Abwesenheitsverwaltung (Administrator)

In folgendem Artikel erfahren Sie, wie Sie Abwesenheits- und Krankheitsarten aktivieren, sowie Homeoffice oder mobiles Arbeiten einstellen. Außerdem wird im Folgenden auch erklärt, wie Sie Arbeitspläne und Feiertage hinterlegen, diverse Abwesenheiten und Krankmeldungen Ihrer Mitarbeiter bearbeiten, diese korrigieren oder auch auswerten.

Einführung

Mit HRworks läuft die komplette Abwesenheitsverwaltung digital und ohne lästige Zettelwirtschaft ab. Auf unleserlich ausgefüllte Antragsformulare und unpraktische Excel-Tabellen können Sie nun verzichten. Dank Employee Self Service und elektronischer Workflows wird Ihre Personalabteilung mit der Einführung der Abwesenheitsverwaltungs-Software enorm entlastet. Vorgesetzte werden automatisch per E-Mail informiert und können Anträge sofort akzeptieren oder ablehnen. Urlaubskonten und Kalender sind ohne Mehraufwand gepflegt und für Mitarbeiter und Vorgesetzte zu jeder Zeit und von überall abrufbar.

Administrator-Rolle zuweisen

Weisen Sie zunächst den für die Abwesenheiten zuständigen Personen die entsprechenden Admin-Rollen zu. Dazu öffnen Sie als Master-Administrator unter “Admin/Personen/Personen” mit Doppelklick auf die entsprechenden Namen das Menü der Personen. Setzen Sie anschließend in den “Rollen und Berechtigungen” die Haken unter “Zeitwirtschaft” in den Feldern der jeweiligen Abwesenheits-Administrator-Rollen. Wählen Sie im unteren Bereich der Maske, für welche Organisationseinheiten die zugewiesenen Rollen gelten sollen. Setzen Sie die Haken in den gewünschten Feldern und bestätigen Sie die Auswahl mit Klick auf “Speichern”. Den gesamten Vorgang schließen Sie ebenfalls mit dem oberen Button “Speichern” ab.

Grundeinstellungen und Urlaubsparameter

Im Menü “Admin/Zeitwirtschaft/Abwesenheiten/Einstellungen” finden Sie alle Einstellungsbereiche, die schon während der Software-Einrichtung eingetragen wurden. Schauen Sie sich die Einstellungen in den jeweiligen Registerkarten an und überprüfen Sie, ob die Angaben aktuell sind. Diese können jederzeit geändert oder ergänzt werden. 

Möchten Sie die Urlaubsansprüche Ihrer Mitarbeiter bearbeiten oder neu festlegen, öffnen Sie die Registerkarte “Urlaubsarten”. Klicken Sie auf den Button “Neu” und tragen Sie den entsprechenden Namen für die neue Urlaubsart ein. Wählen Sie das Land für gesetzliche Regelungen aus und bestätigen Sie den Vorgang mit “OK”. Tragen Sie nun alle erforderlichen Angaben im unteren Bereich der Maske ein. Außer grundlegenden Einstellungen können Sie auch einen altersabhängigen sowie einen Urlaub für Firmenzugehörigkeit definieren

Hinweis: In vielen Fällen genügt es hier, den Urlaubsanspruch einer Vollzeitkraft zu hinterlegen. Für Teilzeitkräfte berechnet HRworks automatisch, anhand des pro Person hinterlegten Arbeitsplanes, den Teilzeitanspruch des Mitarbeiters.

Altersabhängiger Urlaub

In dieser Registerkarte können Sie mit Klick auf “Neu” einen Urlaubsanspruch definieren, der vom Alter des Mitarbeiters abhängig ist. Wählen Sie den Button “Neu” und tragen Sie mit Doppelklick in die Zeile die gewünschten Angaben ein. Schließen Sie den Vorgang mit “Speichern” ab.

Urlaub für Firmenzugehörigkeit

In dieser Registerkarte können Sie mit Klick auf “Neu” einen Urlaubsanspruch definieren, der von der Dauer der Firmenzugehörigkeit des Mitarbeiters abhängig ist. Wählen Sie den Button “Neu” und tragen Sie mit Doppelklick in die Zeile die gewünschten Angaben ein. Schließen Sie den Vorgang mit “Speichern” ab.

Urlaubssperre

Gibt es in Ihrem Unternehmen wichtige Anlässe, an denen alle Mitarbeiter teilnehmen sollen, hinterlegen Sie für diese Tage/Zeiträume Urlaubssperren. Wählen Sie im Menü “Admin/Zeitwirtschaft/Abwesenheiten/Urlaubssperren” den Button “Neu” und tragen die erforderlichen Angaben in die Felder ein. Entscheiden Sie im unteren Bereich der Maske, für welche Organisationseinheiten die Urlaubssperre gelten soll. Bestätigen Sie die Auswahl mit Klick auf “Speichern”.

