Abwesenheitsantrag stellen

In folgender Dokumentation erfahren Sie, wie Sie eine Abwesenheit (z. B. Jahresurlaub,
Hochzeit, Elternzeit) beantragen.

Neuen Antrag stellen

Um einen Abwesenheitsantrag zu erfassen, wählen Sie im Bereich “Eingang/Dashboard” den Button “Neue Abwesenheit“.

Neuen Antrag stellen MA 1

Alternativ öffnen Sie das Menü “Zeitwirtschaft/Abwesenheiten” und klicken auf den Button “Neue Abwesenheit”.

Neuen Antrag stellen MA 2

Alle Arten von Abwesenheiten, Krankmeldungen, Reisekostenabrechnungen sowie Homeoffice können Sie auch über die Jahresübersicht mit Klick auf den gewünschten Tag eintragen (der Tag, den Sie anklicken, wird als erster Tag des Zeitraums übernommen). Bereits bestehende Abwesenheiten oder Reisen können per Mausklick bearbeitet werden.

Neuen Antrag stellen MA 3Tipp: Alle Homeoffice-Anträge, die nicht in der Vergangenheit liegen, können von Ihnen gelöscht werden. Diese Möglichkeit besteht auch für den aktuellen Kalendertag.

Abwesenheitsdaten eintragen

Im nachfolgenden Eingabefenster wählen Sie die Abwesenheitsart Ihres Antrags aus (z. B. Jahresurlaub) und tragen das Beginn- sowie das Enddatum ein. Bietet Ihr Unternehmen halbe Urlaubstage an, können Sie auswählen, ob Sie vormittags oder nachmittags frei nehmen möchten. Falls Sie für Ihre Abwesenheit einen oder mehrere Stellvertreter benötigen, klicken Sie auf “Stellvertreter hinzufügen” und wählen Sie die entsprechende/n Person/en aus dem Dropdown-Menü aus. Um den Antrag abzuschließen und an Ihren Stellvertreter bzw. Vorgesetzten weiterzuleiten, klicken Sie auf “Fertig”.

Alternativ können Sie Ihre Abwesenheitsanträge zuerst als Entwurf speichern und später abschließen. Markieren Sie dazu die Entwürfe mit gedrückter Steuerungstaste (Strg) und öffnen Sie per Rechtsklick das Kontextmenü. Klicken Sie auf “Fertig”, um die Urlaubsanträge gesammelt zu beantragen. Der Status wird automatisch auf “Stellvertretung angefragt” geändert.

Hinweis: Dieses Vorgehen ist für die Urlaubsplanung nützlich, da Sie z.B. Anfang des Jahres Ihren Jahresurlaub grob planen können, ohne dass eine E-Mail zur Beantragung an Ihren Vorgesetzten geschickt wird. Ihr Vorgesetzter sieht jedoch, dass Sie bereits Urlaub geplant haben.

Stellvertretung für Kollegen annehmen

Hat ein Kollege Sie als Urlaubsstellvertreter ausgewählt, erhalten Sie eine E-Mail mit der Bitte um Annahme der Stellvertretung. Mit Klick auf “Annehmen oder Ablehnen” werden Sie automatisch zum HRworks Login weitergeleitet.

Haben Sie die Benachrichtigungsmails für Stellvertretungen deaktiviert, finden Sie dazu eine Aufgabe im Menü “Eingang/Zu erledigen”. Mit Doppelklick auf die Aufgabe “Akzeptieren Sie Urlaubsstellvertretungen für Ihre Kollegen” werden Sie in das entsprechende Menü zur Bearbeitung weitergeleitet.

Alternativ öffnen Sie direkt das Menü “Zeitwirtschaft/Stellvertretungen”. Hier werden alle angefragten und angenommenen Abwesenheitsstellvertretungen des ausgewählten Jahres angezeigt. Wählen Sie eine Stellvertretung aus und nehmen Sie diese an, indem Sie auf den Button “Stellvertretung annehmen” klicken, bzw. lehnen Sie diese ab.

Haben Sie die Stellvertretung angenommen, wird der Urlaubsantrag Ihres Kollegen per E-Mail an dessen Vorgesetzten zur Genehmigung weitergeleitet. Umgekehrt wird Ihr Urlaubsantrag, für den Ihr Kollege die Stellvertretung angenommen hat, automatisch an Ihren Vorgesetzten zur Genehmigung weitergeleitet.

Abwesenheitsanträge ändern, löschen, stornieren

Möchten Sie Abwesenheitsanträge ändern, die bereits abgeschlossen, aber vom Vorgesetzten noch nicht genehmigt wurden, wählen Sie im Menü “Zeitwirtschaft/Abwesenheiten” mit Rechtsklick die Option “Ändern”. Der Status des Abwesenheitsantrags wird automatisch zurückgesetzt und die eventuelle Stellvertretung erneut angefragt.

Ändern Sie die Angaben und geben Sie optional im Feld “Bemerkung” den Grund für Ihre Änderung ein. Sichern Sie den Vorgang mit Klick auf “Fertig”, sodass dieser an den Vorgesetzten zur Genehmigung weitergeleitet wird.

Wenn Sie einen bereits genehmigten Antrag ändern, löschen oder stornieren möchten, markieren Sie den entsprechenden Antrag und wählen Sie mit Rechtsklick die Optionen “Ändern”, “Löschen” oder “Stornieren”. Im Änderungsbereich geben Sie unter “Bemerkung” einen Grund ein und klicken Sie anschließend auf “Fertig”. Der Antrag wird an den Vorgesetzten mit der Bitte um Änderung, Löschung oder Stornierung weitergeleitet. Bei einer Stornierung ist der Abwesenheitsantrag zu Dokumentationszwecken weiterhin als “storniert” sichtbar, die Urlaubstage werden Ihrem Konto jedoch wieder gutgeschrieben. Bei einer Löschung verschwindet der Antrag komplett aus dem System (auch hier werden die Tage Ihrem Konto wieder gutgeschrieben).

Jahresübersicht und Teaminformation einsehen

Im Menü “Mitarbeiter/Zeitwirtschaft/Jahresübersicht” sehen Sie alle Abwesenheiten des laufenden Jahres bzw. der vergangenen und zukünftigen Jahre. Detail-Informationen erhalten Sie, indem Sie mit der Maus über einen beliebigen Tag im Kalender fahren.

Abwesenheiten Ihrer Kollegen können Sie im Menü “Firmenkalender” entweder wochenweise oder nach Organisationseinheiten bzw. nach Vorgesetzten einsehen.

Urlaubsstand einsehen und bearbeiten

Im Menü “Mitarbeiter/Zeitwirtschaft/Abwesenheiten” sehen Sie Ihren aktuellen Urlaubsstand sowie auch alle Urlaubskorrekturen, die von Ihrem Administrator vorgenommen wurden. Um eine neue Korrektur zu beantragen, klicken Sie auf den Button “Urlaubskorrekturen → Korrektur Urlaubskonto anfragen”. Im nachfolgenden Eingabefenster geben Sie die Anzahl der Tage sowie eine Begründung ein und bestätigen Sie den Vorgang mit Klick auf “OK”. Der zuständige Administrator erhält eine E-Mail mit Ihrer Anfrage zugesandt und kann die Korrektur vornehmen.

Letztes Update am 04. Juni 2021

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