü “Admin/Arbeitsmittel/Anträge” bearbeiten und diese ihnen in der Registerkarte “Bearbeiten” auch direkt zuordnen. Arbeitsmittel, die zuerst durch den Arbeitsmittel-Administrator genehmigt werden müssen, werden in der Registerkarte „Arbeitsmittelanträge zur Genehmigung“ angezeigt. Markieren Sie einen Antrag, um ihn im unteren Bereich der Maske zu bearbeiten. Ist das Arbeitsmittel im gewünschten Zeitraum vorhanden, klicken Sie auf „Speichern & Zuweisen“.

Andernfalls müssen Sie entweder ein verfügbares Arbeitsmittel aus dem Drowpdown-Menü auswählen und auf den Button „Freien Zeitraum finden“ klicken. Ist das Arbeitsmittel noch nicht in HRworks hinterlegt, wählen Sie den Button “Neu”.

Erhalt und Rückgabe der Arbeitsmittel quittieren

Im Menü “Admin/Arbeitsmittel/Quittierungen” sehen Sie, für welche Arbeitsmittel eine Quittierung aussteht. Im Bereich “Arbeitsmittel, die ausgegeben werden müssen” erkennen Sie, wann die Mitarbeiter das entsprechende Arbeitsmittel erhalten wollten. Wurde dieses ausgehändigt, erhalten die Mitarbeiter eine Aufgabe zur Quittierung des Erhalts. Ist dies noch nicht erfolgt, können Sie als Administrator diese Quittierung vornehmen und den Erhalt bestätigen.

Im Bereich “Arbeitsmittel, deren Rückgabe quittiert werden muss” sehen Sie alle Arbeitsmittel, deren Rückgabe noch nicht vom Administrator bestätigt wurde. Markieren Sie das Arbeitsmittel, das Sie zurück erhalten haben und klicken Sie oben auf “Rückgabe quittieren”.

Berichte erstellen

Durch die umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten behalten Sie stets den Überblick über Ihre Leihgaben in der Arbeitsmittelverwaltung.

Per Mausklick sehen Sie, wer welches Arbeitsmittel zu welchem Zeitpunkt besitzt und beugen dem Verlust und der verspäteten Rückgabe von Arbeitsmitteln vor. Erstellen Sie im Menü “Admin/Arbeitsmittel/Berichte” Auswertungen über alle in HRworks hinterlegten Arbeitsmittel. Für eine Berichtserstellung über alle Organisationseinheiten, wählen Sie in der Registerkarte „Organisationseinheiten“ eine oder mehrere Organisationseinheiten aus. Standardmäßig sind hier alle Organisationseinheiten ausgewählt. Wollen Sie Berichte über Personen erstellen, deselektieren Sie in der Registerkarte „Organisationseinheiten“ zuerst die aktive Auswahl über den Button „Alle
deselektieren“ und wählen Sie unter „Personen“ die auszuwertenden Mitarbeiter aus. In
der Registerkarte „Status“ wählen Sie den Status der Arbeitsmittel, Arbeitsmittelzuordnungen oder Arbeitsmittelanträge aus. Die Standard-Einstellungen sind bereits gesetzt. Unter „Arbeitsmittelarten“ wählen Sie die Arbeitsmittelart aus, die ausgewertet werden soll. Möchten Sie nur einen bestimmten Zeitraum auswerten, stellen Sie diesen in der letzten Registerkarte ein.

Alternativ zur Zusammenstellung der Suchkriterien gibt es in der Registerkarte „Berichte“ das Häkchen „Momentan in der Arbeitsmittelübersicht angezeigte X Arbeitsmittel berücksichtigen“. Wenn Sie diese Funktion aktivieren, werden alle Arbeitsmittel, die im Menü “Admin/Arbeitsmittel/Übersicht” gefunden wurden, direkt in die Berichtsauswahl übernommen.

Damit der Bericht erstellt wird, klicken Sie auf den Button „Bericht erstellen“. Der Button ist nur aktiv, wenn über die eingestellten Suchkriterien Arbeitsmittel zur Auswertung gefunden werden. Der Bericht wird unten auf der Seite unter „Aktuelle Berichte“ erstellt und kann per Doppelklick aufgerufen werden.

Letztes Update am 09. März 2021

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