Abwesenheitsarten anlegen

Legen Sie im Menü “Admin/Zeitwirtschaft/Abwesenheiten/Abwesenheitsarten” fest, welche Abwesenheitsarten Ihren Mitarbeitern zur Verfügung stehen sollen. Bei den vorhandenen Abwesenheitsarten sind die Übersetzungsschlüssel fest hinterlegt. Die Abwesenheitsarten können mit Rechtsklick kopiert, aktiviert/deaktiviert oder gelöscht werden. Mit Klick auf “Neu” legen Sie neue Abwesenheitsarten an. Die Schlüssel dienen lediglich dem Export. In der Spalte “Öffentlich” können Sie entscheiden, ob die Abwesenheiten auch für andere Mitarbeiter sichtbar sein sollen, sobald diese eingetragen werden.

Hinweis: Deaktivieren Sie die Abwesenheitsart “Betreuung erkrankter Kinder”, um diese nur beim Erfassen einer Krankmeldung (“Krankheit eines Kindes”) auswählbar zu machen. Damit ermöglichen Sie den Mitarbeitern, dazu auch eine AU-Bescheinigung hochzuladen. 

Tipp: Lesen Sie die kurzen Erläuterungen zu den jeweiligen Spalten, indem Sie mit der Maus über diesen stehen bleiben. Möchten Sie die Farben der jeweiligen Abwesenheitsarten ändern, doppelklicken Sie in die gewünschten Felder.

Um eine neue Abwesenheitsart anzulegen, wählen Sie den Button “Neu”. Tragen Sie im nachfolgenden Eingabefenster den Namen der neu definierten Abwesenheitsart ein und legen Sie fest, ob diese den Urlaubsanspruch oder das Zeitkonto mindert oder nicht. Schließen Sie den Vorgang mit “OK” ab.

Überstundenabbau ermöglichen

Mit der Abwesenheitsart “Überstundenabbau” ermöglichen Sie den Mitarbeitern ihre Überstunden mit Freizeit auszugleichen. Diese Abwesenheitsart mindert somit das Zeitkonto der Mitarbeiter und kann nur von den Personen verwendet werden, die ihre Arbeitszeiten digital erfassen (siehe auch “Zeiterfassung”). Definieren Sie die Kriterien der Abwesenheitsart auch in weiteren Spalten und speichern Sie den Vorgang.

Tipp: Lesen Sie die kurzen Erläuterungen zu den jeweiligen Spalten, indem Sie mit der Maus über diesen stehen bleiben.

Arbeitspläne festlegen

Definieren Sie im Menü “Admin/Zeitwirtschaft/Grundlagen/Arbeitspläne”, welche Arbeitspläne Ihren Mitarbeitern zur Verfügung stehen sollen. Anhand des Arbeitsplans berechnet HRworks später den Urlaubsanspruch für die Mitarbeiter. Bei den bereits vorhandenen Arbeitsplänen sind die Übersetzungsschlüssel fest hinterlegt. Die Arbeitspläne können jederzeit bearbeitet, als Standard-Arbeitsplan gespeichert, gelöscht oder neu angelegt werden. Mittels der hinterlegten Schlüssel können Sie Ihren Mitarbeitern über den Personenimport im Menü “Admin/Personen/Personen” die Arbeitspläne direkt zuweisen. In der Spalte “Urlaub nach Arbeitszeit” können Sie entscheiden, ob der Urlaubsanspruch der Mitarbeiter aus deren tatsächlich geleisteten Stunden berechnet wird.

Mit Klick in die Zeile eines vorhandenen Arbeitsplans können Sie diesen im unteren Bereich bearbeiten. Möchten Sie einen neuen Arbeitsplan anlegen, wählen Sie den Button “Neuer Arbeitsplan” und tragen hier die Eckdaten ein. Speichern Sie im unteren Bereich die hinterlegten Stunden bzw. Arbeitstage mit Klick auf den entsprechenden Button. Mit oberem Speichern-Button sichern Sie alle Änderungen, die Sie an den Arbeitsplänen durchgeführt haben.

Um den neu definierten Arbeitsplan einer Person zuzuweisen, öffnen Sie unter “Admin/Personen/Personen” mit Doppelklick auf den entsprechenden Namen das Menü “Mitarbeiter/Zeitwirtschaft/Abwesenheiten”. Über den Button “Arbeitspläne” doppelklicken Sie im nachfolgenden Fenster in die entstandene Zeile. Wählen Sie den neu angelegten Arbeitsplan aus dem Dropdown-Menü aus. Tragen Sie anschließend das Beginndatum ein und speichern Sie den Vorgang.

Ist ein Arbeitsplan als „Standard“ definiert, wird er automatisch für alle neuen Mitarbeiter angewandt.

Betriebsstätten und Feiertage hinterlegen

Legen Sie zunächst im Menü “Admin/Grundlagen/Betriebsstätten” Ihre verschiedenen Firmensitze an. Anhand dieser werden die Feiertage der Mitarbeiter berücksichtigt. Klicken Sie auf “Neu” und tragen Sie alle erforderlichen Angaben im unteren Bereich der Maske ein. Beim Anlegen neuer Personen im System ordnen Sie die hinterlegten Betriebsstätten den Mitarbeitern zu. 

Sollte ein Mitarbeiter inzwischen in eine andere Betriebsstätte wechseln, öffnen Sie zunächst das Menü “Admin/Personen/Personen” und doppelklicken auf seinen Namen. Wählen Sie im neuen Tab unter “Mitarbeiter/Stammdaten/Zuordnungen” die Registerkarte “Historisierte Zuordnungen” und markieren Sie die entsprechende Zeile. Selektieren Sie anschließend im unteren Bereich der Maske die dazugehörige Betriebsstätte und klicken auf “Speichern”.

Öffnen Sie anschließend das Menü “Admin/Zeitwirtschaft/Grundlagen/Feiertage” und überprüfen Sie die bereits hinterlegten Feiertage. Hier können Sie firmenindividuelle Feiertage wie Heiligabend oder Silvester eintragen. Diese können entweder für alle Betriebsstätten eines ganzen Landes, Bundeslandes oder nur für eine einzelne Betriebsstätte gelten.

Hinweis: Maria Himmelfahrt in Bayern ist nicht standardmäßig im System hinterlegt, da dieser Feiertag nicht in allen bayerischen Städten gilt. Sollte dies bei Ihnen ein Feiertag sein, legen Sie diesen neu an.

Um einen neuen Feiertag anzulegen, klicken Sie das gewünschte Land, Bundesland oder die Betriebsstätte an und wählen den Button “Neuer Feiertag”. Mit Klick in die Zeile tragen Sie die erforderlichen Angaben ein und speichern diese.

Möchten Sie den Feiertag für mehrere Jahre hinterlegt haben, markieren Sie diesen und wählen Sie mit Rechtsklick die Option “Auf mehrere Jahre kopieren”.

Abwesenheiten und Urlaubskorrekturen importieren

Möchten Sie die Abwesenheiten oder Korrekturen Ihrer Mitarbeiter importieren, öffnen Sie das Menü “Admin/Zeitwirtschaft/Abwesenheiten/Import”. Neue Urlaubsarten, Abwesenheiten, Krankmeldungen sowie die Korrekturen des Urlaubsanspruchs können hier über einen Import den einzelnen Personen zugewiesen bzw. für einzelne Personen eingetragen werden.

Format für Import von Urlaubsarten:
Personalnummer/Kennung;Jahr;Urlaubsartenschlüssel
Beispiel: 5014;2003;JA

Format für Import von Urlaubskorrekturen:
Personalnummer/Kennung;Jahr;Datum;Anzahl Tage(positiv/negativ);Bemerkung
Beispiel: 5014;2003;12.05.2003;2;Wochenendarbeit

Format für Import von neuen Abwesenheiten:
Personalnummer;Beginndatum;Endedatum;Beginndatum ist halber Tag;Endedatum ist halber Tag;Abwesenheitsstellvertreter (mehrere durch Komma getrennt);Status der Abwesenheit;Schlüssel der Abwesenheitsart

Beispiel:
4711;01.07.2015;02.07.2015;H;H;4712;Beantragt;JA
4711;01.06.2015;02.06.2015;;H;;Geprüft, OK;JA
4711;01.05.2015;02.05.2015;;;;In Erfassung;UU

Format für Krankmeldungen:
Personalnummer;Beginndatum;Endedatum;Beginndatum ist halber Tag;Endedatum ist halber Tag;Stellvertreter (mehrere durch Komma getrennt);Status der Krankmeldung;Schlüssel der Krankheitsart

Beispiel:
4711;01.07.2015;02.07.2015;H;H;4712;Gemeldet;KOA
4711;01.06.2015;02.06.2015;;H;;Geprüft, OK;KOL
4711;01.05.2015;02.05.2015;;;;In AU ausstehend;KMA

Die Dateien müssen jeweils im CSV-Format ohne die erste Zeile mit den Feldbezeichnungen gespeichert werden.

Haben Sie die Import-Datei entsprechend aufgebaut, wählen Sie nun per Klick auf “Upload” die gewünschte Importart aus.

Laden Sie im nachfolgendem Fenster die Import-Datei per Button “Datei auswählen” hoch. Ist Ihre Datei im Format UTF-8 kodiert, setzen Sie den dafür entsprechenden Haken. Sonderzeichen, wie z. B. Umlaute, werden dadurch korrekt umgewandelt. Klicken Sie anschließend auf “Upload”. Wurden die importierten Angaben in die Maske übernommen, schließen Sie den Vorgang mit “Alle importieren” ab.

Die vorgenommenen Urlaubskorrekturen werden dann direkt in das Urlaubskonto des Mitarbeiters im Menü “Mitarbeiter/Zeitwirtschaft/Abwesenheiten” übertragen.

Abwesenheiten bearbeiten

Als “Abwesenheits-Administrator” können Sie Abwesenheiten für Mitarbeiter Ihrer Organisationseinheit/en bearbeiten oder neu erfassen. Öffnen Sie zuerst die persönlichen
Abwesenheits-Menüs der Personen, deren Abwesenheiten Sie bearbeiten möchten. Doppelklicken Sie unter “Admin/Personen/Personen” auf die jeweiligen Namen und öffnen Sie in der neuen Registerkarte das Menü “Mitarbeiter/Zeitwirtschaft/Abwesenheiten”.

Neue Abwesenheit erstellen

Um eine Abwesenheit zu erstellen, klicken Sie auf „Neue Abwesenheit“ und tragen Sie die Angaben im nachfolgenden Fenster ein. Möchten Sie zu diesem Antrag einen oder mehrere Stellvertreter hinzufügen, die der Abwesenheit noch vor der Genehmigung durch den Vorgesetzten zustimmen müssen, klicken Sie auf den Button „Abwesenheitsstellvertreter hinzufügen“ und wählen Sie einen aus dem Dropdown-Menü aus. Bei Bedarf können Sie den Status der zu erfassenden Abwesenheit auch ändern. Schließen Sie nun die Antragstellung mit „Speichern“ ab.

Erfasste Abwesenheiten bearbeiten

Um eine bereits erfasste Abwesenheit zu bearbeiten, wählen Sie diese aus und ändern Sie die Details im folgenden Eingabefenster. Die vorgenommenen Änderungen schließen Sie mit „Speichern“ ab. Sollte eine beantragte Abwesenheit nicht stattfinden, selektieren Sie diese und wählen Sie mit Rechtsklick die Option „Löschen“.

Abwesenheiten auswerten und Berichte erstellen

Mit HRworks erhalten Sie in wenigen Schritten informative Auswertungen zu den Abwesenheiten Ihrer Mitarbeiter. Dank direkter Exporte in Zeiterfassungssysteme integriert sich die Abwesenheitsverwaltung optimal in Ihre bestehende Softwarelandschaft und Organisationsstruktur.

Im Menü “Admin/Zeitwirtschaft/Abwesenheiten/Berichte” stehen Ihnen folgende Berichte zur Verfügung, die Sie nach unterschiedlichen Auswahlkriterien erstellen können:
Abwesenheitsübersicht; Abwesenheit nach Monaten; Export von Abwesenheiten;
Krankmeldung nach Monaten; Lohnfortzahlung; Ungeplante Tage in Prozent;
Urlaubsübersicht; Urlaubsbescheinigung. 

Wählen Sie hier den gewünschten Bericht sowie das Dateiformat aus den vorhandenen Dropdown-Menüs aus. Bestimmen Sie gleichzeitig in den nächsten Registerkarten, welche Organisationseinheiten, Personen und welcher Zeitraum bei der Auswertung berücksichtigt werden sollen und klicken Sie anschließend auf “Bericht erstellen”.

Steht der Status im unteren Bereich auf “Erfolgreich erstellt”, laden Sie den Bericht mit Klick auf “Download” bzw. mit einem Doppelklick herunter.

Transparente Kalenderübersicht

Abwesenheiten und Urlaubstage werden automatisch in den Kalender eingetragen und auf dem Urlaubskonto des entsprechenden Mitarbeiters verbucht. Auch die erfassten Reisekostenabrechnungen sind im Kalender markiert. Terminüberschneidungen oder Personalknappheit werden frühzeitig erkannt und unwirtschaftliche Fehlplanungen gehören der Vergangenheit an.

Die Kalenderübersicht können Sie im Menü “Firmenkalender” entweder wochenweise oder nach Organisationseinheiten bzw. nach Vorgesetzten einsehen.

Als Vorgesetzter haben Sie außerdem die Möglichkeit, die anstehenden Abwesenheiten auch in der Abwesenheitsübersicht Ihres Teams per Klick genehmigen.

Letztes Update am 01. Juni 2021

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